Данъчните специалисти ги наричат „Бизнес хора от кутия за обувки“. Това са собствениците на фирми, които се явяват в данъчното време с цялата информация за своите бизнес данъчни декларации в кутии за обувки. Данъчните лица трябва да подредят разписките и банковите извлечения от кутиите за обувки и да се опитат да разберат данъците за бизнеса, за да може да се изготви данъчна декларация.
Понякога тези бизнесмени от кутии за обувки идват с разпечатка за доходи, но най-често имат само банковите си извлечения (разбира се, несъгласувани). Тъй като са неорганизирани, тези бизнесмени трябва да плащат повече за своите бизнес данъчна декларация отколкото някой, който е влязъл в офиса с разпечатка на баланса и отчета за доходите в края на годината.
Защо не искате да бъдете бизнесмен с кутия за обувки
Ако запазите своя бизнес записи в кутия за обувки или всякакъв вид неорганизирано състояние можете да загубите пари:
1. Вашата данъчна декларация отнема много повече време за подготовка, което означава, че цената на данъчната декларация се увеличава.
2. Може да пропуснете много подлежащи на приспадане разходи, защото сте загубили — или никога не сте получили — разписките, от които се нуждаете, за да архивирате приспадането на разходите.
3. Други удръжки за бизнес разходи може да бъдат загубени, защото не сте ги записали. Например разходите за шофиране трябва да бъдат записани по време на пътуването. Не можете просто да измислите бизнес пътувания с кола в края на годината.
4. В допълнение към данъчните проблеми, липсата на организираност може да доведе до ежедневна загуба на пари. Например, управлението на вашия бизнес, без да знаете състоянието на паричния си поток, означава, че може да бъдете засегнати от такси за овърдрафт и други банкови такси.
5. Непознаването на цялостното ви финансово състояние може да ви накара да загубите възможности да купувате в добри моменти и да инвестирате, за да се възползвате от добрата възвращаемост.
Данъчните специалисти ще ви кажат, че има определена връзка между финансовото състояние на бизнеса и състоянието на техните бизнес записи.
Искате ли да избегнете това да сте бизнесмен с кутия за обувки?
1. Вземете онлайн счетоводна система и я поддържайте актуална. Поставете всички акаунти в бележката по-горе в тази система. Използвайте техните връзки към вашите акаунти и получете автоматичните актуализации, така че да не се налага да въвеждате ръчно.
2. Настройте начин за заснемане на всяка отделна транзакция (финансово събитие), когато се случи. Изпращам всяка онлайн разписка на моя счетоводител по имейл, като му казвам в коя категория да я постави. Тогава мога да го забравя. Друг лесен начин е да съхранявате всички тези записи онлайн, като използвате Evernote. Можете да изпратите имейл до вашия акаунт в Evernote. Не забравяйте малки транзакции; записват ги в система за дребни пари.
3. Поставете бордовия дневник в колата си и следете работния пробег. Правете бележка всеки път, когато шофирате навсякъде по работа, включително датата, изминатите мили и служебните цели.
4. Всеки месец преглеждайте разходите си и съгласувайте банковата си сметка. Не е толкова трудно. С онлайн система, това е почти готово за вас. Уверете се, че всички разходи са правилно категоризирани. Ако даден разход е за бизнес среща в ресторант или друго място, където сте платили с вашия бизнес дебит или кредитна карта, отбележете бизнес целта и с кого сте били на разписката (обикновено има място за бележки). Ако видите нещо странно, проследете го. Само вие можете да направите това и ще отнеме само няколко минути.
5. Преди края на годината направете бърз преглед на годината, като отбележите нещо странно, всякакви разходи, които не отговарят на очакваното. Добавете всички тези бизнес разходи за пробег от вашия дневник. Подгответе списък с разходите за домашен офис. И сте готови!
След първото от годината, когато сте приключили с всичките си счетоводни отчети в края на годината, можете да отидете до офиса на данъчния служител с памет. Или, още по-добре, можете да изпратите файловете директно до вашия данъчен служител.
