Jedním z vašich nejdůležitějších úkolů jako zaměstnavatele je vést záznamy o platu zaměstnanců a benefitech a také o daních ze mzdy placených vaším podnikem a vašimi zaměstnanci. Tyto záznamy jsou vyžadovány federálními a státními orgány. Mzdové a daňové doklady jsou nezbytné z různých důvodů.
Proč zaměstnavatelé musí vést mzdové záznamy
Federální i státní agentury vyžadují, aby zaměstnavatelé vedli záznamy o platu zaměstnanců ao daních ze mzdy.
Záznamy musíte uchovávat pro několik účelů:
- Přesné záznamy jsou nezbytné pro dokončení vaší obchodní účetní závěrky, vrácení daněa zprávy zaměstnancům a vládním agenturám.
- Federální, státní a místní úřady mohou provádět audit vašeho podnikání a kontrolovat záznamy vašich zaměstnanců kdykoli bez upozornění.
- Pokud má zaměstnanec stížnost nebo žalobu na vaši společnost, čím úplnější jsou vaše záznamy, tím lépe můžete podpořit svou obranu.
Dalším důvodem, proč vést mzdovou evidenci zaměstnanců, je umožnit jim nahlížet do jejich spisů. Musíte jim umožnit přístup k těmto dokumentům, jak to vyžaduje zákony ve 22 státech.
Jaké mzdové záznamy jsou zaměstnavatelé povinni vést?
Federální agentury mají různé požadavky na to, jaké mzdové záznamy uchovávat a jak dlouho. Viz. níže:
| Federální agentura | Typ dokumentů | Jak dlouho uchovávat |
| Odd. práce | Platová evidence na podporu minimální mzdy, přesčasy, jiné | 3 roky pro většinu, 2 roky pro výpočty mezd a rozvrhy |
| IRS | Mzdové formuláře a veškeré informace o platu a benefitech | 4 roky pro daně ze zaměstnání |
| Důchodové plány | Informace o účastníkovi plánu a příjemci | Zatímco plán je v platnosti a vyplácení dávek |
| EEOC | Všechny osobní a pracovní záznamy | 1 rok, pro stávající zaměstnance, nebo 1 rok po ukončení |
| ADEA | Mzdová evidence a evidence účastníků benefitního plánu | 3 roky; dokud je plán dávek zaveden, a rok po jeho skončení |
Požadavky na vedení záznamů podle zákona o spravedlivých pracovních standardech
Ministerstvo práce nařizuje, aby podniky vedly záznamy o výplatách a další dokumentaci zaměstnanců, aby prokázaly, že je dodržují Zákon o spravedlivých pracovních standardech ustanovení o minimální mzdě, přesčasech, rovném odměňování a dětské práci.
Záznamy lze vést v jakékoli formě, včetně elektronické. Pro všechny zaměstnance, kteří nejsou osvobozeni od daně a pro ty, na které se vztahují požadavky na minimální mzdu, musíte zachovat:
- Osobní informace
- Mzdové sazby včetně příplatku za přesčas
- Všechny informace používané k výpočtu hrubé mzdy a čisté mzdy, včetně srážkových daní a srážek.
Většinu záznamů musíte uchovávat alespoň tři roky, ale některé výpočty a plány musíte uchovávat pouze dva roky.
Záznamy požadované pro osvobozené zaměstnance se liší od záznamů pro osvobozené pracovníky a zvláštní informace jsou vyžadovány pro zaměstnance domácnosti, např zaměstnanci pracující v neobvyklých platových podmínkách, pro zaměstnance, kterým je zařízeno ubytování nebo jiné zařízení, a pro zaměstnance pobírající nápravu vzdělání. Pokud některý z vašich pracovníků spadá do těchto kategorií, poraďte se s právníkem.
Požadavky na záznamy IRS
Internal Revenue Service (IRS) vyžaduje, abyste uchovávali všechny mzdové záznamy všech současných zaměstnanců po dobu minimálně čtyř let pro účely daně ze zaměstnání. Pro všechny zaměstnance uschovejte všechny formuláře týkající se plateb zaměstnanců a daní ze mzdy, včetně aktuálního formuláře W-4 zaměstnance pro účely srážkové daně.
