Téměř každý používá textové zprávy SMS, ale mnoho lidí si nekontroluje e-maily na svých chytrých telefonech. Někteří považují e-maily za kancelářskou nebo pracovní činnost. Časové odhady se liší, ale průzkumy ukázaly, že lidé čtou jejich textové zprávy hodně rychleji než e-maily. Časově citlivý text bude přečten mnohem dříve.
K odesílání e-mailů můžete použít MS Outlook SMS textové zprávy uzavřít mezeru. Někteří odesílatelé nebo typy e-mailů, například urgentní, mohou být automaticky odeslány do vašeho telefonu. To může být neocenitelné pohodlí, takže vám nic neunikne, když jste na cestách, ukazujete nemovitosti nebo jste jinak dočasně nedostupní.
Textovou zprávu lze také snadno přeposlat, takže manželé, kteří potřebují vědět o změně zavírací doby, mohou informace pouze poslat SMS.
Připravte si mobil
Váš mobilní telefon musí být zapnutý a jakékoli prohlížení zpráv pomocí antispamového softwaru by mělo být vypnuto. Cokoli, co přeruší příjem zprávy a aplikaci pravidla, by proces zastavilo.
Nejvíce protispam software s tím však nezasahuje a některé vám dokonce umožňují nastavit ignorování e-mailů, které mají určité vlastnosti.
Nastavit Outlook
Postup nastavení aplikace Outlook na automatickou kontrolu zpráv:
- Klikněte na kartu "Nástroje" v horní části.
- Vyberte „Možnosti“.
- Klikněte na záložku "Nastavení pošty".
- Klikněte na záložku "Odeslat/Přijmout".
- Klikněte na políčko vedle pole „Naplánovat automatické odesílání/příjem každé...“ a nastavte požadovaný počet minut.
- Klikněte na „Zavřít“ a „OK“.
A je to. Skončil jsi.
Vyberte Určité e-maily aplikace Outlook
Nyní se musíte rozhodnout, které e-maily jsou natolik důležité, aby byly automaticky odesílány do vašeho mobilního telefonu jako textové zprávy. Outlook automaticky kontroluje vaše e-maily, takže mu musíte sdělit, které z nich má zpracovat, pomocí pravidla Outlooku.
- Přejděte na e-mail přijatý od někoho, od koho chcete obdržet textovou zprávu.
- Klikněte na něj pravým tlačítkem a vyberte možnost „Vytvořit pravidlo“.
- Na první obrazovce je již zaškrtnuté políčko pro zpracování tohoto pravidla pro e-maily této osoby, které jste obdrželi, takže klikněte na „Další“.
- V dalším poli vyberete možnost „předat lidem nebo distribučnímu seznamu“.
- Klikněte na toto pole a poté klikněte na odkaz „lidé nebo distribuční seznam“ ve spodní části.
- Do pole „Komu“ zadejte adresu textové zprávy svého telefonu, jako je [email protected].
- Opětovným kliknutím na „Další“ přeskočte další krok.
- Pojmenujte své pravidlo, ujistěte se, že je zaškrtnuté políčko „Zapnout pravidlo“ a klikněte na „Dokončeno“.
Jiné možnosti
Možná si budete chtít nechat přeposílat e-maily určitého klienta. V tomto případě můžete klientům říct, aby do předmětu zadali něco jako „Text Jim“, aby vám e-mail rychle přišel.
Můžete si také nastavit další speciální e-mailovou adresu, například „klient@vašedoména.com“ nebo „naléhavá@vašedoména.com“, pokud máte tuto možnost. Tímto způsobem si můžete nechat do telefonu zasílat pouze e-maily na tuto adresu.
Zvažte přepínání
Možná byste měli zvážit přechod z Outlooku na Gmail. Je to lepší, přívětivější, snadno dohledatelné a pravidla pro nastavení štítků a filtrů jsou mnohem výkonnější. S Gmailem pracují tisíce aplikací třetích stran, které mohou pomoci při řízení vztahů se zákazníky a marketingu. Gmail a Chrome společně poskytují ještě více možností. S clipperem Evernote, který umožňuje ořezávání e-mailů do notebooků, je vše v pořádku.
