Otázka zaměstnance se zdá jednoduchá, přímočará a měla by být snadno zodpovězitelná. Že jo? Ne, pokud je tam vaše práce Lidské zdroje. I ta nejjednodušší zaměstnanecká otázka vyvolává nespočet varovných signálů pro personální tým zaměstnavatele. Opět jdeš po pěticípé cestě. Jak uspokojíte všech pět zainteresovaných stran a zároveň zacházíte se současným zaměstnancem spravedlivě?
Co je pro zaměstnavatele nejlepší? Co je pro zaměstnance nejlepší? Co je legální nebo co vyžaduje vládní agentura? Co tvoří precedens pro budoucí rozhodování a spravedlivé zacházení se zaměstnanci? Jaké rozhodnutí vás přiměje žalovat se všemi souběžnými náklady a zhoršením?
Nemůžete se rozhodnout, pokud rozhodnutí neuspokojí všech pět zúčastněných stran – do určité míry. Je opravdu divu, že někdy trpí zainteresovaná strana zaměstnance? Zde je návod, jak lidé z oddělení lidských zdrojů musí přemýšlet a rozhodovat se, aby odpověděli na otázku zaměstnance. Vezměme si jako příklad úpravu cestovní politiky této společnosti na veletrh.
Jak HR myslí, rozhoduje a odpovídá na otázky
Otázka, kterou položil čtenář, se zdála dostatečně jednoduchá. Zaměstnanec, který cestuje služebně na veletrhy a další klientské akce, si chtěl prodloužit čas v event city využitím dovolené. Žádný problém.
Žádný problém, to znamená, dokud ho HR neinformuje o tom, jak budou dny účtovány proti jeho placené dovolené. Se sympatií k personalistům i zaměstnancům zde je návod, jak musí personalista přemýšlet a rozhodovat se.
Zaměstnanec odcestoval v neděli na veletrh. (S touto cestovní dobou žádný problém; společnost podle zásad, kterým všichni zaměstnanci rozumí, neplatí víkendové cestování za osvobozené zaměstnance.) The zaměstnanec pracoval od pondělí do středy na veletrhu a chtěl začít čerpat dovolenou po událost.
Dobře, řekl Manažer lidských zdrojů, čtvrtek a pátek jsou dny dovolené. Ne, odpověděl zaměstnanec, ve čtvrtek bych normálně cestoval zpět do firmy; protože tento den by byl placen jako součást mého běžného pracovního týdne, není spravedlivé, abych si vzal dovolenou na čtvrtek. Jsi se mnou?
HR myšlení a rozhodování se začíná valit
Dobře, říká HR manažer, jehož první myšlenkou je účtovat čtvrtek jako den dovolené, protože zaměstnanec ve skutečnosti tento den nevyužívá k cestě zpět do společnosti. Personalista si právem nepřeje, aby zaměstnanci, kteří se účastní akcí sponzorovaných společností, rozhodovali o volnu zaměstnanců případ od případu.
Při kontrole s několika generálními řediteli a další osobou z HR měla obě rozhodnutí zastánce. Pokud se očekával, že se zaměstnanec vrátí z konference ve středu a bude pracovat ve čtvrtek, pak by čtvrtek měl být dnem dovolené.
Pokud by byl čtvrtek normálně cestovním dnem, počítalo by se to jako pracovní den, nikoli jako den dovolené. Za normálních okolností by stejně cestoval zpět a společnost by ho neměla penalizovat, protože si pobyt prodloužil o dovolenou.
Ale rozhodl se necestovat zpět, ale místo toho odjet na dovolenou, uvedli disidenti. To není problém firmy a cestovní dobu platíme pouze v případě, že zaměstnanec využije k cestě zpět pracovní den. Vzhledem k tomu, že o víkendech neplatíme žádnou cestovní dobu a nic jako cestovní den neexistuje, měli by zaměstnanci dostávat mzdu pouze v případě, že pracují.
Navíc se normálně od zaměstnance, pokud nebyl přidělen k demolici stánku, očekává, že odcestuje zpět ve středu a ve čtvrtek se hlásí do práce. Mohl se domluvit na pozdním příjezdu se svým manažerem, pokud by jeho let měl červené oči.
V takovém případě by bez pochyby měl být čtvrtek účtován jako den dovolené. Ale jaká byla v minulosti praxe ve společnosti? Očekává se, že zaměstnanci pojedou zpět ve středu, pokud je to možné, nebo je čtvrtek běžným dnem cesty pro návrat?
