9 Dovednosti pro facilitaci setkání pro manažery k procvičování

Setkání mohou být buď příležitostí ke sdílení nápadů, prodiskutování výzev a definování akčních plánů, nebo mohou skončit jako neproduktivní žrouti času. Bohužel, manažeři jsou často hlavními přispěvateli k dysfunkci procesu setkání. Ke správnému vedení schůzek potřebujete dovednosti.

Posílení vašich dovedností usnadňovat schůzky

Usnadnění podle definice znamená: „Usnadnit nebo zmírnit potíže; pomoc vpřed." Aby manažer usnadnil schůzku (místo jejího vedení), musí být ochoten vzdát se své moci a být otevřený různým výsledkům a přístupům.

Kde se manažeři při poradách pletou

Mnoho manažerů si myslí, že vědí, jak „řídit“ schůzku. Stanovují agendu, mluví o všem a činí všechna rozhodnutí. I když se to manažerům může zdát snadné a efektivní, často je to ztráta času lidí a nevyužívá to kreativní potenciál týmu.

Ve skutečnosti to má opačný účinek, protože zaměstnanci mají tendenci se stáhnout a podřídit se manažerovi, který chce být ve vedení.

Tyto nápady pro manažery na všech úrovních posílí jejich dovednosti v oblasti facilitace schůzek na podporu zlepšení produktivity jednání.

Manažeři dovedností potřebují usnadnit setkání

Správný facilitace setkání zahrnuje získání každého na schůzce zaměřené na identifikaci a řešení problémů. Týmy téměř vždy vyvinou lepší, kreativnější řešení, než by dokázal jakýkoli manažer sám. Týmy také pravděpodobněji podpoří implementaci řešení, která pomohli vytvořit. Tyto dovednosti usnadňující schůzky můžete rozdělit do tří různých kategorií:

1. Plánování schůzky
2. Vedení schůzky
3. Řešení problémů se schůzkami

Jak naplánovat schůzku

Než začnete jakoukoli schůzku potřebujete agendu. Na společnou schůzku pozvěte účastníky schůzky, aby vám řekli, jaké problémy musí tým vyřešit nebo jaké změny musí tým provést. Ujistěte se, že témata jsou taková, která umožňují skupinovou účast. Usnadnění schůzky je něco jiného než prezentace informací na schůzce.

1. Povolit skupinové zapojení

Ujistěte se, že máte dostatek času na zapojení skupiny a že se nesnažíte vyřešit příliš mnoho problémů v krátkém časovém období. Příliš mnoho času však může také vést k nekonečnému cyklu „no a co s...“ Ujistěte se, že váš program odpovídá času vyhrazenému pro schůzku. Potřebné dovednosti zahrnují tyto.

• Dovednosti skupinové facilitace
• Plánování schůzek
• Řešení problému
• Rozhodování
• Rozvoj agendy

2. Zajistěte správnou logistiku

Pečlivě si vyberte místo a čas schůzky. Pokud se pokusíte nacpat 15 lidí do konferenční místnosti se šesti židlemi, bude mít jednání katastrofu. Když se lidé cítí nepříjemně, nevidí se, neslyší nebo mají hlad, výsledky setkání utrpí.

Naučte se používat logistiku jako způsob, jak povzbudit velkou participaci a odstranit překážky. To vše si musíte předem naplánovat. Když někoho uprostřed schůzky pošlete, aby si objednal sendviče, vaše schůzka bude méně efektivní. Logistické plánování zahrnuje tyto dovednosti.

• Logistické plánování a zkušenosti
• Rozhodování
• Promyšlené zohlednění potřeb druhých

3. Záznam zápisu z jednání

Poslední kritická část plánování schůzky je zápis z jednání. Kdo je vezme? Kdo je bude distribuovat? Pokud nemáte určeného administrativního pracovníka, zvažte, zda to uděláte sami, nebo rozdělte odpovědnost mezi členy týmu. Pokud Jane udělala minuty minulý týden, tento týden je na řadě John. Pokud ke shromažďování nápadů používáte bílou tabuli nebo flip chart, dejte tomu, kdo píše dostatek času na jejich správné zdokumentování.

• Dovednosti psaní poznámek
• Relevance dokumentace 
• Pochopení diverzity a inkluze

Jak vést schůzku

Se svým solidním programem, dobrou polohou a vhodným občerstvením jste připraveni na schůzku. Aby se vaše schůzka stala skvělou pracovní schůzkou (a ne jen skládkou informací), budete muset prokázat vhodné dovednosti pro facilitaci schůzky.

Chcete-li to provést, budete se chtít zaměřit na tyto tři složky facilitace setkání.

