Jaký je nejlepší způsob, jak napsat dopis? Fungují stále papírové dopisy nebo je lepší e-mail? Neexistuje jeden nejlepší způsob komunikace. V některých případech má smysl komunikovat prostřednictvím e-mailu, jindy možná budete muset poslat tradiční psané, tištěné a podepsané dopisy.
Které si vyberete, závisí na tom, s kým komunikujete, a na účelu vaší korespondence.
E-mail je rychlejší a jednodušší, ale některé e-mailové zprávy se nikdy neotevřou a v závislosti na tom, kdo jste když píšete a proč píšete, možná budete požádáni, abyste zaslali napsaný a podepsaný dopis poštou nebo jej dokonce nahráli online.
Typ zprávy, kterou zvolíte, závisí na tom, s kým komunikujete, a na účelu vaší korespondence.
Profesionální pokyny pro psaní dopisů a e-mailů
Zde jsou pokyny pro psaní dopisů a e-mailových zpráv, včetně toho, jak psát, formátovat a korigovat dopisy, s příklady různých typů obchodních dopisů.
Co zahrnout do dopisu nebo e-mailu
Bez ohledu na to, jak komunikujete, dobře napsané dopisy obsahují několik částí. Co zahrnete do každé části a jak je dokument naformátován, bude záviset na tom, zda posíláte psaný dopis nebo e-mailovou zprávu.
Tento průvodce psaním dopisů obsahuje to, co by mělo být uvedeno v každé části dopisu, jak oslovovat a podepisovat psanou a e-mailovou komunikaci, formáty a rozvržení dopisů a příklady a šablony.
Části dopisu
- Kontaktní informace
- Pozdrav (pozdrav)
- Body dopisu
- Zavírání
- Podpis
Kontaktní informace
Způsob, jakým zadáte své kontaktní údaje, se bude lišit podle toho, jak dopis posíláte. Když odešlete e-mailovou zprávu, vaše kontaktní informace budou na konci zprávy, nikoli v horní části stránky.
Příklady pozdravu
Pozdrav je pozdravná část vašeho dopisu. Zde je seznam příkladů dopisových oslovení, které dobře fungují pro profesionální korespondenci.
Body dopisu
Tělo vašeho dopisu bude obsahovat několik odstavců.
- První odstavec by měl obsahovat úvod a stručné vysvětlení vašeho důvodu psaní.
- Druhý odstavec (a všechny následující odstavce) by měl dále vysvětlovat vaše důvody pro psaní.
- Poslední odstavec by měl buď vyžadovat od čtenáře akci, pokud něco požadujete, nebo uvést, jak budete postupovat.
Ujistěte se, že účel vašeho dopisu je jasný. Čtenář bude muset vědět, co požadujete a jak vám může pomoci. Nebo, pokud nabízíte služby nebo pomoc, co můžete čtenáři poskytnout.
Zavírání
Dopis je uzavřen výrazem jako „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“, za kterým následuje čárka a poté váš podpis, pokud posíláte psaný dopis. Pokud posíláte e-mailovou zprávu, zadejte po uzávěrce své jméno. Zde je seznam příkladů uzavření dopisů, které jsou vhodné pro obchodní a zaměstnaneckou korespondenci.
Podpis
Zakončením vašeho dopisu je váš podpis, který bude v e-mailové zprávě obsahovat vaše kontaktní údaje.
- Jak podepsat dopis
- Jak nastavit e-mailový podpis
Jak oslovit dopis
Je důležité oslovit osobu, se kterou píšete, formálně, pokud ji neznáte velmi dobře. Zde je návod, jak adresovat dopis, včetně obecných informací, které můžete použít, pokud ve společnosti nemáte kontaktní osobu.
Formátování vaší korespondence
Nyní, když máte všechny informace, které potřebujete zahrnout, zkontrolujte standardní formát pro dopisy a e-mailové zprávy:
- Formát dopisu
- Formát e-mailové zprávy
Pokyny pro psaní dopisů
Dalším krokem je vyleštění dopisu, takže mezi odstavci a horní a dolní částí stránky je dostatek místa. Budete také chtít vybrat čitelný, profesionální styl a velikost písma. To, co řeknete, bude záviset na důvodu, proč píšete, takže nezapomeňte přizpůsobit svůj dopis tak, aby odpovídal vaší osobní a profesní situaci.
Zde jsou podrobné průvodce psaním různých typů písmen, včetně okrajů stránky, písem, mezer a podrobností o tom, co je třeba zahrnout, spolu s příklady každého z nich.
- Jak napsat průvodní dopis
- Jak napsat dopis se žádostí o zaměstnání
- Jak napsat referenční dopis
- Jak napsat rezignační dopis
- Jak napsat děkovný dopis
- Pokyny pro zprávy a pozvánky na LinkedIn
- Profesionální pokyny pro e-mailové zprávy
Příklady a šablony
Použití šablony je skvělý způsob, jak začít svůj vlastní dopis nebo e-mailovou zprávu, protože začínáte se základním formátem. Jednoduše vyplňte své údaje v příslušné části dopisu.
Prohlížení příkladů je také užitečné, protože získáte nápady, co říci ve své vlastní korespondenci.
Ukázky dopisů
Vzory dopisů včetně obchodních dopisů, průvodních dopisů, děkovných dopisů pohovorů, následných dopisů, přijetí do zaměstnání a zamítací dopisy, rezignační dopisy, děkovné dopisy, obchodní dopisy a další vzorky dopisů a šablony.
Příklady e-mailových zpráv
Příklady e-mailových zpráv o zaměstnání, hledání zaměstnání a podnikání, plus e-mailové šablony, příklady formátovaných zpráv, předmět, pozdravy a příklady podpisů.
Korektura a kontrola pravopisu
Nakonec, než dopis vytisknete nebo nahrajete nebo odešlete e-mailovou zprávu, zkontrolujte pravopis, gramatiku a zkontrolujte jej. Tip, jak se ujistit, že tam nejsou žádné chyby, je přečíst si to nahlas. Můžete si všimnout chyb, které jste při kontrole nezachytili, pouhým pohledem na něj.
