Malé akce mají mnohem větší flexibilitu, pokud jde o příležitosti s místy, aktivitami a interakcí. Nakonec je prostě jednodušší pracovat s potřebami menší skupiny. Samozřejmě, plánovači musí být stále kreativní, pokud chcete, aby den dobře plynul. Kontrolní seznam důležitých podrobností pomáhá průběhu události a poskytuje cenný přehled o tom, co může příště fungovat lépe.
Začněte se základy
Nejlepší nápady začínají pevným základem, takže je důležité nastavit rámec vaší akce, než se budete dívat příliš dopředu. Věci, jako jsou data, časy a itineráře, by měly být dokončeny, než přejdete k jakýmkoli složitým detailům. Nezapomeňte využít mnoho bezplatných aplikací a programů používaných ke sledování dat a nezbytných hovorů.
Vyberte si správné místo
Budete mít snazší čas najít pokoj pro menší skupinu, ale limity kapacity budou přísnější. Pokud se vaše akce rozšíří z 50 lidí na 100, možná se budete muset přesunout do větší místnosti v závislosti na kapacitě vašeho místa. Obecně lze říci, že je snazší zmenšit v nouzi, takže si vyberte místnost, která pojme vaši největší projekci návštěvnosti a zmenšuje se podle potřeby, pokud to neovlivní rozpočet.
Zmapujte marketingovou strategii
I když pořádáte „bezplatnou událost“, stále ji musíte prezentovat takovým způsobem láká k registraci. Lidé chtějí vědět, jaký budou mít prospěch z účasti na této příležitosti a jak vyslovíte své pozvánky a marketingové materiály mohou mít velký vliv na to, zda se objeví či nikoli. I když pro vás vaše akce pravděpodobně zní vzrušující, skutečnou výzvou je vzrušit i ostatní.
Rozpočet na osobu
Nevýhodou malých akcí je, že obvykle stojí více na osobu, protože hotel a stravování ceny klesají s rostoucím množstvím. Aby to bylo ještě komplikovanější, 20procentní pokles čísel u malé události může ovlivnit stav cen vaší skupiny. S tím na mysli chcete rozpočtové náklady na osobu pod nejnižší předpokládanou návštěvností. Pokud to uděláte přesně, vaše zisková marže se ve skutečnosti zvýší pro každou osobu, kterou přidáte nad projekci.
Hrajte podle svých sil
Malé skupiny nabízejí více příležitostí k organizovaným diskusím, takže toho využijte ve svůj prospěch při plánování itineráře. Není moc zábavné, aby se s vámi celý den „mluvilo“, a proto mnoho malých akcí nabízí skupinové sezení nebo možnosti pauzy. Za správných okolností lze integrovat i skupinové projekty. Přemýšlejte o způsobech, jak zapojit své účastníky do dialogu, protože to zvýší jejich míru udržení každé prezentace.
Zahrňte relace otázek a odpovědí a formuláře zpětné vazby
Nejlepší způsob, jak se vrhnout na plánování další akce, je vyslechnout si zpětnou vazbu z té aktuální. Na konci každého segmentu si nechte dostatek času na otázky. Můžete také vytvořit otázky od svých zaměstnanců, abyste zahájili konverzaci. Formuláře zpětné vazby lze snadno zahrnout do vašich informačních paketů, ale ujistěte se, že dáváte účastníkům pokyny, jak je chcete odeslat.
Přidejte síťové příležitosti po události
Dobrá síťová funkce může všem účastníkům přidat obrovskou hodnotu. Pokud jste byli efektivní při podněcování dialogu mezi účastníky, pak by o sobě do konce dne měli všichni něco vědět. Vždy pomůže, když na akci, jako je tato, bude k dispozici jídlo a možná budete chtít naverbovat závazky ještě před dnem akce. Jak se říká, nic nepřitáhne dav tak, jako dav, proto buďte proaktivní při propagaci všech funkcí po události.
Malé akce mají potenciál být bohatým a obohacujícím zážitkem pro každého, ale každou minutu musíte plánovat s ohledem na publikum. Dobrou zprávou je, že je to pokaždé jednodušší, protože přesně pochopíte, v co vaši hosté doufají.
