Ако работите с покупки или продажби, неизбежно ще се натъкнете на EDI транзакции. Електронният обмен на данни, обикновено съкратен до EDI, е стандартен формат за обмен на бизнес данни.
EDI транзакциите са вид електронна търговия, която компаниите използват за транзакции, например когато една компания иска да изпрати по електронен път поръчка за покупка на друга. EDI транзакциите са проектирани да бъдат независими от комуникациите, използвани от компаниите, или софтуерната технология, която генерира EDI данните.
EDI формати
EDI работи въз основа на стандарти, които определят как трябва да бъде форматирано всяко съобщение.
Съществуват четири стандарта за EDI: UN/EDIFACT, който е единственият международно признат стандарт, използван предимно извън Северна Америка; ANSI ASC X12, използван в Северна Америка, TRADACOM, използван от британски компании за търговия на дребно, и ODETTE, който се използва от европейски производители на автомобили.
Внедряването на EDI е важно за компаниите като може значително да намали разходите на изпращане на документи.
EDI разходи срещу ползи
Хартиената поръчка за покупка изисква ресурси за отпечатване на документа, изпращане по факс или изпращане до продавача. EDI автоматично изпраща електронния документ до доставчика, като по този начин намалява разходите за изпращане на поръчката. Проучвания за спестяване на разходи за внедряване на EDI, включително доклад от Aberdeen group през 2008 г., който подчерта, че в САЩ изготвянето и изпращането на хартиена поръчка за поръчка струва 37,45 долара, докато изпращането струва само 23,83 долара използвайки EDI.
Не всички компании използват EDI. Има разходи за внедряване и поддържане на технологията необходими за извършване на EDI. Всеки търговски партньор, с когото една компания иска да използва EDI, може да изисква ресурси за настройка и това може да бъде непосилно скъпо за по-малки компании или компании без технически ресурси.
Някои компании, които твърдят, че използват EDI, могат да получават поръчки по електронен път, но не са в състояние автоматично да зареждат тези поръчки в своите системи за продажби. EDI поръчките се разпечатват и въвеждат ръчно в техните компютърни системи.
Тази ситуация е често срещана, когато компаниите имат остарели системи за поръчки, които нямат възможност да приемат или генерират EDI поръчки.
EDI как работи
Има няколко начина, по които EDI съобщенията се предават между търговски партньори. Най-често срещаният метод беше да се използва мрежа с добавена стойност или VAN. Това позволи на компаниите да изпратят предаване, което след това беше прегледано от VAN и след това изпратено до правилния получател.
Съвсем наскоро се използва нов метод за EDI предаване. Това се нарича AS2, което означава Декларация за приложимост 2, и е подкрепяно от Wal-Mart, който изисква всички техни доставчици да използват този метод. Използвайки AS2, EDI документите се предават по интернет и сигурността на документа се постига чрез криптиране и използване на цифрови сертификати.
Има десетки EDI документи, които могат да бъдат внедрени от една компания и нейните търговски партньори. Съгласно стандарта ANSI ASC X12 EDI документите са част от поредица, например, като поредица за поръчки, поредица за складиране или финансова поредица.
В допълнение, редица серии, които се отнасят до специфични индустрии като правителство, застраховане, ипотека и автомобилостроене.
Много компании ще прилагат само малък брой EDI документи със своите търговски партньори, обикновено в серията за поръчки, серията за обработка на материали и серията за доставка.
Например компания, която прилага EDI между себе си и логистична компания трета страна, може да внедри само пет EDI документа, като например EDI 940 за поръчка за складова доставка, EDI 943 за съвет за прехвърляне на наличност в склад, EDI 944 за известие за получаване на прехвърляне на наличност в склад, EDI 945 за съвет за изпращане в склад и EDI 947 за корекция на инвентаризация на склад съвет.
Често използвани EDI транзакции във веригата на доставки
753 Искане за инструкции за маршрутизиране.
754 Инструкции за маршрутизиране.
816 Организационни взаимоотношения.
818 Доклад за комисионни продажби.
830 График за планиране с възможност за освобождаване.
832 Цена/Продажбен каталог.
840 Искане за оферта.
841 Спецификации/Техническа информация.
842 Доклад за несъответствие.
843 Отговор на запитване за оферта.
845 Потвърждение/статус на оторизация на цената.
846 Запитване/Съвет за инвентаризация.
847 Материален иск.
848 Информационен лист за безопасност на материала.
850 Поръчка за покупка.
851 График на активите.
852 Данни за дейността на продукта.
853 Инструкция за маршрутизиране и превозвач.
855 Потвърждение на поръчка за покупка.
856 Известие за кораб/Манифест.
857 Известие за доставка и фактуриране.
860 Заявка за промяна на поръчка за покупка – инициирана от купувача.
861 Уведомление за получаване/Сертификат за приемане.
862 График за доставка.
863 Доклад с резултатите от теста.
865 Потвърждение/заявка за промяна на поръчка за покупка – инициирано от продавача.
866 Производствена последователност.
869 Запитване за статус на поръчка.
870 Отчет за състоянието на поръчката.
873 Услуги за движение на стоки.
874 Отговор за услуги за движение на стоки.
878 Разрешение/Отмяна на разрешение за продукт.
879 Информация за цената.
882 Обобщена информация за директна доставка в магазина.
885 Характеристики на сметка на дребно.
888 Поддръжка на артикул.
889 Съобщение за промоция.
890 Управление на договори и отстъпки.
893 Заявка за информация за артикул.
895 Потвърждение за доставка/връщане или корекция.
940 Складова поръчка за доставка.
943 Съвет за прехвърляне на складова наличност при изпращане.
944 Разписка за прехвърляне на складова наличност.
945 Съвети за доставка в склад.
947 Съвети за коригиране на инвентара на склада.
