Преди кризата с коронавируса компаниите сами решаваха дали искат служители да работят от разстояние или да имате изискване за присъствие в офиса на пълен работен ден. Изведнъж светът се преобърна с главата надолу и по-голямата част от фирмите трябваше да преминат и да се адаптират към модел на дистанционна работа.
Въпреки това, дори когато поръчките за оставане вкъщи в крайна сметка приключат, да знаете как да провеждате ефективно отдалечена среща все още ще бъде страхотно умение, което трябва да притежавате. Също така е вероятно това преживяване на дистанционна работа - поне част от, ако не през цялото време - да е събрало някои поддръжници. Ето 10 начина да ви помогнем да направите своите отдалечени срещи най-ефективни.
Имате нужда от страхотни технологични инструменти
Когато работите в рамките на a култура на носене на собствено устройство (BYOD), хората ще имат разнообразие от системи и възможности. Вашите служители обаче може да нямат това, от което се нуждаят, за да участват в успешна видеоконференция. Помислете за стандартизиране на лаптопите или поне за определяне на минимален стандарт, така че видеоконференцията да е ясна и ефективна.
Вие ще искате да имате няколко вида технологии, които са договорени за отдалечени срещи, така че служителите да станат ефективни и опитни. Това също може да означава инвестиране в качествени слушалки, които могат да помогнат за блокиране на фоновия шум, както и да предотвратят обратната връзка от другите във видео разговора.
Придържайте се към основите на успешните срещи за отдалечени срещи
Страничните разговори и чатовете преди срещата лице в лице са често срещани, но не винаги работят добре във виртуални ситуации. Експертите по срещи Боб Фриш и Кери Грийн предлагат да имате официална структура, назначен фасилитатор, дневен ред и определени времеви ограничения, за да може вашата виртуална среща да протича гладко.
Както при всяка успешна среща, вие също ще трябва да бъдете откровени относно причината, поради която се събирате, целта и как очаквате да изглежда решението, резултатите или резултатите след това.
Не подценявайте фактора социализация
Съществуват различни причини, поради които отдалечените служители може да искат да провеждат срещи: споделяне на информация, обмисляне на решения, координиране на дейности и просто общо изграждане на екипа. Но една важна причина за провеждане на дистанционна среща е социализацията. Отдалечените екипи трябва да изградят социални връзки, за да работят по-добре заедно. В момента може да се наложи да провеждате повече срещи, отколкото в „нормалните“ времена, защото толкова много хора се чувстват изолирани и откъснати един от друг.
„Колкото повече можете да изградите чувство за общност точно сега, толкова по-добре за емоционалното здраве и работата на всички“, казва автор и изпълнителен директор на дигиталната агенция Хауърд Тиърски. „Една добре проведена среща всъщност може да бъде ярка точка в един иначе мрачен и депресиращ ден.“
Виртуален ледоразбивач или дейност също ще ви помогне да започнете дистанционната среща с положителна нотка и ще насърчи разумно преминаване към основната тема по-добре от празно бърборене. Дори а забавният ледоразбивач помага затопли разговора в групата.
Заглушаване, когато е необходимо
Фоновият шум, като хората, които си водят бележки на лаптопите си, добавя огромен шум към виртуална среща. Напомнете на участниците да натиснат без звук, ако ще пишат (освен ако не говорят) или ако имат друг шум на заден план, като деца, телевизори, трафик и домашни любимци.
Споделете вашите реакции
Въпреки че можете да видите членовете на вашия екип, колкото повече хора има в отдалечената среща, толкова по-малко можете виждат лицевите знаци един на друг и четат езика на тялото – основни компоненти на комуникацията в такъв заобикаляща среда. Това може да доведе до неудобно изживяване.
Когато хората са заглушени, в съчетание с липсата на език на тялото и общата неловкост на ситуацията на отдалечена среща, може да имате проблеми да кажете как хората реагират.
Ако някой се пошегува, кажете на глас „Това е смешно“, защото може да не види усмивката ви или да чуе смеха ви.
Имайте дрескод за дистанционни срещи
Работата у дома обикновено води до по-спокоен работен ден, но някои хора прекаляват с умереността. Например съдия във Флорида трябваше да напомни на адвокатите да стават от леглото за виртуални съдебни заседания и да облекат обичайни дрехи. Уверете се, че вашите служители познават бизнеса очаквания за тяхното бизнес облекло.
Дайте шанс на всички присъстващи да говорят
На редовна среща можете да очаквате хората да говорят, когато е необходимо. Поради липсата на социални знаци и препоръчаното заглушаване, хората може да изпитат затруднения да кажат това, което трябва да кажат. The фасилитаторът или ръководителят на срещата трябва да попита хората специално за да се изкажат или да дадат възможност на всички участници да дадат обратна връзка или да споделят идеи.
При отдалечена среща някои служители се чувстват по-удобно да говорят и не искате да позволявате на никого да доминира. Следователно фасилитаторът може да пожелае да извика хората по име, за да позволи на всеки член на екипа да общува.
Възползвайте се от функцията за чат и видео възможностите на инструмента
Ако вашият инструмент за виртуална среща има функция за чат, кажете на хората да го използват. Прозорецът за чат е ценно място за отбелязване на важни идеи и задаване на въпроси, без да прекъсвате презентатора.
Може също да помолите участниците в отдалечената среща да включат видеокомпонента на инструмента или лаптопа. Това е полезен начин да помогнете на хората да изпълняват задачите си и да участват ефективно в отдалечена среща.
Ако можете да се виждате, знаете дали вашият колега е ангажиран в срещата или не. Ако все пак използвате визуален контакт, помолете участниците да седнат в част от дома си, която е спокойна и визуално не разсейваща.
Не се страхувайте да се справите с трудните проблеми по време на дистанционна среща
Както споменават Фриш и Грийн от Harvard Business Review, може да е изкушаващо просто да предложим на всеки да изчака, докато се върне в офиса, за да се заеме с определени належащи проблеми. Но трябва да се захванете с днешните теми, които ви интересуват сега. Отлагането на проблемите им позволява да ускори, което е контрапродуктивно за успеха на бизнеса.
Отнасяйте се към хората с доброта и уважение
Докато хората са склонни да са по-сдържани пред камера, отколкото в разговори лице в лице, проявата на учтивост винаги е добър съвет за всяка форма на среща. Не критикувайте хората за тяхното осветление, разположение на камерата или друг визуален проблем по време на срещата. Времето за коригиране на тези неща е преди срещата, един на един.
Долния ред
Надяваме се, че тези съвети ще помогнат на вашите отдалечени срещи да станат по-ефективни и полезни. Те не трябва да служат само като инструмент, който да помогне на вашите служители да се чувстват по-комфортно, седейки отпред на камера и участие, но засилете способността си да провеждате и управлявате потока от разговор. И както много работни предизвикателства преди това, вашите виртуални срещи ще се подобрят с времето, практиката, постоянството и търпението.
