Obecný pozdrav hlasové schránky je to, čím budou volající uvítáni, pokud nemůžete v práci přijmout telefon. Je to každodenní pozdrav, který se používá jako výchozí, pokud jste nenastavili dočasný pozdrav, jako je zpráva na dovolenou, když jste na dovolené, nebo speciální zpráva během dovolené. Tento obecný pozdrav hlasové schránky bude přehrán jak pro externí hovory pocházející mimo vaši společnost, tak pro interní hovory uskutečněné lidmi volajícími z jiné pobočky ve vaší společnosti.
Protože nikdy nevíte, kdy volající uslyší tuto zprávu, je nejlepší, aby byl tento pozdrav stručný, profesionální a obecný. Zde je několik tipů a nápadů, které můžete použít k nahrání vhodného pozdravu hlasové schránky.
Tipy pro nahrávání pozdravu z hlasové schránky
Při nahrávání této zprávy byste měli mluvit jasně a vaše zpráva by měla být stručná. Ujistěte se, že hláskujete svůj jméno nebo e-mailovou adresu pokud žádáte volajícího, aby navázal písemnou korespondencí.
Budete se také chtít ujistit, že nahrajete svůj pozdrav v čase a místě s minimálním hlukem na pozadí. Tímto způsobem bude váš hlas jasný a vaše zpráva bude snadno srozumitelná, aniž by se venku objevilo popelářské auto nebo hlučná schůzka vedle, která by vás přehlušila nebo rozptylovala volajícího.
A co je nejdůležitější, budete chtít svou nahrávku několikrát procvičit a poslechnout si každý pokus, dokud nebudete spokojeni, že je vybroušená a profesionální.
Vyhněte se datům a časovým rámcům, kdy se vrátíte na hovory – koneckonců nemáte jak vědět, kdy volající uslyší zprávu.
Obecné příklady pozdravů hlasové schránky
Zde je několik nápadů na pozdravy, které vám pomohou začít přísně obchodní na méně formální pozdrav.
- Dobrý den, oslovili jste Jima Smithe. Bohužel teď nemohu přijmout váš hovor, ale rád bych jej vrátil, jakmile to bude možné. Zanechte mi tedy po pípnutí zprávu.
- Ahoj, tady Jim Smith. Momentálně nemohu vzít telefon, ale pokud mi zanecháte zprávu se svým jménem a telefonním číslem, zavolám vám co nejdříve zpět.
- Dosáhli jste Jima Smithe. Momentálně nemohu přijmout váš hovor, ale po zaznění tónu mi neváhejte zanechat zprávu. Zavolám zpět, jakmile to bude možné. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, zavolejte mé asistentce Susan Jonesové na číslo 6338. Děkuji za zavolání. Ahoj.
- Dosáhli jste Jima Smithe v operační technologii. Bohužel teď nemohu přijmout váš hovor, ale pokud zanecháte zprávu a uvedete své jméno a telefonní číslo, ozvu se vám, jakmile to bude možné. Můžete mě také kontaktovat prostřednictvím e-mailu na adrese [email protected]. Děkuji za zavolání.
- Dobrý den, oslovili jste Jima Smithe. Momentálně nemohu přijmout telefon, ale co nejdříve vám zavolám. Pokud se jedná o nedávnou objednávku, zavolejte nám Služby zákazníkům oddělení na čísle 1-800-555-1212. Jsou k dispozici od pondělí do pátku od 8:00 do 17:00. Východní čas. Nebo se můžete přihlásit na naše webové stránky na XYZ.com. V opačném případě zanechte po pípnutí zprávu.
- Děkuji za zavolání. Dostali jste se do kanceláře Jima Smithe. V tuto chvíli buď mluvím s jiným klientem, nebo jsem mimo svůj stůl. Pokud se jedná o nouzovou situaci, zavolejte mi prosím na můj záznamník na čísle 1-800-555-1212, který je v provozu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. V opačném případě zanechte po zaznění tónu podrobnou zprávu a já vám zavolám zpět, až budu k dispozici. Děkuji.
- Ahoj, oslovili jste Jima Smithe v oddělení XYZ. Momentálně nejsem k dispozici, ale pokud zanecháte zprávu se svými kontaktními údaji, určitě se vám do konce pracovního dne ozvu. Pokud jste mě zastihli mimo pracovní dobu nebo o víkendu a potřebujete okamžitou pomoc, kontaktujte naše call centrum na čísle 1-800-555-1212. Měj krásný zbytek dne.
Vylaďte a personalizujte kteroukoli z těchto možností tak, aby vyhovovala vaší firemní kultuře a vaší osobnosti, ale snažte se od těchto základů příliš nevzdalovat.
Upoutání pozornosti posluchače
Barvení mimo linky není pro každého, zvláště pokud pracujete ve formálním firemním prostředí. Ale pokud pracujete v optimistické profesi, jako je prodej, nebo máte dokonce rezervovanější pozici na místě, jako je vědecká nadace, nebojte se být kreativní upoutat něčí pozornost. Svou hlasovou zprávu můžete ukončit například položením zábavné otázky typu: „Pokud vyvrtáte díru do země shora dolů a skočíte v, jak dlouho bude trvat, než se dostanete dolů?" Dejte volajícímu vědět, že pokud odpoví správně (42 minut), dostane se na vrchol vašeho zpětného volání seznam.
Pokud si vyděláváte na živobytí jako motivační řečník, můžete svou zprávu zakončit motivačním citátem. V obou případech se ujistěte, že je vaše závěrečná poznámka stručná a profesionální.
