Ne vždy jsou oblíbené u všech, ale sváteční večírky jsou pro většinu společností základem. Jsou také skvělou příležitostí, pokud jsou pečlivě naplánovány. Pokud jste dostali za úkol naplánovat každoroční zaměstnanecký vánoční večírek pro vaši společnost, vaším cílem by mělo být vytěžit ze speciální akce maximum a zároveň udržet náklady pod kontrolou. Pečlivým vyhodnocením nejlepšího způsobu, jak přistoupit a uskutečnit tuto sváteční párty, můžete vytvořit zážitek to nejen zvyšuje morálku společnosti, ale také zvyšuje spokojenost zaměstnanců a úroveň jejich udržení napříč celou společností deska.
Je důležité začít se základy – jaké téma by měla mít párty, kde by se měla konat, kolik lidí přijde, kdy pokud k tomu dojde a jaké jídlo a pití se bude při této příležitosti podávat – než přejdete ke specializovanému plánování a akci provedení.
Zjistěte základy pro sváteční firemní večírek
Samozřejmě, jako každá jiná událost nebo projekt, musíte vytvořit plán projektu, který identifikuje podrobnosti události pro zaměstnaneckou dovolenou. Téma, místo konání, čas, datum, počet hostů, výběr jídel a nápojů, výzdoba a program události, to vše musí být zváženo před zahájením akce.
Každá dobrá párty potřebuje tyto základní prvky, aby byla úspěšná, ale ne všechno musí být vytesáno do kamene, než začnete zamykat detaily (jako je zajištění místa, rezervace cateringunebo plánování agendy).
I když existuje mnoho způsobů, jak k těmto rozhodnutím přistupovat, a volby ohledně nápadů na vyšší úrovni, jako je téma a načasování, často padají na místo producenta události je nejlepší spolupracovat s týmem a rozhodnout, které podrobnosti jsou pro vaše konkrétní společnost.
Vyberte si nejefektivnější čas pro pořádání akce
Nejlepší čas na pořádání zaměstnanecké dovolené je pravděpodobně v době oběda. Historická data prázdninové party z Battalia Winston vykazuje v tomto směru rostoucí trend, který odráží, že téměř polovina firemních akcí se v roce 2013 konala v době oběda.
Bohužel ne každý může mít příležitost zúčastnit se akce, protože někdo musí zůstat zpátky, aby odpovídal na hovory zákazníků a udržoval obchod v pohybu. Akce v době oběda však snižuje náklady a snižuje závazky týkající se osobního času a závazků zaměstnanců.
Pokud se rozhodnete jít na večerní akci, budete muset zvážit, která noc je nejlepší. I když si někteří mohou myslet, že pátek je nejlepší volbou, protože většina zaměstnanců bude mít o víkendu volno, je to tak také nejoblíbenější den v týdnu v restauracích a dalších místech – jinými slovy nejdražší čas. Jen málo organizací bude chtít uvažovat o nedělním večeru, takže se zdá, že další nejlepší možností může být pondělí večer, protože v restauracích je obvykle nejpomalejší noc.
Zvažte uspořádání večírku mimo sezónu
Namísto prodlení s každoročním vánočním večírkem nebo večírkem díkůvzdání, proč neuvažovat o pořádání událost, která je určena speciálně pro ocenění zaměstnanců, když nic jiného nezahlcuje kancelář kalendář?
Začátek října a konec ledna jsou skvělé časy pro pořádání každoročního oslavného večírku. Místa mimo areál jsou dostupnější a můžete ušetřit peníze na výdajích za catering a party balíčky během akce mimo sezónu.
Jednou z nevýhod vytvoření každoročního oslavného večírku místo tradičního vánočního večírku je, že zaměstnanci si na tuto tradici možná tak snadno nevzpomenou. Možná bude potřeba trochu dalšího humbuku, aby si to lidé zapsali do kalendářů.
Vyberte tým, který pomůže s realizací akce
Kvalita vašeho plánovacího týmu bude přímo korelovat s kvalitou vaší akce. Je důležité najít tým správné velikosti a vybrat členy, kteří jsou zruční ve vytváření nezapomenutelných setkání.
Menší skupina jednotlivců pravděpodobně učiní plánování účelnější a nákladově efektivnější, ale mnoho organizace zahrnují velký výbor jednotlivců, takže je v něm zastoupeno více hlasů zaměstnanců plánování akce. Vzhledem k tomu, že plánování večírků ubere čas členům od běžných pracovních povinností, je pravděpodobně nejlepší vytvořit co nejmenší tým, který bude stále reprezentovat vaši společnost jako celek.
Bez ohledu na velikost byste měli vybírat jednotlivce pro jejich schopnost pozitivně ovlivňovat ostatní zaměstnance. Schůzka s plánovacím týmem může být také použita jako odměna nebo pobídka. Organizace plánovač událostí by měl spolupracovat se zplnomocněným lídrem v oblasti lidských zdrojů nebo marketingu – s někým oprávněným plán schvalovat –, aby pomohl řídit tato rozhodnutí a vybrat ty nejlepší členy týmu.
