Mnoho společností začalo používat systémy plánování podnikových zdrojů (ERP) spíše než účetní softwarové aplikace.
ERP systém se liší od účetních systémů tím, že účetní systémy provádějí pouze úkoly související s účetnictvím. ERP systém však zvládne nejen účetní úkoly, ale i obecné úkoly řízení podniku.
Celkově je to výkonnější platforma.
ERP systém je v podstatě sada softwarových balíků, které mohou provádět účetnictví, plánování produktů a vývoj, výroba, řízení zásob, řízení prodeje, lidských zdrojů a další podnikání úkoly.
Jako náklady na účetní systém, budete chtít při výběru ERP systému zvážit nejen licenční poplatky, ale i celkové náklady na samotný ERP systém:
- Implementace
- Výcvik
- Vývoj pro přizpůsobení
- Redesign procesu
- Údržba
- Upgrady
- Podpěra, podpora
Náklady 1: Implementace
Je nutné, aby váš ERP systém instalovali a konfigurovali odborníci, takže tyto náklady na implementaci budete muset zahrnout do celkové ceny ERP systému. Systémy ERP jsou komplexní softwarové aplikace, takže pravděpodobně budete muset změnit operační systémy, upgradovat nebo změnit servery a změnit další hardware a software, který používáte v síti vaší společnosti, aby ERP systém fungoval správně.
V rámci implementace také budete muset – nebo byste měli – nastavit testovací prostředí, abyste mohli otestovat systém ERP, aniž byste ovlivnili skutečná data vaší společnosti. To může ušetřit spoustu potenciálních pracovních hodin, pokud dojde k problému s implementací.
Cena 2: Školení
Jak již bylo zmíněno, ERP systém je komplexní softwarová aplikace, kterou lze považovat za sadu softwarových programů, které jsou současně kompatibilní. Vaši zaměstnanci budou potřebovat školení o používání programů, protože ERP systém není tak intuitivní nebo snadno použitelný jako základní účetní software, jako je např. QuickBooks nebo Peachtree.
Zaměstnanci vaší společnosti budou potřebovat čas a školení. Prodejce ERP často na požádání poskytne další školení za standardizovanou hodinovou sazbu. Nastanou situace, kdy bude potřeba konzultanta, v případě specializovaného obsahu nebo zvláště obtížné potřeby. V každém případě budete muset tyto dodatečné náklady započítat do své analýzy při kontrole ERP systémů pro nákup.
Cena 3: Vývoj pro přizpůsobení
Předinstalovaná funkčnost ERP systému vám nebude stačit k efektivnímu provozu vašeho podnikání. Budete muset vynaložit určité náklady na vývoj přizpůsobených sestav, aby vaši zaměstnanci mohli snadno provádět své denní a měsíční úkoly.
ERP systém může uchovávat značné množství informací, ale uživatelé mají omezený přístup k informacím. Není proto neobvyklé, že pracovníci IT se věnují vývoji přizpůsobených sestav pro různá oddělení, aby bylo možné podnikové procesy a analýzy provádět včas.
Náklady 4: Přepracování procesu
Pokud vaše společnost přechází z účetního softwarového programu na ERP systém, pak jistě budete mít spoustu procesů, které bude potřeba předělat. Pro společnosti používající účetní software může být mnoho úkolů prováděno mimo software buď ručně v papírovém formátu, nebo pomocí aplikace třetí strany, jako je MS Excel.
Pořízení an ERP systém by teoreticky mělo znamenat, že mnoho z těchto úkolů je automatizováno softwarem, aby se zvýšila přesnost i efektivita při provádění těchto úkolů. I když vaše společnost mění systémy ERP, žádné dva nejsou stejné, takže můžete očekávat, že dojde k určitým změnám v obchodních procesech vaší společnosti, aby se shodovaly s procesy softwaru.
Náklady 5: Údržba
Budete muset udržovat svůj ERP systém, takže budete muset započítat tyto náklady. Náklady na ERP mohou zahrnovat náklady na hardware, síť a práci od IT a dalších oddělení, aby bylo zajištěno, že systém bude fungovat správně.
Náklady na údržbu systému ERP obvykle běží mezi 15–20 % počáteční kupní ceny. Nastavení ERP, které stojí 250 000 USD, by teoreticky znamenalo náklady na údržbu 37 500 až 50 000 USD.
Cena 6: Upgrady
Stejně jako všechny softwarové programy i systémy ERP vyžadují pravidelné upgrady, aby nezastaraly. Měli byste zvážit, jak často očekáváte upgrade svého ERP systému a jaké budou tyto náklady, až upgradujete.
Měli byste také zvážit, že jakýkoli upgrade může ovlivnit obchodní procesy a vyžadovat další hardware nebo software systém běží hladce, pokud vaše firma při provádění aktualizací nebo přenosu dat neběží na zrcadleném nastavení.
Cena 7: Podpora
Vaši zaměstnanci se při používání programu dostanou do problémů a vy tak zjistíte četné chyby v jakémkoli ERP systému budete chtít zajistit, aby vám váš prodejce poskytl odpovídající technickou podporu k vyřešení těchto problémů problémy.
Měli byste se zeptat svého dodavatele, zda je tato podpora součástí licenční poplatek nebo se jedná o dodatečné náklady, protože technická podpora může mít vliv na váš konečný výsledek, pokud není zahrnuta v počátečním nákupu a není pečlivě sledována.
