Семинари: Какво представляват?

Семинарът е търговска програма, при която на участниците се предоставя информация или обучение по конкретна тема. Семинарът обикновено се провежда за групи от 10 до 50 души и често се провежда в заседателна зала на хотел, академична институция или в конферентна зала на офис. Някои често срещани видове семинари в бизнеса се фокусират върху личностно развитие или бизнес стратегии.

Какво представляват семинарите?

Семинарите, понякога наричани конференции, са събития, спонсорирани от фирми или корпорации с намерението да разпространяват знания, нови техники или нови практики сред техните служители.

Семинарите не трябва да се бъркат с уъркшоповете. Работните срещи обикновено са по-практически, докато семинарите обикновено са насочени повече към изучаване на определена тема или свързани подтеми. Те могат да включват гост-лектори, които са експерти в съответната област, за да придадат достоверност на представената информация.

Например, помислете за технологична корпорация, която иска да се увери, че нейните програмисти са на ниво с последните промени в езика за програмиране, който използват. Планиращите ще намерят експерти по езика, които биха могли да преподават промените, да намерят място и да координират присъствието на служителите. Те също така ще се консултират с експерта, за да видят дали има нужда от специално оборудване, материали или нещо друго, необходимо за успешния поток на семинара.

Как работят семинарите?

Семинарът може да бъде иницииран и планиран по различни начини. Като цяло, a корпорация идентифицира област, в която иска да образова някои служители. След това планиращите идентифицират наличните места и експерти и след това създават график за събитието. Те идентифицират методите и изискванията за представяне, освежителните напитки, тоалетните, оценяват разходите и разрешават всякакви ситуации, които могат да попречат на семинара.

Ако планирате събитие, важно е да сте организирани и да разполагате с подробен контролен списък, за да се справите със задачата. Има редица елементи, които трябва да бъдат на вашия планиране на семинар контролен списък.

Потвърдете целта на събитието

Първо трябва да разберете защо се провежда събитието. Например, може да работите по семинар, насочен към експерти, които се надяват да усъвършенстват знанията си или да бъдат в крак с новите разработки. Задайте конкретни въпроси, за да определите от какво се нуждаят, за да можете да работите, за да го осигурите.

Прегледайте Ръководството за спецификации на Event Industry Council

The Събития Индустриален съвет (по-рано APEX) създаде серия от инструменти, които предлагат отличен източник на най-добри практики, за да помогнат на организатора на събитието или срещата да следи подробностите.

Създайте профил на събитие

След като плановият има някои от основните въпроси относно обхванатото събитие, е време да създадете профил на събитието. Този отчет обикновено включва информация за местоположението, разположението на местата, присъствието, разходите и всяка друга информация за събитието.

Бъдете информирани

Искате да сте сигурни, че семинарът не се конкурира с подобни събития или за същата публика. Например, ако разработвате ново събитие за индустрия, която вече има голямо събитие през пролетта, избягвайте да планирате и своето през пролетта.

Поискайте предложения за място

Поискайте оферти от потенциални местоположения. В зависимост от размера и обхвата на дадено събитие, тази стъпка трябва да се предприеме доста по-рано. Местата за големи събития могат да се резервират до година или повече по-рано.

Очертайте нуждите от семинара

Определете ресурсите, необходими за постигане на целите на събитието.

Бюджет внимателно

Разходите могат да нараснат за голямо събитие като семинар, така че бъдете подготвени с подробен бюджет.

Потърсете спонсорство

Един от най-добрите начини да помогнете за финансирането на семинар е да имате спонсори. Бизнесите, които изпращат посетители на семинари, често са готови да купуват и спонсорство.

Потвърдете и развийте дневния ред

The организатор на събития трябва да сте готови да коригирате плана и да работите в тясно сътрудничество с мястото, за да сте сигурни, че всичко върви гладко.

Потвърдете поръчката за банкетно събитие

Редът на банкетното събитие е схема на целия семинар, който служи като ръководство за персонала на мястото. След като плановият знае целевия брой участници и логистичните изисквания за семинара, той трябва да представи този документ на ръководството на мястото, за да могат да започнат подготовката си.

Създавайте съобщения и материали за събития

Всичко от поканите за събития до дневния ред трябва да бъде отпечатано или проектирано за онлайн публикуване и разпространение.

Финализиране на логистиката с домакина

Потвърдете лекторите на събитието, технологичните изисквания, броя на присъстващите, ролите и отговорностите на домакините и материалите за събитието, като последвате телефонни обаждания или срещи лице в лице.

Оставете достатъчно време за настройка

Всички материали за събитието, брошури, табели, дисплеи, подаръци, регистрационни таблици, значки с имена и други трябва да са готови за събитието.

Използвайте технологията

От маркетинг до регистрации за събития, улеснявайте потенциалните участници да научат за записването за семинара онлайн. Възползвайте се от инструментите на социалните медии, като създадете уникален хаштаг, който да бъде включен в публикациите и предложите стимули за хората да споделят или маркират приятели в публикации.

Имайте планове за извънредни ситуации

Колкото по-голямо е събитието, толкова повече възможности има нещо да се обърка. Част от планирането на събитие включва мозъчна атака на потенциални проблеми, които биха могли да възникнат - от гостите, които пристигат по-рано, до експертите, които не се появяват. Подгответе резервни планове. Добрите резервни планове могат да превърнат потенциално бедствие в събитие, което присъстващите смятат, че е минало безупречно.

Видове семинари

Обикновено има три различни вида семинари, които могат да бъдат планирани. Всяка от трите има различни аудитории и цели, изискващи различни подходи до места и разходи.

Личностно развитие

Създадени за обучение и обогатяване на служителите, семинарите за личностно развитие се занимават с всичко – от трудни умения до такива като технология за меки умения като психологията на лидерството и как тези умения могат да бъдат приложени към съответната професия.

Тези семинари могат да бъдат под формата на отстъпления или интензивни дискусии; те могат също да се използват за обучение на ръководството или новите служители в основните ценности или процедури на компанията. Например, компания, която е разработила нова стратегия или подход за своя търговски персонал, може да проведе семинари, за да обучи търговците за промените и как най-добре да ги приложи.

Бизнес

Бизнес семинарите са привлекателни за предприемачи или собственици на малък бизнес. Те споделят успешни истории и стратегии, както и информация за маркетинг, лицензиране и франчайзинг или други проблеми. Пример за един от тези семинари може да бъде събиране, фокусирано върху маркетинга чрез социалните медии. Участниците ще научат най-добрите практики за популяризиране на своя бизнес чрез Facebook, Twitter, Instagram и други социални медийни платформи.

Академията

Понякога се призовава организатор на събития да проведе семинар в академична среда. По-малко официален от лекция в клас, семинарът позволява на малки групи да се срещнат и да обсъдят академични теми или задължителна литература, както и да си поставят цели за изследване и продължаване на разследването.

Училищен район, който обновява учебната си програма по природни науки, например, може да проведе семинар за своите учители по природни науки, за да се обърне внимание на новите стандарти и практики.