Vytvořte cenově výhodné menu pro sváteční párty
Pokud jde o výběr toho, čím nakrmit své zaměstnance během prázdninového večírku, řada triků může ušetřit peníze a přitom zajistit vynikající jídlo. Obložená jídla jsou často cenově výhodnější než bufety a umožňují elegantnější prezentaci, než kdyby všichni stáli ve frontě a obsluhovali se sami.
Samozřejmě, vaše Jídelní lístek potřebuje posílit téma vaší události a měli byste se pokusit vybrat položky, které zahrnují vaše barvy akce nebo značky, ale to neznamená, že si musíte půjčovat drahé prázdninové prádlo a další výzdoba.
Výběr skromných předmětů nebo čerstvého ovoce pro ozdoby, omezení konzumace alkoholu a hostování na místě, které má standard sváteční dekorace a možnosti cen jídla jsou vynikající způsoby, jak snížit náklady a zároveň poskytnout vašim zaměstnancům dobrý zážitek.
Rozhodněte se o úrovních a limitech spotřeby alkoholu
Organizace již léta omezují alkohol na prázdninových večírcích z různých důvodů cap je jedním ze snadnějších způsobů kontroly rozpočtu a omezuje odvádění pozornosti od poselství události.
Přesto se většina zaměstnanců nechce zúčastnit firemního večírku, na kterém není nějaká forma alkoholického nápoje. Z tohoto důvodu chcete zúžit výběr alkoholu nebo dokonce vytvořit levné koktejly, abyste snížili náklady a udrželi nízkou úroveň intoxikace.
Můžete také zvážit omezení nabídky pouze na víno, předčasné uzavření baru nebo nabízení pouze nápojů během jídla, aby pomohly dále snížit náklady a omezily riziko, že zaměstnanci budou ve společnosti příliš hluční událost. V každém případě byste si měli určitě zkontrolovat svou pojistku, abyste se ujistili, že jste pojištěni, pokud se objeví nějaké problémy konzumace alkoholu.
Připomeňte zaměstnancům správnou etiketu
Nejlepší radou pro každého, kdo se účastní svátečního večírku, je ujistit se, že si to zapamatujete etiketa za to, že dorazili a aby se ostatní cítili pohodlně. Je však také dobré předem uvést jakákoli konkrétní základní pravidla v celokancelářské poznámce.
Chyby v etiketě vyvarovat se na svátečním večírku zahrnuje vyvarování se nadměrného pití, jídla, stížností, příliš brzkého příchodu nebo pozdního odchodu, nošení nevhodného oblečení a přivádění nadměrného množství hostů – to vše může ovlivnit nejen zážitky ostatních na akci, ale také firemní náklady.
Přestože má každoroční firemní prázdninový večírek sblížit tým a snížit zábrany na pracovišti, připomeňte to svým hostům stále zastupují společnost i při účasti na této popracovní akci, a proto se od nich očekává, že se budou chovat pro danou společnost pracoviště.
Zvažte vytvoření burzy dárků
Obecně platí, že mnoho organizací zahrnuje výměnu dárků mezi zaměstnanci na svých svátečních večírcích. Je-li však organizace větší, je možná lepší ponechat to na úrovni oddělení, nikoli na akci pro všechny zaměstnance. Organizování v takovém měřítku může být obtížné, zvláště pokud neznáte některá oddělení a jejich zaměstnance.
Pokud však dochází k výměně dárků, je dobré, aby hostitel nebo organizátor stanovil finanční strop na dárky – třeba 10 dolarů – aby se předešlo nepříjemným problémům spojeným s cenou dárků.
Kromě toho zřízení „bílého slona“ nebo podobného typu all-inclusive výměny dárků, kam budou pozváni všichni ve společnosti účast na individuální úrovni by mohla pomoci předejít organizačním nočním můrám, kdy jeden host nedostane dárek, protože jiný na něj zapomněl přinést jeden.
Zvažte, zda je fundraising vhodný pro vaši akci
Potraviny, oblečení a hračky jsou součástí kultury v mnoha organizacích a některé dokonce podporují peněžní dary. Přesto zvažte, zda je vaše celofiremní oslava zaměstnanců tím správným místem pro fundraisingovou příležitost.
I když je velmi užitečné zdůraznit konkrétní důvod vánočního večírku, může to být užitečné pro organizace podporovat pouze bezhotovostní dary a věcné dary, které mohou být přínosem pro charitativní bytost podporováno. Tímto způsobem má každý možnost nabídnout dárek v hodnotě, která odpovídá jeho osobnímu rozpočtu.
Vyhodnoťte sponzorství dodavatele pro vaši akci
Někteří lidé si mohou myslet, že získá prodejce sponzorů je skvělý způsob, jak kompenzovat náklady na jejich každoroční prázdninovou párty; plánovači událostí a jejich klienti se však mohou chtít soustředit na cíl večírku, kterým je ocenit zaměstnance, spíše než na outsourcing nákladů sponzorovaným prodejcům.
Zaměstnanci se často domnívají, že náklady na tyto speciální akce by měly být hrazeny z provozního rozpočtu zaměstnavatele. Pokud si organizace nemůže dovolit uspořádat akci ocenění pro své zaměstnance nebo pokud není její součástí podnikatelský plán z jakéhokoli důvodu, pak by zaměstnavatel neměl hledat vnější příjmy, aby pokryl náklady sponzorství.