Většina zaměstnanců se chce co nejdříve vrátit domů a pracovat. Pokud je to možné, cestují domů ve středu, než aby strávili noc sami v cizím městě a neměli co dělat.
To je také otázka soukromého a veřejného sektoru zaměstnanců. Pokud jste zaměstnancem veřejného sektoru a často pracujete za sjednaných podmínek odborové smlouvy, očekáváte takové ohledy, jako je platba za každou minutu, kterou odpracujete. Pokud ne v přímé kompenzaci, zaměstnanec veřejného sektoru očekává komp. čas za odpracované hodiny a očekávám, že dostane zaplaceno i za cestování o víkendu.
Toto myšlení je klatbou pro zaměstnavatele v soukromém sektoru, který očekává, že osvobození zaměstnanci odvedou svou práci a splní cíle. Ve skutečnosti uvažování jako hodinový zaměstnanec omezí vaši kariéru a učiní vás méně ceněným jako zaměstnance. Zde jsou některé dřívější úvahy o kompenzaci zaměstnanců za cestovní čas.
Pokud je zaměstnanec hodinový resp neosvobozený zaměstnanec, zaměstnavatelé musí vzít v úvahu placenou cestovní dobu plus hodiny odpracované na veletrhu. Pokud má zaměstnanec nárok na přesčas, platí tato pravidla i na silnici.
(Toto je jedna z teorií o tom, proč jsou nevyňatí zaměstnanci tak zřídka požádáni, aby cestovali na akce a školení pro zákazníky. Vládní nařízení způsobují, že jejich náklady na docházku jsou neúnosné – nebo přinejmenším – trápení, které musí zaměstnavatelé vyúčtovat a zaplatit. A jakkoli tato pravidla mohou bránit využití a kariérnímu růstu hodinových zaměstnanců, HR sympatizuje se zaměstnavateli.)
Úvahy pro rozhodnutí HR o zásadách veletrhu
Dalším problémem, který musí HR v tomto případě zvážit, je to, že mnoho zaměstnanců často cestuje na veletrhy a další firemní akce. Rozhodnutí v tomto případě má dalekosáhlé důsledky pro zaměstnavatele a rozhodnutí o dalších požadavcích zaměstnanců v budoucnu.
Opravdu chce personalista činit tato rozhodnutí případ od případu? Kdy končí práce a začíná dovolená? Když veletrh skončí v 16 hodin. ve středu?
Kdy ve středu večer odlétá poslední letadlo do domovského města zaměstnance? Co když ve středu nebude letadlo? Kolik dokumentace a výzkumu bude muset HR v budoucnu vyžadovat od ostatních zaměstnanců, aby bylo zajištěno, že účetní rozhodnutí společnosti o volnu budou konzistentní a spravedlivá?
V určitém okamžiku musí HR zjistit, že rozhodnutí ve prospěch toho, aby tento zaměstnanec mohl využít čtvrtek jako den dovolené, má příliš mnoho důsledků pro podobné požadavky v budoucnu. Zaměstnanec se bude pochopitelně cítit nešťastně.
Ale nikdo z HR, kterého znám, nechce trávit svůj pracovní čas jako policista z HR. Zaměstnanec se rozhodl necestovat zpět na placenou dobu; může cestovat zpět, pokud chce svůj plat, a pak odjet na dovolenou. Jakékoli jiné rozhodnutí otevírá příliš velkou plechovku červů.
Poslední myšlenka pro personalistu se týká toho, jak bylo se zaměstnanci zacházeno v minulosti. Cestují zaměstnanci obecně ve středu večer nebo ve čtvrtek? Pokud ve čtvrtek, očekává se, že se objeví v kanceláři? Pokud ve středu večer, kolik ze čtvrtka se očekává, že budou pracovat?
Pokud by se při normálním podnikání vrátil ve středu večer, pak by se čtvrtek měl počítat jako dovolená. Pokud by v rámci běžné obchodní činnosti cestoval ve čtvrtek, ale očekává se, že se na pracovišti objeví také ve čtvrtek, měl by být čtvrtek účtován jako den dovolené.
Aha, je to poprvé, co ses s touto otázkou setkal? Skvělý. Máte šanci vytvořit precedens a vytvořit cestovní politiku a postupy vaší společnosti.
Pravděpodobně dokonce můžete přidat své rozhodnutí do zaměstnanecká příručka, takže všichni zaměstnanci znají polohu pozemku, aby se mohli v budoucnu řídit jejich rozhodováním.
