Při prvním zahájení podnikání si možná budete chtít ponechat shromážděné účtenky, abyste si mohli odečíst obchodní náklady na dani z příjmu a další. Lepší systém je zapotřebí pro případy, kdy je čas na vedení účetnictví, místo aby se všechny vaše obchodní účtenky nacpaly do šuplíku stolu. Objevení neuspořádaného množství účtenek samozřejmě může způsobit změť problémů.
Uspořádání obchodních příjmů může majitelům podniků pomoci sledovat průběh jejich podnikání a zároveň je připravit na účetní závěrku. Pomáhá také identifikovat zdroje příjmů, sleduje výdaje a připravuje položky pro daňové přiznání.
Lepší systém
V průběhu let je důležité vyvinout dobro plnící systém pro účtenky. To může například zahrnovat registrační systém, který usnadňuje zadávání dat a umožňuje vám získat konkrétní účtenku, pokud potřebujete vyhledat konkrétní podle data nebo kategorie.
Jedním z příkladů uspořádání obchodních účtenek je vedení řady složek označených podle měsíce a roku, jako například „Příjmy listopad 2017“. Dvě nejaktuálnější složky souborů mohou být umístěny na vašem stole, takže když sbíráte účtenky na různých kolech, je snadné je vložit do správné měsíční složky.
Poté, když provedete měsíční zadávání dat, můžete vzít příslušnou složku měsíčních souborů a třídit obchodní účtenky do hromádek na základě jejich klasifikace daně z příjmu. Můžete například sponou na papír dohromady všechny účtenky za software, dohromady všechny účtenky za jídlo a zábavu a dohromady všechny účtenky na výdaje související s automobilem. Po dokončení zadávání údajů můžete složku s účtenkou měsíce vložit na příslušné místo v šuplíku jedné z vašich kartoték.
Jste-li obchodník s velkým množstvím výdajových dokladů, je snadné upravit stejný systém popsaný výše spolu s častějšími záznamy.
Vytvářejte kopie nebo digitální obrázky
Pokud se pokoušíte přejít na „bezpapírovou kancelář“, jako většina dnešního moderního světa, můžete naskenovat účtenky a uložit je s dalšími digitálními účetními informacemi. Některé z novějších cloudových účetních softwarových aplikací mají mobilní aplikace, které vám umožňují sejmout účtenku z mobilního telefonu a zaznamenat ji za běhu.
Pro ty, kteří podnikají v Kanadě, jsou určeny papírové kopie nebo digitální obrázky účtenek obvykle přijatelné pro kanadský daňový úřad (CRA), za předpokladu, že jsou čitelné. Pokud tomu tak není, může CRA během auditu nebo běžné žádosti o dokumentaci požadovat nahlédnutí do původních papírových dokumentů. Originály by tedy měly být vždy uchovávány po předepsanou dobu, což je v průměru navrhovaných šest let.
Snížení daňové zátěže
Odměnou za to, že jste si udělali čas na uspořádání svých dokladů o výdajích před jejich podáním, je vypracování daňového přiznání k dani z příjmu vaší firmy. Za prvé, budete mít všechny své účtenky, které budou sloužit jako důkaz pro vaše odpočty daně z příjmu související s podnikáním. Za druhé, když už máte své účtenky roztříděné podle kategorií obchodních nákladů, znamená to, že máte všechny relevantní věci účtenky pro každou kategorii jsou připraveny na součet a urychlí vyplnění daňového přiznání snadný.
Poznámka: Pokud v Kanadě provozujete společnost s jediným vlastníkem nebo partnerskou společnost, jsou vaše obchodní náklady zaneseny do formuláře T2125, který je součástí vašeho daňového přiznání k dani z příjmu fyzických osob T1. Pokud podnikáte jako korporace v Kanadě, uplatníte své obchodní výdaje v daňovém přiznání k dani z příjmu právnických osob T2.
Když je podána vaše daň z příjmu
Protože se nyní tolik daňových přiznání k dani z příjmu podává online, není již běžné ani nutné zasílat potvrzení o výdajích, když podáváte daň z příjmu. Místo toho vložte všechny příslušné účtenky za daňový rok do jediné složky označené podle roku, například „Daňové potvrzení 2019“, a přidejte složku do své kartotéky, ať už digitální nebo fyzickou.
Pokud budete mít jakýkoli spor s kanadským daňovým úřadem, IRS nebo se necháte zkontrolovat, vaše účtenky budou zásadním důkazem.