Vaše záznamy by měly obsahovat:
- DIČ vašeho zaměstnavatele (EIN)
- Částky a data všech výplat mezd, anuit a důchodů
- Množství spropitného, které vám nahlásili zaměstnanci, a záznamy o všech přidělených spropitných
- Spravedlivá tržní hodnota vyplácených naturálních mezd
- Jméno, adresy, SSN a povolání zaměstnanců a příjemců
- Data zaměstnání pro každého zaměstnance
- Období, kdy byli zaměstnanci a příjemci vypláceni v době nepřítomnosti z důvodu nemoci nebo úrazu a výše a týdenní sazba plateb, které jste jim vy nebo plátci třetí strany zaplatili (na odškodnění pracovníků nebo pojištění invalidity, např příklad)
- Záznamy o zaměstnaneckých výhodách a náhradách výdajů poskytnutých zaměstnancům, včetně doložení (dokladu)
- Dokumentace jakýchkoli kreditů nárokovaných vaší firmou (např daňové úlevy na rodinnou dovolenou nebo daňové úlevy za pracovní příležitosti)
- Dokumentace o výši jakéhokoli podílu zaměstnavatele nebo zaměstnance daň ze sociálního zabezpečení že jste odložili a zaplatili
Požadavky na záznam důchodového plánu
Pokud má vaše společnost penzijní plán, musíte mít své účetní knihy a záznamy k dispozici pro kontrolu ze strany IRS a pro zodpovězení otázek účastníků. Uchovávejte tyto záznamy, dokud nebudou vyplaceny všechny dávky a neuplyne dostatek času na to, aby plán nebyl auditován. Protože penzijní plány mohou vyplácet dávky po celá desetiletí, budete muset uchovávat všechny záznamy na dobu neurčitou.
Kromě všech dokumentů plánu uschovejte pro každého účastníka a příjemce:
- Zůstatky na účtech
- Příspěvky a výdělky
- Dokumenty a informace o půjčce
- Údaje o odškodnění
- Výkazy a záznamy účastníků
Požadavky EEOC a ADEA na vedení záznamů
Komise pro rovné příležitosti zaměstnání (EEOC) požaduje, aby zaměstnavatelé uchovávali všechny osobní a zaměstnanecké záznamy po dobu jednoho roku. Pokud je zaměstnanec propuštěn nebo propuštěn, musí být jeho záznamy uchovávány po dobu jednoho roku ode dne ukončení.
Zákon o věkové diskriminaci v zaměstnání (ADEA) vyžaduje, aby zaměstnavatelé uchovávali mzdové záznamy po dobu tří let. Pokud má vaše společnost plán benefitů, musíte po dobu platnosti plánu a nejpozději jeden rok po jeho skončení uchovávat záznamy o účastnících plánu a záznamy o písemných systémech seniority nebo zásluh.
Další formuláře mezd, které byste si měli ponechat
Kromě záznamů o výplatě byste měli u každého zaměstnance vést několik dalších dokumentů.
- Kopie jakéhokoli formuláře, na kterém má zaměstnanec autorizované srážky ze mzdy, včetně výhod a zvláštních srážek, jako jsou United Way nebo příspěvky do penzijního plánu. Musíte mít v evidenci písemný souhlas s jakoukoli srážkou ze mzdy zaměstnance s výjimkou daní FICA a ozdoby.
- Kopie původního formuláře žádosti zaměstnance a všech podpůrných dokumentů, jako je životopis nebo přepisy.
Pokud nevíte, jakou evidenci a jak dlouho uchovávat, je nejlepší uchovávat každou mzdovou a personální evidenci o všech zaměstnancích a zaměstnancích s ukončeným pracovním poměrem co nejdéle. Některé záznamy, jako jsou dokumenty penzijního plánu, musí být uchovávány po neomezenou dobu.
