Jak začít dopis s profesionálními příklady pozdravů

Jaký je nejlepší způsob, jak začít dopis? Při psaní dopisu pro profesionální účely je nezbytný vhodný pozdrav. Váš pozdrav udává tón pro váš dopis nebo e-mail a je ukazatelem vašich písemných komunikačních dovedností.

Projděte si informace o možnostech zahájení dopisu, včetně profesionálních a osobních pozdravů, příkladů nejlepších pozdravů a ​​toho, co dělat, když nemáte kontaktní osobu.

Možnosti pro začátek dopisu

Při rozhodování jaký oslovení použít, měli byste zvážit, zda a jak dobře znáte osobu, se kterou si píšete. Odpověď určí, jak začnete svůj dopis. Když neznáte dobře příjemce dopisu nebo e-mailu, je důležité používat formální a profesionální pozdrav.

Osobní pozdravy

Kdy použít křestní jméno osoby: Pokud si píšete s někým z povolání, kterého znáte osobně mnoho let, je vhodné používat pouze jeho křestní jméno.

Profesionální pozdravy

Kdy použít profesionální pozdrav: Pokud dotyčného dobře neznáte, je nejlepší použít Pane, paní, nebo Dr. jako an vhodné oslovení obchodního dopisu

. Pokud neznáte pohlaví příjemce, můžete použít jeho jméno a příjmení. Pokud máte nějaké pochybnosti o tom, jaký pozdrav byste měli použít, buďte opatrní a použijte formálnější styl oslovení.

Použijte formální pozdrav

Udržujte to formální: Pokud neznáte jméno své kontaktní osoby, snažte se vyhnout pokušení začít svůj profesní dopis neformálními pozdravy jako „Dobrý den“, „Zdravím“, „Dobrý den“ nebo „Dobré ráno“.

Zatímco tyto neformální pozdravy jsou vhodné pro neformální e-maily přátelům nebo dokonce pro formálnější e-maily, které můžete poslat skupinám lidí, profesní dopis, budete muset použít osobní oslovení buď jménem a/nebo příjmením („Vážený pane Doe“) nebo pracovním názvem („Vážený nájem Manažer").

Interpunkce

Nezapomeňte také zahrnout tečku po "Mr." a "paní." a za pozdravem dvojtečkou nebo čárkou (např. „Vážená paní Doe:“ nebo „Vážený Jamie Chene“).

Příklady profesionálních dopisních pozdravů

Všechny tyto pozdravy jsou vhodné pro profesionální komunikaci.

Když toho člověka dobře znáte:

• Milá Cindy
• Ahoj Petře
• Ahoj Bobe

Když znáte jméno osoby:

• Vážený pane/paní Příjmení; např. Vážený pane Dolane nebo Vážená paní Butlerová
• Vážený pane/paní Jméno Příjmení; např. Vážený pane Martine Haynesi nebo Vážená paní Melissa Tandor
• Vážení Jméno Příjmení; např. Vážený Michael Cairns

Když neznáte pohlaví osoby:
Pokud máte jméno, ale nejste si jisti pohlavím osoby, které píšete, je přijatelné vynechat honorific a použít pouze jméno a příjmení. Například:

• Milý Robine Millere
• Milý Jamiesone Cavanaughu

Zkuste najít kontaktní osobu

Pokud je to jen trochu možné, použijte při psaní kontaktní jméno. Díky tomu je váš dopis osobnější a vytváří bezprostřední vztah se čtenářem. Pokud nemáte kontaktní jméno, proveďte průzkum a zjistěte správná osoba, které váš dopis adresovat.

Někdy bude jméno na webových stránkách společnosti nebo můžete najít správnou osobu na LinkedIn. Možná někdo z vašich kolegů nebo kontaktů ví, kdo by mohl být vhodnou osobou. Můžete také zavolat do kanceláře neznámé osoby, které píšete, a zeptat se recepčního na jméno s vysvětlením důvodu, proč voláte.

Například: „Ucházím se o práci ve vaší společnosti. Můžete mi prosím sdělit jméno svého manažera pro najímání, abych věděl, komu mám průvodní dopis adresovat?"

Pozdravy, které můžete použít, když nemáte kontaktní osobu

Někdy, i přes veškerou snahu, prostě nemůžete najít jméno, kterému byste svůj dopis adresovali. V takovém případě máte různé možnosti, z nichž všechny jsou profesionální a vhodné.

Čím více informací o tom, kam dopis posíláte, budete mít, tím lépe. (Například personální oddělení společnosti nebo vedoucí oddělení souvisejícího s vaším dotazem.) Tímto způsobem můžete při výběru pozdravu provést cílenější volbu.

Pokud nemáte kontaktní osobu, máte na výběr z několika možností:

• Vážený manažer náboru
• Vážený manažer lidských zdrojů
• Vážený náborový tým
• Vážený náboráři [Název společnosti]; např. Vážený náboráři společnosti ABC
• Vážený náboráři [název oddělení]; např. Vážený náboráři IT podpory
• Vážený týme [název oddělení]; např. Vážený náboráři produktů
• Pozdravy
• Vážený pane nebo paní (toto je zastaralé, proto se pokud možno vyhněte)
• Komu se to může týkat (použijte, pokud nemáte jiné použitelné možnosti)

Zdravím vás, abyste se vyvarovali používání

Následující pozdravy nejsou vhodné pro formální dopisy nebo e-mailové zprávy:

• Dobrý den
• Dobré ráno nebo odpoledne (nevíte, kdy dostanou dopis nebo e-mailovou zprávu)
• Ahoj
• Ahoj
• Ahoj
• Nazdárek

Tipy pro psaní a odesílání dopisů

Pozdrav

Začněte svůj dopis vhodným pozdravem, jak je uvedeno výše.

První odstavec

Po pozdravu začněte prvním odstavcem, což je obvykle úvod, který čtenáři sdělí, kdo jste a o čem píšete. Pokud máte společného známého, který vás odkázal na čtenáře, měli byste je v tuto chvíli zmínit.

Body dopisu

Tělo vašeho dopisu se obvykle skládá z odstavce nebo dvou textu. Zde můžete rozvést téma svého dopisu a poskytnout podpůrné podrobnosti k předmětu.

Buďte důkladní, ale neopakujte se a nepokračujte v nedůležitých detailech.

Závěr

Dále budete muset svůj dopis shrnout. Vaše shrnutí by mělo obsahovat poděkování dané osobě za její čas a pozornost. Pokud plánujete navázat později, můžete také poskytnout podrobnosti o tom, kdy a jak jej budete kontaktovat.

Možnosti uzavření

Dokončete svůj odborný dopis s uzávěrkou, například "S pozdravem" nebo "S pozdravem." Pokud plánujete zaslat dopis poštou, za podpisem by mělo následovat vaše napsané jméno.

Pokud posíláte e-mail, za zadaným jménem by měly následovat vaše kontaktní údaje, které můžete zadat ručně nebo je nechat provést automaticky. Tady je jak nastavit automatický e-mailový podpis.