Program schůzky je seznam bodů, které účastníci chtějí na schůzce splnit. Program by měl být distribuován před jednáním, minimálně 24 hodin předem, aby měli účastníci možnost se na jednání připravit. Pokud je to možné, program by měl být k dispozici několik dní před zasedáním. Čím více času mají vaši kolegové k dispozici na přípravu schůzky, tím je pravděpodobnější, že se zúčastní připraveni efektivně se zúčastnit.
Vypracování programu jednání
Prvním krokem při vytváření agendy je zjistit, zda jsou potřeba další zaměstnanci, aby vám pomohli s plánováním schůzky. Poté se rozhodněte, čeho chcete setkáním dosáhnout, a stanovte proveditelné cíle vaší schůzky. Cíle, které si stanovíte, vytvoří rámec pro efektivní plán setkání. Ujistěte se, že jste neplánovali více, než je rozumně dosažitelné v časovém rámci vaší schůzky.
Jak řekl Stephen Covey v „7 návyků vysoce efektivních lidí“, „začněte s myšlenkou na konec“. Účel vaší schůzky určí zaměření schůzky, program schůzky a schůzku účastníků.
Poté zvažte, kolik času očekáváte, že budete potřebovat pro každý bod programu. Pokud má schůzka trvat jednu hodinu a máte pět bodů programu, získáte obecnou představu o časovém rámci, se kterým pracujete. Neznamená to, že každý bod programu musí mít přesně 12 minut, ale těch pět dohromady samozřejmě nemůže mít v průměru více času.
Rozhodnutí učinit
Po stanovení celkového cíle musíte vy nebo váš tým učinit určitá rozhodnutí. Kromě účelu nebo cíle schůzky uveďte do programu také:
- Datum, čas a místo schůzky
- Potřební účastníci schůzky
- Předměty k diskusi
- Čas, který očekáváte, že bude skupina potřebovat k projednání každého bodu
- Předpráce na schůzku. To bude zahrnovat jakékoli čtení, dokumentace, data, zápisy ze schůzky z předchozí schůzky nebo jakákoli jiná příprava, díky které bude vaše skutečná schůzka úspěšná. Relevantní dokumenty by měly být připojeny k oznámení o schůzce a programu, když je distribuujete pozvaným účastníkům.
Identifikace účastníků
Jakmile se rozhodnete, že k dosažení vašeho cíle je nezbytná schůzka, musíte vytvořit seznam účastníků. Ne každý zaměstnanec se může nebo by se měl zúčastnit každé schůzky, ale pozvání těch správných účastníků zvýší vaši pravděpodobnost úspěchu. Určete své účastníky tím, že si položíte několik otázek:
- Kdo musí vlastnit řešení, které skupina vyvíjí?
- Kdo vlastní proces, o kterém skupina diskutuje?
- Kdo potřebuje znát informace, které distribuujete?
- Kdo může poskytnout data a fakta pro rozhodování?
- Kdo má zkušenosti nebo odborné znalosti, o které se může podělit se skupinou?
- Kdo musí podporovat realizaci jakýchkoli řešení nebo úkolů?
- Kdo musí poskytnout povolení nebo zdroje k dosažení výsledku schůzky?
- Kdo by mohl bránit implementaci jakýchkoli řešení nebo směru?
Programy pro pravidelné schůzky
Ne každá schůzka potřebuje program vytvořený na míru. Většina zaměstnanců má pravidelně naplánované schůzky pro svá oddělení nebo pracovní skupiny. Máte také týmy a projekty, kterých se účastníte.
Probíhající projekt nemusí vyžadovat nově vytvořenou agendu pro každou schůzku, ale vašemu týmu dobře poslouží standardní přístup k vaší schůzce. Pravidelně plánovaná porada zaměstnanců je rozdělena do tří segmentů, z nichž každý má standardní body programu:
Informační položky
Napište si všechny body programu, které jsou informativní pro každou schůzku. Manažer například aktualizuje skupinu o výsledcích schůzky vyššího vedení.
Akční předměty
Zařaďte do programu všechny body, o kterých očekáváte, že je bude chtít skupina projednat na každé pravidelné schůzce. Například plnění rozpočtu na časové období a identifikace úspor nákladů a neustálého zlepšování, kterých má skupina v plánu dosáhnout.
Dopředné plánování
Zařaďte do programu všechny body, které si skupina chce předem naplánovat nebo se na ně připravit. Například krátkodobé cíle na příští měsíc nebo potřeba pomoci spolupracovníka při nadcházejících úkolech.
Pokud se budete při vytváření programu schůzek řídit těmito pokyny, zvýšíte pravděpodobnost, že vaše schůzka bude produktivnější.
Co zahrnout do programu schůzek
Program pro pravidelně plánovanou schůzku může pomoci dosáhnout požadovaných výsledků tím, že zahrnuje některé základní položky:
- Rozcvička a pozdravy. Zvažte krátký ledoborec podle toho, jak často se skupina schází. Dokonce i na online setkání mohou být účastníci dobře obsluhovaný ledoborec.
- Projděte si účel schůzky, program a očekávané výsledky a produkt.
- Zkontrolujte, opravte (v případě potřeby) a schvalte zápis z předchozího jednání.
- Poskytněte vhodné informace o oddělení a společnosti, které tým potřebuje.
- Kontrolujte pokrok v akčních položkách, akčních plánech a závazcích. Zkontrolujte pokrok skupiny při plnění cílů.
- Diskutujte a rozhodujte o bodech programu tohoto setkání.
- Určete další kroky.
- Určete účel, výsledek a program příští schůzky.
- Na konci schůzky by měl zapisovatel zkontrolovat závazky přijaté lidmi během schůzky.
- Identifikujte veškerou potřebnou pomoc od lidí, kteří nejsou ve skupině, a přidělte účastníkům kontakt.
- Určete, kdo mimo účastníky schůzky potřebuje vědět co, a rozhodněte, jak komunikaci dosáhnete.
- Zápisy rozesílejte do 24 hodin od schůzky nebo ihned, pokud je zapisovatel pořídil elektronicky.
Sečteno a podtrženo
Své online nebo osobní schůzky můžete zefektivnit a s větší pravděpodobností povedou k požadovaným výsledkům, když vytvoříte podrobnou agendu. Program je výsledkem vašeho disciplinovaného přemýšlení o výsledcích, kterých chcete dosáhnout. Program jednání je vnějším projevem vašeho plánu a cílů.
