Cenu účetního softwaru lze snadno určit; náklady spojené s účetním softwarem je naopak mnohem obtížnější určit. Cenu svého účetního softwaru můžete určit tak, že se prodejce zeptáte, kolik si účtují za svůj software. Nabídka, kterou obdržíte, bude pravděpodobně zahrnovat licenční poplatek, aby vyhovoval vašim potřebám, ale jsou zde další náklady na účetní software, které jsou součástí této nabídky. Toto jsou skutečné náklady účetního softwarového programu a je třeba je zahrnout do vaší analýzy, když zvažujete celkové náklady na vlastnictví účetní softwarové aplikace:
- Implementace
- Výcvik
- Vývoj pro přizpůsobení
- Redesign procesu
- Údržba
- Upgrady
- Podpěra, podpora
Náklady číslo 1: Implementace
Náklady na implementaci účetního softwaru zahrnují veškeré náklady potřebné k instalaci a konfiguraci programu. Některé základní balíčky účetního softwaru lze stáhnout a spustit na téměř libovolné ploše, zatímco jiné vyžadují určitý hardware a software, aby správně fungovaly. Budete muset zkontrolovat specifikace hardwaru a softwaru v jakémkoli účetním softwarovém programu koupíte, abyste zjistili, zda budete ke spuštění vyžadovat upgrade hardwaru nebo operačního systému program. Pro vyšší účetní software budete muset najmout externí konzultanty, aby nakonfigurovali program tak, aby fungoval správně. I ten nejzákladnější účetní softwarový program musí být přizpůsoben vašemu konkrétnímu podnikání, takže budete mít nějaké náklady na nastavení a konfiguraci.
Náklady číslo 2: Školení
Pokud nevíte, jak používat svůj účetní software, nebude vám to k ničemu. Mnoho prodejců poskytuje úvodní školení, abyste se mohli naučit program používat. Získáte však pouze základní školení; jen málo prodejců vám pravděpodobně nabídne komplexní a hloubkové školení bez dalších poplatků. Navíc budete mít pravidelnou fluktuaci zaměstnanců, takže se budou muset program v určitém okamžiku také naučit. Čas strávený počátečním školením a poté ročním školením zaměstnanců by měl být zohledněn při analýze nákladů jakékoli účetní softwarové aplikace. Pokud průměrnému zaměstnanci trvá dva týdny, než se naučí tento software, než začne být produktivní, pak byste měli do svých nákladů zahrnout jejich dvoutýdenní plat a benefity a ztrátu produktivity analýza. Nakonec můžete očekávat, že software vyšší třídy bude pravděpodobně vyžadovat více času a nákladů na školení, než vyžaduje nižší účetní software.
Náklad číslo 3: Vývoj pro přizpůsobení
Účetní software můžete používat ihned po vybalení, pokud máte standardní podnik založený na službách. Ale všechny malé podniky nejsou stejné, přičemž některé podniky mají jedinečné požadavky na dodržování předpisů, regulační nebo právní výkaznictví. Proto možná budete muset upravit svou účetní softwarovou aplikaci tak, aby vyhovovala vašim potřebám. Tyto předpokládané náklady na přizpůsobení byste měli přidat k nákladům na váš účetní software.
Náklad číslo 4: Redesign procesu
Pokud máte podnik, který je v provozu, pravděpodobně již máte účetní softwarový program, který jste používali, ale již nesplňuje potřeby vaší firmy. Jakýkoli nový účetní software by měl usnadnit provádění vašich obchodních procesů, ale bude také vyžadovat, abyste některé procesy upravili tak, aby byly v souladu s procesy účetního softwaru. Měli byste rozumět toku informací ve vaší firmě, abyste mohli předvídat množství procesů, které se změní.
Náklady číslo 5: Údržba
Budete muset udržovat svůj účetní software a veškerý hardware nebo software, který aplikaci podporuje. Pokud provozujete serverovou účetní softwarovou aplikaci, měli byste zvážit náklady na údržbu těchto serverů. Cloudové účetní softwarové aplikace mohou tyto náklady eliminovat, ale prodejce může účtovat poplatek za údržbu, a to buď ročně, nebo měsíčně, aby tyto náklady získal.
Náklad číslo 6: Upgrady
V určitém okamžiku budete muset svůj účetní software upgradovat, ať už chcete nebo ne. Mnoho softwarových vývojářů navrhuje zastaralost svých produktů tak, aby fungovaly pouze dál konkrétní operační systémy nebo nebudou poskytovat školení a podporu pro zastaralé verze jejich programy. Možná budete také muset upgradovat svůj účetní software, pokud by se vaše firma rozrostla, nebo přidat další účetní moduly, abyste vylepšili funkčnost základního programu. Opět můžete tyto náklady na upgrade přidat k celkovým nákladům na účetní software.
Náklad číslo 7: Podpora
Poslední náklady, které zvažujeme v celkové náklady na účetní software jsou náklady na podporu. Při používání účetního softwaru narazíte na problémy a budete se muset spojit s oběma poskytovatel softwaru nebo konzultant, který vám pomůže vyřešit váš problém nebo vám ukáže, co děláte nesprávně. Měli byste přidat předpokládané náklady na technickou podporu, abyste získali skutečný obrázek o nákladech na váš účetní software.
