Zkušení projektoví manažeři a ti, kteří pracují ve velkých společnostech, budou mít software a účetní, kteří jim pomohou sestavit rozpočty projektů. Ale co když ne? Pokud se díváte na prázdnou tabulku nebo e-mail od sponzora projektu, který vás žádá, abyste dali dohromady finance na projekt, pak je tento článek určen právě vám.
Podíváme se na pět věcí, které musíte udělat, abyste vytvořili základní rozpočet projektu.
Použijte svůj seznam úkolů
Nejprve si vezměte seznam úkolů projektu. Můžete mít také strukturu rozpisu práce, a pokud ji máte, je nejlepší ji použít. Ale seznam úkolů bude stačit, pokud bude komplexně pokrývat vše, co na projektu musíte udělat.
Pokud nemáte seznam úkolů, je čas si jej vytvořit. Zapište si vše, co musíte udělat, a věci, které musíte postavit, vyrobit nebo dokončit, než bude možné projekt dokončit. Nemusí to být v žádném konkrétním pořadí, ale musí obsahovat vše.
Nakonec v tomto kroku proberte nápady se svým projektovým týmem, protože určitě existuje něco, na co jste zapomněli. Mnoho hlav je lepších než jedna!
Odhadněte každou komponentu
Nyní si projděte svůj seznam a zjistěte cenu každé položky. Například úkol, který říká „nastavte schůzky k projednání požadavků“, může zahrnovat získávání a najímání, rezervaci zasedacích místností nebo nákup zdrojů, které potřebujete, jako je projektor nebo flipchartová pera. S tím jsou spojeny náklady, takže si získejte cenovou nabídku na pronájem pokoje a další vybavení a poznamenejte si to.
Udělejte to pro vše na seznamu úkolů, takže skončíte s cenou za každou položku. Některé projektové úkoly nemusí mít připojenou cenu, a to je v pořádku.
Přidejte odhady dohromady
Poté sečtěte všechny své odhady. Nejjednodušší je to udělat, když vytvoříte seznam položek v tabulce, přidáte náklady do dalšího sloupce a pak sečtete sloupec dole. Nechte tabulku spočítat za vás! Stane se vaší tabulkou rozpočtu.
Je dobré seskupit své náklady také do kategorií, abyste snadno viděli, kam většina peněz jde. Použijte kategorie jako „Zahájení projektu“, „Infrastruktura“ nebo „Školení“ – vyberte seskupení, která v kontextu projektu něco znamenají.
Přidejte nepředvídané události a daně
Bylo by skvělé, kdybyste měli křišťálovou kouli a dokázali tyto náklady předvídat se 100% přesností, ale pravděpodobně si nejste jisti svou schopností to udělat! Zde přichází na řadu nepředvídatelnost. Je to fond peněz založený na tom, jak jste si jisti, že jste odhadli správně. Nesouvisí s žádným konkrétním úkolem. Je to celkový ‚nouzový hrnec‘ pro případ, že se vám něco pokazí nebo něco omylem vynecháte.
Pokud nevíte, kolik nepředvídaných událostí přidat, použijte 10 % z celkové částky, kterou jste vytvořili ve třetím kroku. Je to nevědecký odhad, který používá mnoho projektových manažerů, a poskytuje vám trochu tlumení ve vašem rozpočtu v případě, že to potřebujete.
Přidejte do tabulky rozpočtu řádek ve spodní části, který říká „Pohotovost“ a uvádí procento, které jste použili.
Nezapomeňte přidat jakoukoli daň z obratu nebo jiné daně, které ještě nejsou explicitně zahrnuty v odhadech jednotlivých řádkových položek.
Sečtěte to všechno a je to vaše konečná částka rozpočtu.
Získejte schválení
Poslední věcí, kterou musíte udělat, je přimět svého manažera nebo sponzora projektu, aby schválil váš rozpočet. Promluvte si s nimi o tom, jak jste to sestavili a jaké prvky tvoří váš celkový rozpočet.
A je to! Rozpočet projektu je základní dovedností projektového řízení a tato příručka vám pomůže začít s vytvářením rozpočtu projektu.