HR dosáhne řešení
Co takhle vyřešit aktuální otázku? Jak společnost v minulosti řešila cesty zaměstnanců na veletrhy a akce pro zákazníky? Letí zaměstnanci zpět tu noc a pracují další den, nebo jim společnost ponechává volnost a nechá je odletět zpět den po události a hlásí se do práce následující den?
Určete, co v minulosti řídilo řízení těchto praktik, podle několika vašich manažerů, kteří jsou odpovědní za zaměstnance, kteří se účastní akcí zaměřených na zákazníky. Minulá praxe určí využití dne dovolené – nebo ne – pro absence ve čtvrtek.
Co když zjistíte – jak je pravděpodobné –, že postupy byly obecně nekonzistentní a neexistuje žádná jasná předchozí praxe? Nakreslete čáru v písku. Řekněte aktuálně žádajícímu zaměstnanci, který neměl žádná pravidla, která by ho vedla, že může využít den dovolené na čtvrtek. Pak:
- Vypracujte svou politiku,
- Přidejte zásadu do zaměstnaneckou příručku,
- Vyškolte zaměstnance, kteří cestují, o revidované politice,
- Dejte manažerům vědět, že rozhodování zaměstnanců o cestování již nebude vodítkem uvážení vedení, protože rozhodnutí nebyla konzistentní a spravedlivá, a
- Použijte nové zásady dělat konzistentní a spravedlivá rozhodnutí v budoucnu.
Jazyk cestovní politiky pro budoucnost
Ve společnosti, kde zaměstnanci často cestují za obchodem, a zejména pokud je skupina zaměstnanců velká, by to bylo Pro společnost je noční můra rozhodovat případ od případu a společnost nemůže být nikdy spravedlivá deska. Požadavky na dokumentaci pro zaměstnance přidat zbytečnou zátěž.
Hýbat se s dobrými, přispívajícími zaměstnanci během minutového sledování času je urážlivé a ponižující – pro manažera, HR i zaměstnance. A porazí vaším cílem důvěřovat zaměstnancům, zacházet se zaměstnanci jako s dospělými a očekávat, že zaměstnanci budou činit zodpovědná rozhodnutí v rámci stanovených pokynů.
V závislosti na potřebách vaší společnosti jsou zde zásady doporučené jako součást vaší celkové cestovní politiky. (Máte spoustu dalších rozhodnutí pro komplexní politiku.)
A, mimochodem, pokud máte jen pár zaměstnanců, kteří cestují? Ignorujte toto HR myšlení a rozhodování. Fuj! Manažeři mohou rozhodovat o časovém účetnictví případ od případu.
Cestování do az akcí sponzorovaných společností:
V (název společnosti) zaměstnanci často cestují za obchodem. Zaměstnanci se účastní školení nebo setkání profesních sdružení, navštěvují prodejce a konkurenty, setkávají se se zákazníky a účastní se veletrhy a další události interakce se zákazníky, abychom jmenovali jen několik příkladů. Protože se tyto akce často konají na žádoucích místech, zaměstnanci často žádají, aby využili svůj PTO nebo dobu dovolené k prodloužení svého pobytu na místě akce.
V těchto případech je společnost odpovědná za náklady na cestu zaměstnance včetně letadel, taxíků, letištních autobusů a nezbytných dopravních prostředků ode dne, kdy zaměstnanec cestuje na akci, až do doby, kdy zaměstnanec na akci dokončí obchodní činnost společnosti. Zaměstnanec musí zaúčtovat každý další pracovní den, který následuje po události, jako placenou dovolenou, čas PTO nebo neplacené volno s povolením vedení.
Veškeré náklady, které vzniknou zaměstnanci nebo spolucestujícím na cestu, jídlo, ubytování, dopravu atd., během čerpání volna, musí uhradit zaměstnanec. Část letenky, zakoupená společností pro návrat zaměstnance po účasti na akci, popř zohlednil ujeté kilometry, kterou společnost obvykle vyplácí za návrat zaměstnance, lze použít na návrat zaměstnance domů.
Společnost nebude platit žádné další náklady. Zaměstnanec musí vyúčtovat každý volný den po akci sponzorované společností.
Ano, toto je dlouhá odpověď na otázku zaměstnance o využití dovolené k prodloužení cesty na firemní akce. Je to však dobrý příklad všech faktorů, které musí HR zohlednit při HR myšlení a rozhodování. Pro HR to není zábava, ale je to nutné HR myšlení a rozhodování, aby uspokojily potřeby pěti zainteresovaných stran společnosti.
Ne? nesnáším HR žargon? Začněte slovem: motivovat.
