Описание на длъжността на деловодител: Заплата, умения и други

Служителите по файловете използват система, обикновено цифрова или азбучна, за поддържане на хартиени или електронни записи, включително кореспонденция, разписки, договори и фактури, за да се гарантира, че информацията е лесна за намиране, когато е необходими. Те организират и архивират документи, извличат данни и качват електронни файлове.

Според актуализацията на Бюрото по трудова статистика на САЩ за 2018 г., приблизително 110 020 деловодители са били наети в САЩ. Те работят в здравеопазването, социалните услуги, академичните среди и различни видове професионални офиси, като адвокатски кантори. Всяка организация, която генерира голям обем документация или електронни документи, наема деловодители.

Задължения и отговорности на деловодителя

Бизнесите, големи и малки, имат определени сървъри, шкафове, чекмеджета, стаи и складове, където се съхраняват досиета, документи и други видове информация. Служителите по досиетата са отговорни за поддръжката на тези пространства. Тази работа обикновено изисква способност за извършване на следната работа:

• Разработете организирани системи за архивиране.
• Създавайте, обработвайте и поддържайте файлови записи.
• Файлирайте и извличайте документи за друг персонал.
• Подгответе записи за съхранение извън обекта.
• Поддържайте регистрационни файлове на файловата стая, за да проследявате местоположението на файловете.
• Изхвърлете файловете според установените графици за съхранение на документи.

В допълнение към управлението на архивите на организацията, чиновниците по файловете могат да бъдат призовани да помагат в редица други области, включително поздравяване на посетители; отговаряне на телефони и насочване на обаждания; писане на бележки, имейли и други видове документи; транскрибиране на записи; проектиране на форми; работа с офис оборудване; и работа с поверителни материали.

Заплата на деловодител

Заплатата на деловодител варира в зависимост от опита, местоположението и способността за многозадачност в други роли:

• Средна годишна заплата: $31,700 ($15,24/час)
• Топ 10% годишна заплата: Повече от $50 230 ($24,15/час)
• Долните 10% годишна заплата: По-малко от $21 390 ($10,28/час)

източник: Бюро по трудова статистика на САЩ, 2018.

Образование, обучение и сертифициране

Образователните стандарти са основни за тази професия и повечето обучения се провеждат на работното място.

• образование: Обикновено е необходима диплома за средно образование или еквивалент, въпреки че някои хора, работещи като деловодители, имат бакалавърска и висша степен. относно 11% имат дипломи за след средно образование.
• обучение: Известен трудов опит в подобна област е полезен. Обучението на работното място често включва работа под ръководството на по-опитен чиновник за няколко седмици до няколко месеца.

Умения и компетенции на деловодител

Работата като деловодител изисква силни организационни и комуникационни умения, както и прецизно внимание към детайла. От чиновниците по досиета може също да се изисква да извършват случайно тежко повдигане на кутии с досиета и други подобни. Други жизненоважни умения и способности включват:

• Компютърни и софтуерни умения: Трябва да се чувствате спокойни, като използвате интернет и приложения за текстообработка, електронни таблици и имейл. Може също да се наложи да сте запознати със софтуера за управление на документи, като eFileCabinet или съхранение на файлове в облака.
• Умение за четене с разбиране: Основна част от тази позиция включва извличане на природата на документа от неговото съдържание и поставянето му на логично място, където другите очакват да го намерят.
• Умения за слушане: Изслушването е важно, за да разберете нуждите на колегите и да изпълните техните искания и предложения.
• Умения за критично мислене: Логиката и уменията за вземане на решения са ключови за експедитивното сортиране на различни документи и определяне какво да се прави с тях.

Перспективи за работа

Очаква се заетостта на деловодителите да намалее с около 10% между 2016 г. и 2026 г., тъй като организациите комбинират административни функции, като приемане и архивиране, а способността и лекотата на използване на технологичното съхранение на данни продължават да растат.

Работна среда

Чиновниците по файловете са наети в офис среда, където прекарват голяма част от времето си в извличане и доставяне на файлове на други служители или седят пред компютър. Служителите по досиета, които работят в по-голям офис, имат възможност да се срещнат и да общуват с персонала на компанията на много нива.

Работен график

Деловодителите работят по правило през нормалното работно време. Когато даден офис е отворен за клиенти и други служители са на работа, се очаква там да присъства и деловодител. Тъй като обемът на произведените документи може да бъде значителен, в зависимост от размера и естеството на организацията, може да се наложи служител по делото да работи на пълен работен ден, за да бъде в крак с потока. Но това не означава, че не са налични възможности за споделяне на работа или позиции на непълен работен ден. По принцип не се изисква извънреден труд.

Сравняване на подобни работни места

Хората, които се интересуват от работа в офис, обмислят и други видове офис работа. Някои от тези работни места може да изискват допълнително образование и обучение. Ето списък на подобни работни места, заедно с техните средни годишни заплати:

• Административен сътрудник: $38,880
• Счетоводител: $40,240
• Медицински транскрипционист: $34,770

източник: Наръчник за професионална перспектива на Бюрото по трудова статистика на САЩ, 2018.