The zaměstnanecký personální spis je hlavní zaměstnanecký spis, který obsahuje historii pracovního poměru od žádosti o zaměstnání přes výstupní pohovor a zaměstnání ukončovací dokumentaci.
Přístup k souboru zaměstnanců
K informacím v personální složce zaměstnance mohou mít přístup pouze zaměstnanci oddělení lidských zdrojů a přímý nadřízený nebo manažer zaměstnance, který nikdy neopustí kancelář oddělení lidských zdrojů.
V některých společnostech je přístup k souboru omezen na personální pracovníky. V těchto organizacích si vedoucí nebo manažeři uchovávají svůj vlastní manažerský soubor, který obsahuje dokumenty, které mohou potřebovat k přístupu, jako jsou kopie předchozích hodnocení výkonu.
Požadavky se liší stát od státu, nemluvě o tom, kdo má přístup k personální složce zaměstnance, nemluvě o mezinárodním měřítku. V některých státech mají zaměstnanci právo na přístup k informacím v personálním spisu a dokonce je mohou získat. V jiných je přístup užší. Požadavky se také liší v tom, k čemu má zaměstnanec přístup. Seznamte se s pravidly v jurisdikci, ve které zaměstnáváte lidi, abyste zůstali v souladu s vašimi právními požadavky.
Obecně nebudete chtít v personální složce zaměstnance uchovávat dokumenty, ke kterým zaměstnanec nemá přiměřeně právo na přístup. Můžete zvážit uchování všech dokumentů souvisejících s prověřením, referencemi, kontrolními seznamy pohovorů a hodnocením v samostatném souboru, který je vytvořen pro uložení všech dokumentů souvisejících s konkrétním náborem a náborem událost.
The zaměstnanecký personální spis je obvykle uložena v uzamčené, ohnivzdorné kartotéce na uzamčeném místě, které je přístupné personálu lidských zdrojů. Důvěrnost informací o zaměstnancích v personální složce má prvořadý význam.
Ze všech záznamů zaměstnanců vedených ve společnosti je personální spis zaměstnanců každodenně nejčastěji přístupný pro informace ze strany zaměstnavatele, nadřízeného nebo personálu lidských zdrojů.
Úvahy o obsahu souboru zaměstnanců
Personální spisy obvykle obsahují dokumenty, které si zaměstnanec již prohlédl, a je tak seznámen s jejich obsahem. To zahrnuje dokumenty, jako jsou žádosti o zaměstnání, hodnocení výkonu, uznání, záznamy o školení a formuláře, které se týkají převodů a povýšení.
Základní principy a otázky, které je třeba zvážit při ukládání jakéhokoli dokumentu do zaměstnaneckého spisu, jsou tyto.
- Bude zaměstnavatel potřebovat konkrétní dokument k odůvodnění rozhodnutí, pokud byl zaměstnavatel žalován? Potřeboval by zaměstnavatel dokument u soudu?
- Ví zaměstnanec a rozumí tomu, že dokument bude uložen v jeho osobní složce? Ve většině případů by zaměstnavatelé měli nechat zaměstnance podepsat dokument, nikoli proto, aby vyjádřil souhlas s obsahem dokumentu, ale aby potvrdit, že jsou si vědomi a přečetli si dokument.
- Žádná překvapení, názory nebo osobní poznámky o zaměstnanci by nikdy neměly být umístěny do personální složky zaměstnance. Jen fakta, žádné spekulativní myšlenky, patří do zaměstnaneckého personálního spisu.
Obsah souboru zaměstnanců
Následují doporučení týkající se dokumentace, kterou by měl zaměstnavatel uchovávat v personální složce zaměstnance.
Historie zaměstnání
- Žádost o práci
- Životopis
- Pokračovat v průvodním dopise
- Ověření vzdělání
- Ověření zaměstnání
- Zamítací dopis
- Popis pracovní pozice
- Záznamy o analýze práce
- Nabídkový dopis nebo pracovní smlouva
- Smlouva o zprostředkování práce nebo dohoda o dočasném zprostředkování, je-li použita
- Kontakt pro případ nouze
- Podepsaný formulář potvrzení o přijetí zaměstnanecké příručky
- Kontrolní seznam z orientace nového zaměstnance zobrazující témata a kým
- Jakékoli dohody o přemístění a dokumentace
- Jakákoli smlouva, písemná dohoda, potvrzení nebo potvrzení mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem (například dohoda o zákazu konkurence, pracovní poměr smlouvanebo smlouva týkající se firemního automobilu)
- Oficiální formuláře týkající se života zaměstnání včetně žádostí o převod, povýšení, interní žádosti o zaměstnání a tak dále
- Jakékoli další dokumenty související se zaměstnáním
Rozvoj výkonnosti zaměstnanců, plány rozvoje a zlepšování
- Kopie jakéhokoli použitého hodnocení výkonu nebo plánů rozvoje zaměstnanců
- Sebehodnocení zaměstnanců
- Záznamy z jakýchkoli formálních poradenských sezení
- Poznámky k docházce nebo nedochvilnosti
- Dokumentace plánu zlepšení výkonu
- Zprávy o disciplinárním řízení
- Prezentované uznání zaměstnanců, jako jsou certifikáty, uznávací dopisy a tak dále
- Formální návrhy a doporučení zaměstnanců, reakce organizace
- Záznamy ze školení
- Žádosti o školení
- Hodnocení kompetencí
- Oznámení nebo plány tréninkových tříd nebo relací
- Potřebuje podepsat posudky
- Zprávy o výdajích na školení
- Stížnosti od zákazníků nebo spolupracovníků, které byly projednány se zaměstnancem
Záznamy o ukončení pracovního poměru
- Dopis o rezignaci zaměstnance
- Ukončete dokumentaci pohovoru
- Kobra oznámení
- Kontrolní seznam pro ukončení pracovního poměru
- Konečné vyúčtování všech aspektů zaměstnání zaměstnance, jako je konečná výplata, výplata dovolené, vrácení majetku společnosti atd.
Sečteno a podtrženo
Do personální složky zaměstnance budete chtít umístit pouze dokumenty, které zaměstnanec zná. Pokud zobrazení obsahu jejich souboru způsobí překvapení zaměstnance, nespravujete obsah souboru efektivně.
