Plánování konference vyžaduje soubor dovedností, který zahrnuje neuvěřitelné organizační schopnosti, schopnost multitaskingu, energii, kreativitu, obchodní důvtip, mezilidské dovednosti a smysl pro detail. Vyžaduje také komplexního průvodce plánováním konference, který vás nejen udrží podle plánu, ale poskytne tolik potřebnou jistotu, že jste cestou na něco nezapomněli.
Jak se liší od jiného plánování událostí
Plánování konference se liší od jiných typů plánování událostí a zahrnuje další kroky. Konference mají tendenci být velkými událostmi, jejichž plánování obvykle trvá rok nebo déle. Váš seznam úkolů může zahrnovat výběr místa konání, rezervaci hotelových pokojů, nastavení online registrace, zabezpečení reproduktory, zařizování pohostinských apartmá, pořádání výstavní síně, plánování schůzek, manipulace s jídlem a nápoji a více. Příprava dobře organizovaného průvodce plánováním konference, který mapuje jednotlivé kroky, je nutností každého úspěšného plánovače konferencí.
Průvodce plánováním konference slouží jako plán pro plánování jakékoli konference. Přizpůsobte a upravte průvodce na základě události, kterou plánujete, a mějte ho vždy po ruce. Když je správně připraven a používán, brzy se stane vaším nejcennějším nástrojem pro plánování konferencí.
Začněte se základy plánování konferencí
První část vašeho průvodce plánováním konference by měla obsahovat základy týkající se konference:
- Datum a čas události
- Místo akce (pokud je známo)
- Účel akce
Zahrňte jakékoli další známé prvky, jako jsou náhradní data nebo počet účastníků.
Jaký je plán?
Než se pustíte do plánování různých prvků konference, musíte přijít na to, co tyto různé prvky jsou a kam zapadají do celkového schématu vaší akce. Takže vytáhněte propisku a blok, nebo si sedněte k počítači a začněte si zapisovat vše, co vás napadne.
Nedělejte si starosti se seznamem věcí v pořadí podle důležitosti nebo v jakékoli chronologické posloupnosti. To přijde později. Právě teď budete v podstatě vytvářet velmi dlouhou, ale jednoduchou verzi svého seznamu úkolů, což budou rozděleny do různých samostatných komponent, se kterými se bude během plánování manipulovat individuálně proces.
V této sekci může být uveden některý z následujících:
- Výběr místa konání
- Výběr hotelu
- Prostor pro setkání
- Pohostinské apartmány
- Konferenční výstavní sál a stánky
- Zahajovací ceremonie
- Registrace řečníka/vystavovatele
- Registrace účastníků
- Cestovní přípravy
- Účastnické odznaky
- Program akcí
- Potravin a nápojů
- Audiovizuální
- Personální obsazení na místě
Udělejte si čas na sestavení tohoto seznamu, abyste nic nepřehlédli a mohli přidat cokoli, co se objeví později. Nenechte se zahltit mnoha uvedenými oblastmi odpovědnosti; účelem je myslet na vše hned, abyste mohli efektivně plánovat a spravovat každou položku.
Vyberte místo konání
Jakmile určíte, kdy se má konference konat, a pochopíte celkový rozsah akce, dalším krokem je výběr místa konání. V závislosti na velikosti konference si možná budete moci vybrat jedno místo pro všechny vaše konferenční potřeby, od výstavní síně po zasedací místnosti, banketové sály a hotelové pokoje.
Pokud je konference příliš velká na to, aby se dala ubytovat na jednom místě, vyhledejte místo, které je v blízkosti venkovních hotelů nebo cateringová místa, aby účastníci konference nemuseli cestovat příliš daleko, aby se přesunuli z jedné konferenční akce na druhou.
Myslete na registraci účastníků
Zvažte nejlepší způsob, jak se mohou účastníci na tuto konferenci zaregistrovat, a jak potvrdíte jejich registraci. Možná se budete chtít podívat na vytváření odznaků nebo jmenovek pro účastníky. Když se přesunete do registrace, nezapomeňte si prohlédnout a aktualizovat průvodce plánováním.
Pokud se očekává, že událost přitáhne velké davy, pak je online registrační systém konference tou správnou cestou. Systém umí zpracovat platby, sledovat registrace a organizovat další relevantní informace a pomáhat při generování zpráv a seznamů účastníků.
Vystavovatelé a konferenční výstavní sály
Výstavní plochy jsou běžnou součástí konferencí a poskytují příležitost sponzorům a prodejcům pronajmout si prostory k propagaci svých produktů a služeb. To je také příležitost pro hostitele konference přinést příjmy, pokud je výstava efektivně propagována a dobře přijata. V závislosti na velikosti vaší konference bude správa vystavovatelů a výstavní haly vyžadovat další čas a zdroje, proto plánujte odpovídajícím způsobem.
Jak je uvedeno výše, online konferenční registrační systémy jsou nejlepším způsobem sledování registrací, pokud tedy očekáváte velký počet vystavovatelů, pak zvažte začlenění registrace vystavovatelů do vaší registrace účastníků Systém. Vystavovatelé budou také potřebovat:
- Vystavovatelské odznaky
- Mapa konferenčního výstavního sálu s uvedenými čísly stánků
- Manuály pro postavení a bourání výstavního stánku
- Vystavte smlouvy na stánky
- Seznam prodejců na místě, kteří vám pomohou s pronájmem exponátů a službami
Jako plánovač konferencí, budete zodpovědní za najímání ostrahy k zajištění bezpečnosti materiálů umístěných ve výstavní hale.
Naplánujte podrobnosti konference
Po vyřešení některých větších povinností, jako je výběr místa konference a registrace účastníků, můžete přesunout svou pozornost na plánování podrobností konference. Stejně jako u plánování jakékoli události je organizace stejně prvořadá jako pozornost k detailu.
Nyní je čas vytáhnout ten dlouhý seznam úkolů, který jste dali dohromady na začátku procesu plánování konference. Prohlédněte si seznam a proveďte potřebné změny nebo doplňky, aby odrážely nejnovější úkoly a povinnosti. Dále seřaďte tyto položky v chronologickém pořadí, začněte položkami, které mohou nebo musí být dokončeny s velkým předstihem. Například:
- Rezervujte blok hotelových pokojů
- Rezervovat prostor ve výstavní síni
- Prozkoumejte online registrační systémy pro konference
- Naplánujte si marketingový plán konference
Začněte od začátku a pokračujte odtamtud. U každého detailu, který musí být dodržen, musí být sledováno, zda jsou smlouvy podepsány a přijaty. Jak se blíží datum konference, vaše akční položky budou zahrnovat krátkodobé úkoly, jako jsou:
- Vyberte barevné schéma a dekor
- Vytvořte květinová aranžmá
- V nabídce Hoose
- Zajistěte dopravu na letiště pro řečníky nebo VIP
Považujte svého průvodce plánováním konference za svůj průvodce vším, co je součástí plánování konference, bez ohledu na to, jak je malá. Tato příručka se rychle stane neocenitelným nástrojem, který vás nejen udrží uspořádaný a podle plánu ale uklidní nervy, když se blíží velké rande a vy se ptáte, zda jste nezapomněli něco.
