Komunikace je základem každého vztahu ve vašem životě. Bez efektivní komunikace, může docházet k nedorozuměním, problémům a konfliktům mezi vašimi zaměstnanci, vašimi klienty a všemi ostatními, s nimiž přijdete do kontaktu. Špatná komunikace může způsobit frustraci pracovního prostředí a způsobit velkou fluktuaci zaměstnanců.
Tyto tipy vám mohou pomoci vyladit vaše komunikační dovednosti, abyste mohli ušetřit čas, snížit stres a být produktivnější díky efektivní komunikaci ve vašich obchodních interakcích.
Omezte rozptýlení a poslouchejte
Většina z nás není příliš zběhlá v naslouchání druhým. Všichni jsou rozptýleni a průměrné rozsahy pozornosti se údajně začínají zmenšovat. Existuje několik akcí, které můžete provést omezit rozptýlení abyste se mohli soustředit na to, co říkají ostatní.
Můžete zkusit zavřít e-mailového klienta, vypnout vyzvánění telefonu a zavřít dveře do kanceláře. Těchto pár jednoduchých akcí nejenže snižuje vaše rozptýlení, ale také dělá totéž pro osobu, kterou posloucháte, a dává jí najevo, že se na ni zaměřujete.
Udělejte si čas a soustřeďte se na osobu před vámi. Pravděpodobně máte několik důležitých problémů, které musíte vyřešit. Tento čas však můžete využít k tomu, abyste na ně nemysleli.
Osoba, kterou posloucháte, věří, že to, co říká, je důležité. Zpomalte a nastolte způsob dávat a brát, který umožní oběma stranám mluvit a naslouchat. Snažte se nevynášet ukvapené soudy a trpělivě čekejte, až domluví. Toto jsou první kroky, které můžete udělat, abyste se stali aktivním posluchačem.
Aktivní naslouchání je umění naslouchat rozumět. Existuje několik technik, které můžete použít ke zvýšení svých dovedností naslouchání a udržení. Při poslechu používejte slovní výzvy, aby informace proudily. Výzvy jako "Opravdu? co jsi dělal potom?“ dává jim příležitost něco dále vysvětlit.
Přeformulujte a řekněte, co vám daná osoba říká. Tato zpětná vazba jim dává vědět, že nasloucháte a rozumíte. Například, "Takže stroj fungoval dobře a Bob vám řekl, že když to uděláte tímto způsobem, stroj bude fungovat lépe. Pak to přestalo fungovat?“ prokazuje pochopení okolností, které podle zaměstnance vedly k poruše zařízení.
Obvykle, abyste od někoho získali více informací, musíte být schopni klást otázky navržené tak, abyste získali ty správné informace. Osoba, se kterou mluvíte, může být příliš vzrušená na to, aby vám naslouchala, když se snažíte zjistit, co se děje, takže vaše otázky budou obvykle muset být jasné a stručné.
Řeč těla je dalším ukazatelem naslouchání. Měli byste se ujistit, že vaše řeč těla nenaznačuje nic jiného než otevřenost a zájem. Můžete to udělat zrcadlením pozic druhé osoby nebo se naklonit, abyste se mohli soustředit.
Pokládejte správné otázky
Abyste získali informace, které potřebujete k tomu, abyste někomu porozuměli, musíte být schopni klást správné otázky a zároveň prezentovat otevřenou mysl. Uvolněte své tělo, uvolněte ruce zkřížené a naslouchejte příležitostem ke kladení otázek.
Obvykle existují vodítka od lidí, která by vás měla upozornit na otázky, které byste si měli položit. Poslouchejte klíčová slova a fráze, které vám pomohou zjistit, které otázky vám pomohou rozluštit informace, které potřebujete.
Zvažte případ zaměstnance, který se nesetkal cíle a je obecně nešťastný v práci. Pokud nepoložíte správné otázky, možná se nikdy nedostanete k jádru problému, který nemusí být snadno identifikovatelný.
