Kontrolní seznam a průvodce plánováním semináře

Potvrďte účel události

Před provedením jakéhokoli průzkumu výběru místa se ujistěte, že jste obeznámeni se základními cíli akce:

• Kdo je publikum?
• Jaké je téma semináře?
• Kde by měla být umístěna?
• Proč se lidé zúčastní?
• Jaký je program semináře?

Prostudujte si příručku Apex Event Specifications Guide

Rada Convention Industry Council vytvořila řadu nástrojů, které by měly být považovány za vynikající zdroj osvědčených postupů, které pomohou plánovači události nebo schůzky sledovat podrobnosti pro plánování událostí. Pomocí bezplatných nástrojů ke stažení pomůže každému plánovači událostí vytvořit seznam relevantních podrobností. To zahrnuje, ale není omezeno na:

• Profil události (datum, čas, místo, kontakty atd.)
• Kontaktní údaje pořadatele/hostitele
• Kontaktní údaje dodavatele
• Profil účastníka
• Potřebný prostor
• Potravin a nápojů
• A/V požadavky
• Nastavení funkce/místnosti

Vytvořte profil události

Jakmile má plánovač některé ze základních otázek o události, na kterou se vztahuje, je čas prozkoumat možná místa konání schůzky. Je důležité úzce spolupracovat s organizátorem/hostitelem akce, abyste určili typ místa konání a kde může být seminář nejvhodnější pro organizátora i hosta (seznam nápadů může být nekonečný):

• Místní hotel
• Místní konferenční zařízení
• Prostor soukromé restaurace
• Soukromé klubové muzeum/galerie umění

Nastínit potřeby semináře a požádat o návrhy místa konání.

Většina míst ochotně poskytne odhad možného semináře. Kontaktní osoba pro stravování nebo prodej bude potřebovat následující BEO informace:

• Možný termín (data) akce
• Počet účastníků
• Styl uspořádání místnosti (učebna, tvar U atd.)
• Čas události (účet pro nastavení/stržení)
• Požadavky na potraviny a nápoje
• Potřeby A/V (včetně obrazovek, mikrofonů atd.)
• Nastavení pokoje

Spropitné: Najměte si A/V technika, který se bude věnovat vaší akci z hotelu.

Potvrďte a/nebo vypracujte agendu

Je velmi důležité, aby plánovač události úzce spolupracoval s organizátorem/hostitelem události, protože program události se od počáteční konverzace až do skutečného dne události často mění. Plánovač akce musí být připraven upravit plán a úzce spolupracovat s místem konání, aby vše proběhlo hladce.

Potvrďte dohodu BEO

Jakmile plánovač zná cílový počet účastníků a logistické požadavky na seminář, měl by zajistit prostor akce a související požadavky. Většina dohod by měla umožnit plánovači snížit/zvýšit požadavky na jídlo a nápoje až do určitého počtu dní před akcí. Mnoho dohod však omezí, o kolik umožní skupině snížit množství, takže odhadněte dobře.

Vytvářejte komunikaci a materiály událostí

To je položka, se kterou se někteří plánovači mohou zapojit, zatímco jiní ne. V zásadě budou někteří plánovači schůzek odpovědní za každou z následujících věcí:

• Vytváření pozvánek na akce
• Tisk agendy a dalšího materiálu
• Zajištění dárků/tombol pro účastníky
• Výroba jmenovek
• Dopravní značení a displeje

Úzce spolupracujte s hostitelem události na dokončení logistiky

Před akcí je několik důležitých kroků, které plánovač schůzky před akcí dokončí. To zahrnuje potvrzení následujícího:

• Přednášející události
• Požadavky na A/V události
• Počet účastníků akce
• Hostitelské role a odpovědnosti
• Potřeby materiálů na akci (vícekrát zkontrolujte)

Nastavení události

Nezapomeňte v plánu BEO ponechat čas pro nastavení události a doporučuje se dorazit přibližně dvě hodiny před událostí.

Spropitné: Pokud je seminář naplánován na ráno, požádejte obchodního zástupce, aby vaší skupině umožnil připravit se večer předem (ale nenechávejte nic cenného na veřejném místě).

Na akci musí být připraveny všechny materiály pro akci, letáky, značení, displeje, dárky, registrační tabulky, jmenovky a další.

Varování: Přednášející někdy večer před akcí mění snímky a poskytují nové prezentace, které je třeba přidat do powerpointu 10 minut před akcí.