1. Klást otázky

Skvělé otázky podněcují velkou diskusi. Článek, "70 úžasných koučovacích otázek s použitím modelu GROW“ nabízí některé vynikající podněty k diskusi.

•  Ptejte se, abyste získali další informace
• Ptejte se, abyste se dozvěděli o různých úhlech pohledu
• Pokládejte otázky, abyste si všimli oblastí shody a nesouhlasu
• Pokládejte otázky, abyste se ujistili, že skutečně slyšíte přesně to, co členové týmu přispívají
• Pokládejte otázky, abyste se o tom přesvědčili sdílíte význam se členy týmu

2. Předveďte aktivní naslouchání

Aktivní poslech vám to umožní opravdu a hluboce znát že ty a ten člověk posloucháte, abyste sdíleli význam a došli k promyšlenému pochopení vzájemných pozic. Když parafrázujete, zkontrolujete porozumění a položíte doplňující otázky, povzbudí to k větší účasti a udrží diskusi plynulou.

• Kývejte hlavou a dalšími vhodnými gesty naznačujte porozumění
• Opakujte, co jste slyšeli, druhé straně, abyste věděli, že sdílíte význam
• Ptejte se, abyste objasnili vše, čím si nejste jisti
• Pokládejte doplňující otázky, abyste své porozumění dále rozšířili
• K vyjádření porozumění používejte slova jako „ah-ha“, „ano, rozumím“ a podobně

3. Veďte pořádný brainstorming

Většina lidí si to už myslí vědět, jak brainstorming. Obvykle však ne. V příliš mnoha prostředích je účinnost brainstormingu snížena špatným řízením procesů, silným sociálním nebo politickým tlakem a špatnými schopnostmi facilitace. Mnoho lidí nikdy skutečně nezažilo sílu dobře vedeného brainstormingu.

• Procvičte si efektivní facilitační dovednosti
• Řídit zavádění nápadů účastníky
• Zajistěte, aby všichni účastníci měli stejnou příležitost mluvit
• Spravujte konkurenční konverzace a lidi, kteří spolu mluví
• Vymyslete účinný způsob, jak zúžit výběr z brainstormingu na zvládnutelný počet
• Vyřešte všechny vzniklé konflikty

Jak řešit problémy na schůzce

Druhý typ schůzky vyžaduje různé dovednosti facilitace schůzky. Nepotřebovali byste se sejít, pokud se již všichni shodli na řešení. Scházíte se, abyste sdíleli informace a vyvíjeli odpovědi, a to znamená, že budete muset lidi spojit. Zde jsou dovednosti, které budete potřebovat.

1. Dovednosti k budování konsensu

Konsensus neznamená, že každý musí souhlasit s rozhodnutím. Znamená to, že každý měl příležitost podělit se o své názory (případně prostřednictvím brainstormingu) a navrhnout nápady. V návaznosti na to je klíčem ke konsenzu to, že všichni členové týmu souhlasí s podporou směru, i když to nebyla jejich původní volba.

• Správná facilitace schůzky povede skupinu od sdílení nápadů k vývoj efektivního rozhodnutí.
• Dosažení konsensu trvá déle, ale obvykle získá silnější buy-in od celé skupiny. Pamatujte však, že konsenzus není konečným cílem.
• Efektivní rozhodnutí pro daný problém je nejdůležitější otázkou.

2. Dovednosti řešení konfliktů

Kdykoli je místnost plná lidí zapojených do řešení problému, konflikt je nevyhnutelný. Ve skutečnosti je konflikt ohledně úkolu nebo problému považován týmovými výzkumníky za součást procesu efektivního rozhodování. Manažer se musí naučit, jak na to využít sílu konfliktu v pozitivním smyslu.

• Spravujte diskusi, abyste mohli poslouchat všechny názory
• Veďte diskusi, abyste identifikovali oblasti shody a nesouhlasu
• Použijte dovednosti facilitace, aby se někteří účastníci cítili slyšet

3. Neverbální komunikační dovednosti

Zatímco se výzkumníci dohadují o přesných procentech, většina by souhlasila s tím, že více než 50 % komunikace je neverbální.

• Manažer musí být schopen číst tón a řeč těla skupiny, aby mohl posoudit úroveň jejich angažovanosti, upřímnosti a odhodlání.
• Vaše porozumění neverbální komunikaci vám může pomoci zjistit, kdy existuje skutečná shoda oproti mluvené dohodě, jen abyste schůzku dokončili.
• Buďte si vědomi řeči těla jako způsobu, jak zažít celkový komunikační hlas jednotlivce nebo týmu.