Доброволците са страхотни и дори от съществено значение за вашата благотворителност. Но ако нещата се объркат с доброволец, това може да означава лоши новини за вашата организация.
Например, какво ще стане, ако доброволец претърпи инцидент, докато служи с вас? Ами ако доброволецът наруши закона или нарани някой друг? Вашата организация може да носи отговорност.
Ето пет начина да намалите вероятността да срещнете проблеми с вашите доброволци. Някои от тях може да изглеждат тежки, но отделете време, за да ги направите правилно и да защитите както вашата организация, така и вашите доброволци.
Разработване на политики и процедури за доброволци
Консултирайте се с адвокат или специалист доброволец, за да се уверите, че те са подходящи. Политиките трябва да посочват задълженията на доброволците и да разглеждат проблеми като дискриминация, тормоз и друго евентуално незаконно поведение.
Чрез изрична забрана на лошо поведение, вашата организация може да бъде защитена от отговорност. Не забравяйте също така да включите защити за доброволеца от злоупотреба от страна на организацията и нейния персонал.
Напишете длъжностни характеристики за всички доброволчески позиции
Бъдете изрични относно очаквания към доброволеца и какво той или тя може и какво не може да прави. Посочете всеки възможен риск за доброволеца и поискайте подписано освобождаване от отговорност. Задълбочен и кратка длъжностна характеристика може да помогне за защита на организацията от отговорност, ако доброволецът надхвърли това, което му е позволено да прави.
Ето някои неща, които трябва да включите в длъжностните характеристики:
- Вашият нестопанска цел
- необходимо обучение за тази позиция
- задълженията, които се очакват от доброволеца
- времето, необходимо за изпълнение на задачата
- мястото, където доброволецът ще извършва работата
Изисквайте всеки доброволец да попълни заявление
През повечето време си струва изискват приложение. Въпреки това, понякога с групови проекти, които включват „повикване за добитък“ за доброволци, можете просто да накарате доброволците да попълнят отказ, който освобождава организацията от отговорност.
Сложността на кандидатурата ще зависи от позицията. Ако доброволецът работи с уязвими хора като деца или възрастни хора, летвата трябва да е по-висока. За обикновени задачи с малък риск за всеки би било подходящо по-кратко приложение. Внимавайте да имате различни приложения за различни работни места. Няма смисъл да обезкуражавате някои доброволци с дълга форма, ако не е необходимо.
Ето някои неща, които трябва да включите в заявлението, когато е подходящо:
- Лична информация като адрес, телефонен номер, имейл адрес, лице за връзка в случай на заболяване или злополука, шофьорска книжка, доказателство за лична застраховка и др.
- Квалификации, когато са необходими за работата, като специални умения или образователни постижения.
- Препоръки, които могат да удостоверят добрия характер или работната етика на кандидата. Препоръките може да са от член на общността, друга организация с нестопанска цел, в която кандидатът е доброволец, или работодател.
- Писмено разрешение за извършване на проверка на миналото, което е от съществено значение, ако доброволците ще работят с деца или други групи в риск
- Отказ от поверителност, за да можете да съберете необходимата информация и да я споделите по подходящ начин.
Извършете подходящ скрининг
Бъдете внимателни тук. Прегледът е особено важен за доброволци, които може да са в контакт с уязвими хора или които трябва да шофират, докато извършват доброволческата си работа, или участват в други видове опасна работа.
Въпреки това, 31 процента от нестопански организации не извършват доброволни прожекции според едно проучване. Организациите с нестопанска цел често смятат, че могат сами да контролират своите доброволци и пренебрегват извършването на подходящи проверки на миналото. Но това може да остави организацията отворена за отговорност. Мислете за проверката като част от вашите процедури за безопасност и управление на риска.
Проверката винаги трябва да бъде уважителна и да защитава поверителността на доброволците, доколкото е възможно. Получете писмено съгласие за скрининг, преди да продължите. Освен това проверявайте от време на време като предпазна мярка.
Проверката може да бъде толкова проста, колкото лично интервю или може да включва:
- криминални проверки
- шофьорски книжки и книжки
- потвърждение за застраховка
- скрининг за здравословни състояния или искане на доказателство за определени ваксинации
- проверка на пълномощията като сертификат за преподаване или оценки на специални умения
Осигурете отлично обучение и управление
Никога просто не пускайте доброволец без него адекватно обучение. Доброволците оценяват обучението, за да знаят какво да правят и кога. Тренирайте в групи или един по един. Разработете писмени материали, които доброволецът може да вземе със себе си, и обучавайте по специфичните му задачи. Назначете доброволеца на служител за надзор.
Обучението може да включва:
- кодекс на поведение на вашата организация
- как да действаме, когато представляваме организацията
- как да идентифицирате и докладвате злоупотреба
- как да се запази поверителността на организацията и хората, които обслужва
- какво конкретно очаквате от доброволеца
- как да докладвате за проблеми
- кой отговаря и как да стигнем до тях
И накрая, бъдете готови да отхвърлите доброволец, ако наруши някое от правилата, трудно се разбира с него, не е надежден или злоупотребява по някакъв начин. Разработете писмена процедура за служителите, ако трябва да пуснат доброволец.
Винаги информирайте доброволеца защо го пускате и след това документирайте уволнението, точно както бихте направили с платен служител. Наличието на процедура, нейното следване и записване на действието ще ви помогне, ако доброволецът реши да подаде жалба до вашето висше ръководство или по друг начин да се опита да ви се отмъсти.
Не забравяйте да имате политики за вашия персонал, които описват как трябва да се отнасят към доброволците. Опишете какво е тормоз и как да го избегнете. Създайте процедура за оплакване, която доброволците могат да използват, за да докладват за злоупотреба.
Доброволците искат да правят добро и са благодарни, когато една организация е готова да работи с тях. Те искат добри политики и подходящо обучение и управление. Задържането на доброволци изисква не само благодарност от ваша страна, но и организиран подход, който предпазва както доброволците, така и вашата организация с нестопанска цел.
