Jednou z velkých výhod pronajímatele jsou daňové odpočty, které můžete využít. Tyto odpočty však mohou být komplikované, proto je důležité, abyste si po celý rok vedli podrobnou evidenci všech důležitých dokladů, příjmů a výdajů. Organizování a vedení správných dokumentů vám může pomoci maximalizovat vaše odpočty a snížit stres.
Čtyři důvody, proč vést záznamy
- Značně to usnadní podávání daňových přiznání.
- Mít vše zaznamenané vám pomůže, abyste nepřišli o žádné srážky, což vám ušetří peníze.
- Pomůže vám ujistit se, že podáváte přesné nároky. Místo toho, abyste hádali: „Myslím, že jsem tomu dodavateli zaplatil 1 000 $,“ rychlým vytažením tabulky, budete vědět, že jste mu 17. července zaplatili 850 $.
- V případě, že jste podrobeni auditu nebo má IRS jakékoli dotazy týkající se položek ve vašem daňovém přiznání, budete mít důkaz, který vaše tvrzení podloží. Pokud tuto dokumentaci nemáte, zjistíte, že trávíte čas a peníze hledáním důkazu. Horší je, že pokud nejste schopni přijít s účtenkou, váš nárok nebude uznán a možná budete muset zaplatit další daně a penále.
Jaké záznamy byste měli sledovat?
Krátká odpověď je, že byste měli sledovat všechno. IRS je známý pro audit malých podniků, zejména těch, které vykazují ztrátu v po sobě jdoucích letech. Navíc mnoho agentů IRS nerozumí daňovým nuancím, které se vztahují na investory do nemovitostí, takže je pravděpodobnější, že budou zpochybňovat vaše podání. Budete potřebovat důkaz, pokud IRS zpochybní některou z vašich položek nebo dokonce i v každodenním obchodním styku, pokud se někdo pokusí zpochybnit platbu.
Dva typy záznamů, které budete muset vést, jsou trvalé záznamy a krátkodobé záznamy.
Trvalé záznamy
Jaké jsou příklady trvalých záznamů? Jedná se o dokumenty, které si budete chtít ponechat po neomezenou dobu a budou pro vás relevantní a cenné i po skončení aktuálního daňového roku, jako například:
- Všechny nájemní smlouvy
- Jakékoli právní dokumenty – pokuty, kontrolní zprávy, soudní jednání
- Jakýkoli typ povolení, které jste na nemovitost vyřídili
- Cokoli, co byste odepisovali, jako je majetek nebo vylepšení
- Pokud máte svou společnost zapsanou jako LLC, LP, S Corporation nebo jinou, budete chtít uchovávat všechny záznamy týkající se tohoto
- Pojistné smlouvy
- Úvěrové dokumenty, jako jsou hypotéky
- Daně z minulých let
- Vlastnický titul/list
Krátkodobé záznamy
Jakékoli dokumenty, které považujete za dostatečně důležité, abyste je mohli uplatnit na daních, budete chtít uchovávat po dobu minimálně pěti let. Jak dlouho si je poté necháte, závisí na vaší úrovni pohodlí. To vám pomůže v případě, že budete někdy auditováni nebo žalováni.
Některé příklady krátkodobých záznamů jsou cokoli, co se za daný daňový rok počítá jako příjem nebo výdaj, jako například:
- Náklady na reklamu pro vaši firmu nebo nemovitost
- Náklady na zábavu, jako jsou večeře nebo obědy pro současné nebo potenciální zákazníky
- Úroky placené z hypotéky a jakýchkoli kreditních karet pro obchodní použití
- Právní/profesionální poplatky pro účetní, právníky, pojišťovací agenty a realitní kanceláře
- Kancelářské výdaje, jako je přístup k internetu, druhá telefonní linka pro podnikání, kancelářské potřeby, odpočet domácí kanceláře, pokud máte domácí kancelář používanou výhradně pro podnikání
- Nájemné přijato
- Provedené opravy
- Vklady přijato: Když nájemníkovi skončí nájem, pokud si ponecháte část kauce, musíte ji zaznamenat jako příjem. Pokud si část z toho necháte na zaplacení oprav, peníze, které za opravu utratíte, jsou považovány za výdaj, který si můžete odečíst z daní
- Cestovní výdaje za podnikáním, jako jsou míle ujeté za pronájem
- Poplatky placené
- Mzdy vyplácené zaměstnancům nebo nezávislým dodavatelům
Jak byste měli sledovat své záznamy?
Měli byste si ponechat digitální kopii (počítač) a tištěnou kopii (papír) všech svých záznamů.
Digitální kopie
Ke sledování vašich příjmů a výdajů budete chtít použít tabulku nebo program, jako je Quicken Rental Property Manager. Měli byste to udělat, jakmile přijdou příjmy nebo výdaje. Budete chtít uvést co nejvíce podrobných informací:
- datum
- Čas
- Komu to bylo zaplaceno nebo kdo zaplatil vám
- Povaha příjmu nebo výdaje
- Množství
- Můžete dokonce uvést, jak byla zaplacena nebo vznikla (hotovost, číslo šeku, kreditní karta, peněžní poukázka atd.)
Úroveň podrobností bude záviset na softwaru, který používáte nebo vytváříte. Některé programy se propojí přímo s vašimi bankovními účty a budou za vás zaznamenávat vaše příjmy a výdaje.
I když si vyberete levnější program nebo si uchováte své záznamy v osobních tabulkách, měli byste stále zřizovat samostatné záznamy pro každý majetek, pro každý typ výdajů a pro samostatné typy příjem. Jde o to zaznamenat co nejvíce informací v době transakce, abyste mohli v budoucnu snadno vytvářet finanční zprávy.
Vždy byste je měli zálohovat na CD, na externí pevný disk, v cloudu a dokonce i s papírovou kopií. Měly by být vytištěny na konci každého měsíce a/nebo na konci roku.
Tištěná kopie
Budete se chtít ujistit, že máte papírovou kopii svých nejdůležitějších dokumentů. Pokud je to možné, budete je chtít uložit do nějakého druhu nehořlavého kartotékového systému nebo bezpečnostní schránky. Pokud nemůžete najít jeden dostatečně velký pro všechny vaše soubory, budete chtít ponechat ty nejdůležitější, jako jsou názvy majetku v tomto poli. Roztřiďte vše podle roku a pak abecedně seřaďte soubory, aby se daly snadno najít.