Pokud byla daná osoba při přijímání motivována a před několika týdny si vedla dobře, možná se u ní objevily nějaké osobní problémy, práce ji již nenapadala nebo měla problémy se spolupracovníkem.
Nespoléhejte se na informace na schůzkách
Schůzky jsou jedním z nejhorších nastavení pro komunikaci mezi stranami. Lidé nebudou říkat svůj názor a ve většině situací nebudete schopni odhalit pravdu. Většina lidí chodí na schůzky s automaticky zvednutou obranou.
Schůzky mohou být přínosné pro rychlé instruktáže nebo přímou informační komunikaci, o kterou mají všichni přítomní zájem. Není však třeba shromažďovat všechny dohromady, pokud se na tématech nezajímají všichni nebo pokud to není dobře naplánované a zorganizované.
Pro efektivnější komunikaci zvolte prostředí, které s větší pravděpodobností zabrání lidem klást osobní bariéru. Individuální nastavení nebo dobře naplánovaná schůzka pouze se zúčastněnými lidmi obvykle funguje dobře, protože se zaměří pouze na problémy, které řeší.
Kombinujte komunikační metody
Komunikace tváří v tvář nebo hlasová komunikace je skvělá pro odstranění zmatků, které často přicházejí s e-mailem. Vedení e-mailem není nikdy dobrým zvykem, protože eliminuje osobní přístup, který můžete zaujmout, když s někým mluvíte, a e-maily jsou jen zřídka tak jasné pro publikum jako pro odesílatele.
Videohovory jsou skvělý způsob komunikace, protože můžete vidět osobu, se kterou mluvíte, a sdílet dokumenty při práci, abyste porozuměli navzájem. Vizuální interakce jsou důležité, protože když mluvíme, dáváme podněty, které mohou lidem pomoci pochopit, o čem je řeč.
Pokud se většina vaší komunikace odehrává v jiných situacích než tváří v tvář, můžete vytvořit shrnutí videa nebo prezentace, které nastiňují, o čem se diskutovalo, jaké jsou další kroky a kdo je za to zodpovědný co.
Buďte vnímaví
Komunikace je jedním z nejlepších způsobů řešení konfliktů nebo sporů. Jako majitel firmy je jednou z nejhorších věcí, které můžete udělat, když čelíte konfliktu, sporu nebo stížnosti, ignorovat je. Okamžitě by měla být vydána odpověď, i když je to jen krátké prohlášení, že se na problém podíváte.
Když lidé, kteří se na vás obrátí, budou mít pocit, že je jejich problém pro vás důležitý, a dostanou zpětnou vazbu na jejich obavy, budete s větší pravděpodobností spokojeni klienti a zaměstnanci.
Použijte zpětnou vazbu, kterou obdržíte
Pokud již komunikujete se svými klienty, zaměstnanci a spolupracovníky, pravděpodobně budete dostávat zpětnou vazbu pravidelně. Možná to nevyžadujete, ale aktivní posluchač najde informace všude.
Naslouchat každému, s kým přijdete do kontaktu, je zlatým dolem užitečných informací o tom, jak vaši firmu, produkty a služby vnímají klienti a potenciální klienti.
Chcete-li provést pozitivní změny v komunikaci, měli byste získané informace využít ke zlepšení svých procesů. Vytvořte proces shromažďování zpětné vazby, kterou obdržíte na jednom místě, a poté si v pravidelných intervalech vyhraďte čas na její analýzu a vytvořte plán implementace a sledování vylepšení.
V konečném důsledku může být efektivní komunikace jednou z nejdůležitějších dovedností, které ve svém podnikání používáte. Pokud vaše komunikační dovednosti mohou vyžadovat určité doladění, věnujte čas analýze toho, jak komunikujete. Pak se zkuste zaměřit na způsoby, jak můžete své dovednosti časem zlepšit. Možná budete překvapeni, jak moc může pouhé naslouchání změnit vaše vztahy se zaměstnanci, klienty, kolegy a rodinou.
