Souhrnný popis plánu (SPD) je klíčová zpráva pro podniky, které mají plány zaměstnaneckých výhod. Abychom porozuměli pravidlům pro SPD, podíváme se na podrobnosti o tom, kdo, co, kdy a jak splnit informační požadavky Zákon o zabezpečení důchodového příjmu zaměstnanců z roku 1974 (ERISA).
Co je informační požadavek ERISA?
ERISA je federální program, který chrání zaměstnance, kteří mají plány benefitů nastavené jejich zaměstnavateli. Jsou pokryty dva druhy plánů:
- Důchodové plány
- Zdravotní plány a další plány sociálních dávek
Pro podniky, které mají tyto dva typy výhod, nastavuje ERISA standardy pro manažery plánů a vyžaduje, aby chránili plány zaměstnaneckého penzijního spoření před špatným vedením a zneužitím. Stanovuje také standardy pro informace poskytované zaměstnancům a příjemcům.
Kromě penzijních plánů se požadavky ERISA vztahují na všechny druhy zdravotních plánů a výhod včetně zdravotních výhod, životního pojištění a plánů dovolené. Výhody COBRA a Zákon o cenově dostupné péči předpisy jsou také součástí ERISA.
Jedním z klíčových požadavků ERISA je, že správci plánů musí účastníkům plánu poskytnout písemně informace, které potřebují vědět o svých plánech odchodu do důchodu a zdravotních dávek. Tady nastupuje SPD.
Co by měl obsahovat souhrnný popis plánu
Dokument SPD poskytuje účastníkům plánu (způsobilým zaměstnancům, na které se vztahuje a benefity nebo penzijní plán) a jejich příjemci ohledně klíčových položek, jako jsou zaměstnanecké požitky a jak a kdy budou pokud.SPD musí konkrétně obsahovat:
- Název a typ plánu
- Požadavky na způsobilost
- Popis výhod a kdy mají účastníci na tyto výhody nárok
- Prohlášení o tom, zda je plán kryt pojištěním z Záruční společnost pro důchodové dávky pokud je plán uzavřen (vyžadováno pro penzijní plány)
- Zdroj příspěvků do plánů a způsob výpočtu příspěvků
- Ustanovení o ukončení plánu
- Postupy pro žádosti o dávky a jak zpochybnit zamítnuté nároky
- Prohlášení o právech dostupných účastníkům plánu v rámci ERISA.
Kdy vydat souhrnný popis plánu
- Musíte dát noví zaměstnanci nejnovější SPD do 90 dnů poté, co se na ně poprvé vztahuje plán.
- Musíte dát a příjemce kdo v současné době pobírá dávky, kopii nejnovějšího SPD do 90 dnů poté, co dávky poprvé obdržel.
- Musíte dát SPD všichni účastníci alespoň každých pět let, pokud nebyly provedeny žádné změny nebo byl změněn plán. V opačném případě musíte účastníkům dát kopii každých 10 let.
Souhrnný popis plánu Co dělat a co nedělat
- Dělat aby to bylo srozumitelné pro průměrného účastníka plánu.
- Dělat používejte příklady a ilustrace, jasné křížové odkazy a obsah.
- Ne obsahovat zavádějící informace.
- ne minimalizovat výjimky, omezení nebo jiná omezení výhod.
- ne dávat negativní informace malým písmem.
- ne používejte technický žargon nebo dlouhé, složité věty.
Další důležité formuláře s informacemi o plánu
Změny plánu benefitů. Pokud provedete zásadní změny v penzijním plánu nebo zdravotním plánu, musíte účastníkům poskytnout souhrn podstatných úprav. Musí být srozumitelný a předán účastníkům a příjemcům do 210 dnů po uzavření plánovacího roku, ve kterém byla změna provedena.
Výroční zpráva. Každý rok musí všechny zahrnuté plány podat výroční zprávu o Formulář 5500 nebo zkrácená forma 5500-SF. Účastníkům a příjemcům musíte poskytnout shrnutí této výroční zprávy do devíti měsíců po konci roku plánu nebo dvou měsíců po datu splatnosti formuláře 5500.
Dokumenty plánu. Tyto dokumenty zahrnují nejnovější SPD, nejnovější formulář 5500, smlouvy o důvěře a další dokumenty pro vytvoření nebo provozování plánu. Tyto zprávy musíte účastníkům předat do 30 dnů, pokud obdržíte písemnou žádost. Ministerstvo práce USA si může kdykoli vyžádat dokumenty k plánu a vy je musíte poskytnout.
Souhrn výhod a krytí (SBC). SBC je dodatečný dokument, který popisuje výhody a pokrytí v rámci skupinových zdravotních plánů. The dokument SBC uvádí důležité otázky o zdravotním plánu s konkrétními odpověďmi a dalšími informacemi.
SBC musíte účastníkům předat s registračními materiály, když obnovují pokrytí nebo pokud je znovu vystaven. Musíte také dát SBC zvláštním účastníkům spolu s SPD (90 dní od registrace). Nakonec musíte do sedmi dnů od žádosti poskytnout SBC a kopii glosáře (viz níže).
Elektronické podávání zpráv o plánu dávek
Správa zabezpečení zaměstnaneckých výhod ministerstva práce má elektronickou podatelnu tzv EFAST2 pro zjednodušení a urychlení vyplňování formuláře 5500. Pro používání systému se musíte přihlásit a zaregistrovat. Můžete použít dodavatele schválené EFAST2 nebo webové stránky IFILE.
Sečteno a podtrženo
Každý benefitní plán je jedinečný a požadavky mohou být komplikované. Než začnete psát svůj SPD, obraťte se na IRS nebo ministerstvo práce pro další informace nebo využijte web HealthCare.gov, který obsahuje Slovník zdravotních pojmů a lékařských termínů které by vám mohly pomoci. Kromě toho zvažte spolupráci s kvalifikovaným specialistou na benefity, abyste se ujistili, že tento úkol provádíte správně.
