Ceny balíčků setkání v evropském stylu se v USA staly populárnějšími.
Na rozdíl od Spojených států je pro evropské hotely běžnou praxí nabízet jako možnosti firemní balíčky pro konference a setkání plánovači akcí kteří v hotelu pořádají semináře, konference a další setkání.
Myšlenka, která stojí za nabídkou balené firemní místo konání akce Služby je kombinovat všechny různé prvky prostoru zasedací místnosti, jídlo a nápoje a audiovizuální potřeby do balíčku pro jednání za paušální denní sazbu na jednoho účastníka. Nejen, že tato praxe může být obecně efektivnější pro ty, kdo se podílejí na plánování akce, ale řízení a předpovídání nákladů spojených s místem konání je mnohem jednodušší proces.
Konference v U.S.
Na druhou stranu ve Spojených státech je stále mnohem běžnější, že hotely sestavují náklady na konference řádkovou položku po řádkové položce na základě podrobných a přizpůsobených potřeb každé schůzky nebo události. Přestože praxe umožňuje plánovači událostí mít větší kontrolu nad každým detailem události, je to také často vytváří komplikované objednávky banketových akcí a více obtíží při řízení nákladů a dalších celkově
Přestože hlavní hráči v tomto odvětví nadále mění způsob svého podnikání, evropský model a Americký model má stále tendenci reflektovat tyto rozdíly ve svém přístupu ke konferencím a firemním akcím. Pro hlubší ponor se podívejme na dva příklady balíčků firemních akcí a konferencí: jeden z bývalý palác Fira v Barceloně (evropský příklad) a druhý ve Wynn Resorts v Las Vegas (americký). příklad).
Příklad balíčků pro konference a jednání
Denní balíčky jsou oblíbené ve Spojeném království a propracovaly se i do kontinentální Evropy. „Britský trh byl první, kdo požádal o tento typ balíčku, a my se vždy snažíme přizpůsobit naše návrhy potřebám našich klientů,“ vysvětluje bývalý generál manažer Fira Palace (nyní Crowne Plaza Barcelona), business hotelu, který je oblíbený mezi organizátory firemních akcí a setkání, kteří organizují mezinárodní setkání.
Hotelová klientela
V době, kdy Crowne Plaza Barcelona fungovalo ještě jako palác Fira, bylo asi 20 procent klientů hotelu ze Španělska. Zbytek roční klientely pocházel z Velké Británie (19 procent), USA (17 procent), Francie (7 procent), Itálie (6 procent), Japonska (4 procenta) a Německa (4 procenta). Kromě toho asi polovina obchodních akcí, které se zde konaly, byla z farmaceutického průmyslu a zbytek zahrnoval technologii, potravin a nápojůklienti z bankovnictví a automobilového průmyslu.
Poptávka po ceně konferenčního balíčku
Během této doby zahrnoval denní balíček pro jednání ve Fira Palace použití zasedací místnosti, přestávky na kávu, oběd, promítání a další. Dostupné balíčky schůzek v podstatě zahrnovaly vše, co by plánovač potřeboval zahrnout do schůzky.
Jak se průmysl vyvíjel, požadavky na balíčky pro konference a setkání se v průběhu času neustále měnily. Zpočátku plánovači firemních akcí požadovali paušální konferenční ceny za zasedací místnosti a jídlo a nápoje. Časem se tyto požadavky rozšířily o další položky, jako jsou obrazovky, přístup k internetu, flipcharty a zvukové systémy. Stále však byla poptávka po balených, paušálních cenách.
Pro ty, kteří požadovali pokoje pro hosty přes noc, požadovali také speciální/sjednanou sazbu za ubytování do celkových sazeb za konferenční akce. Zatímco tyto balíčky by pokryly většinu potřeb událostí, plánovači by stále vyjednávali o dalších požadavky na akce, jako je výstavní plocha, slavnostní večeře, koktejlové recepce a další program akcí položky.
Klady a zápory evropského přístupu
Je jasné, že primárně evropský přístup k plánování a cenotvorbě konferencí může být pro organizátory akcí užitečný několik důvodů, včetně vnímání úspor nákladů, předvídatelnosti nákladů a snadné prezentace klienta a schválení.
To znamená, že takový přístup klade na hotel zvýšenou zátěž, aby mohl předvídat potřeby svých klientů a zároveň zvládat svůj vlastní konečný výsledek. „Z našeho pohledu je mnohem jednodušší dělat akce ‚à la carte‘. Ve skutečnosti je operace mnohem složitější. Přínosem pro nás je ale spokojenost zákazníků,“ říká bývalý generální ředitel Fira Palace.
Příklad balíčků amerických konferencí a setkání
Zatímco evropský trh je relativně vyspělý, pokud jde o přijímání a používání balíčků pro konference nebo jednání, více amerických hotelů může začít uvažovat o změně způsobu balení a cen konferencí a setkání studna. Je to obzvláště důležité nyní, kdy se od plánovačů událostí vyžaduje, aby stále častěji rozhodovali o schůzkách v kratších termínech.
V květnu 2009 Wynn Las Vegas se chopili iniciativy a zavedli tři typy toho, co nazývají all-inclusive konferenčními a schůzkovými balíčky pro menší trh schůzek, což znamená ty s méně než 80 účastníky. Dnes stále nabízejí tyto balíčky. Obsahují:
- Celodenní balíček pro delegáta konference
- Balíček „AM“ Půldenní konference delegáta
- Půldenní balíček delegáta konference „PM“.
Stejně jako evropští plánovači událostí očekávají, Wynnovy balíčky jsou oceněny sazbou za delegáta (tj. účastníka), včetně zasedací místnosti, potravin a nápojů, občerstvení o přestávkách a LCD projektor a plátno.
Myšlenka, aby společnost Wynn vyvinula možnosti konferenčního balíčku, vyrostla z přístupu evropského trhu. Ve skutečnosti André Link, bývalý národní obchodní manažer Wynn, dříve pocházel z Evropy. „Většinou v Evropě je to jediný způsob, jak jsme prodávali schůzky... Bylo velmi vzácné, že jsme připravili à la carte návrhy, které uváděly náklady na F&B, pronájem pokojů, poplatky za AV atd.,“ vysvětluje Link.
Posun amerického průmyslu
Se zahájením jejich malého programu setkání, Wynn Resorts předpokládala, že zabalená konference sazby by byly populárnější u jejich firemních klientů, protože většina schůzí sdružení je větších rozměrů. Měli pravdu. Od té doby několik významných amerických hotelových řetězců začalo nabízet balíčky pro firemní setkání a konference, které lépe odrážejí evropský model plánování firemních akcí.
Je jisté, že ceny za setkání a konference nebudou vyhovovat potřebám každé akce. Ve skutečnosti většina plánovačů uznává, že se vzdají některých preferencí detailů pro svůj program nebo požadují, aby místo konání přizpůsobilo balíček tak, aby obsahoval další prvky. Pokud plánovači předpokládají, že jejich programy mohou běžet déle, než původně předpokládali, je vždy nutné spoléhat se na sazby za balíčky, což může vést k dalším poplatkům. Ale pro ty plánovače schůzek a událostí, kteří pozorně sledují svůj rozpočet, nabízejí tyto balíčky schůzek a konferencí jasnou předvídatelnost rozpočtu konference.
