Jako mnoho majitelů firem se můžete děsit myšlenky na audit odměňování fyzických pracovníků. Vyhlídka na audit se může zdát méně skličující, pokud víte, jaké záznamy bude pojistitel potřebovat, a zorganizujete je předem. Pokročilá příprava z vaší strany pomůže zajistit, že audit proběhne rychle a hladce.
Plánování auditu
Pokud pojistitel odškodnění vašeho pracovníka plánuje provést fyzický audit, měl by vás o tom informovat dopisem nebo telefonicky krátce poté, co vyprší platnost politiky odměňování vašeho pracovníka. Audit by měl být naplánován na datum, které vám vyhovuje. Ke sběru potřebných informací budete potřebovat dostatečný čas. Požádejte pojistitele o seznam údajů, které bude auditor pro audit vyžadovat.
Upozorňujeme, že vámi přidělený auditor může, ale nemusí být auditor zaměstnanec pojistitele. Některé pojišťovny mají interní oddělení auditu, které je obsazeno svými zaměstnanci. Jiní zadávají funkci auditu nezávislé auditorské firmě. Proces by měl být stejný, ať už audit provádí zaměstnanec pojišťovny nebo dodavatel.
Záznamy, které budete potřebovat
Auditor bude potřebovat finanční údaje za období, na které se vztahuje auditovaná politika. Zde je typ informací, o které můžete být požádáni:
- Účetní kniha
- Daňové formuláře, zejména formulář 941 a 944, Federální daňové přiznání zaměstnavatelů (čtvrtletní a roční)
- Evidence hotovostních výdejů
- Platby za služby poskytované nezávislými dodavateli. Auditor bude muset ověřit, že tito pracovníci nejsou vašimi zaměstnanci.
- Platby za služby poskytované subdodavateli
- Osvědčení o pojištění za každého subdodavatele, kterého jste najali
- formuláře W-2 a 1099
- Popis práce pro každého pracovníka. Ujistěte se, že přesně popisuje povinnosti pracovníka.
- Popis vašich obchodních operací
- Mzdová evidence po dobu platnosti pojistky. Auditor bude muset ověřit všechny zdroje mzdy poskytované každému pracovníkovi (plat, prémie atd.).
- Mzdová omezení platná pro výkonné úředníky, partnery, výhradní vlastníky nebo jiné zmocnitele, na které se vztahuje tato politika
- Pracovní list hodnocení vašich zkušeností
Jakmile shromáždíte potřebná data, budete je muset uspořádat. Dejte dohromady všechny své mzdové záznamy (jako jsou formuláře W-2, výplatní pásky a záznamy přesčasů), aby byly informace snadno dostupné. Stejně tak všechny informace týkající se subdodavatelů, včetně výše plateb a potvrzení o pojištění, umístěte na jedno místo. Vaše úsilí se vyplatí, audit bude jednodušší a rychlejší.
Setkání s auditorem
Když auditor dorazí, nasměrujte ho na klidné místo, kde může jedinec pracovat, aniž by byl rušen. Snažte se být kooperativní a odpovídat na otázky auditora co nejlépe. Pokud požádáte důvěryhodného zaměstnance, aby se vaším jménem setkal s auditorem, ujistěte se, že:
- dobře zná vaši firmu
- rozumí všem fázím provozu vaší firmy
- ví, jaké úkoly plní každý zaměstnanec
- rozumí politice odměňování zaměstnanců vaší společnosti, včetně klasifikací, které obsahuje
- rozumí finančním záznamům vaší firmy, včetně mzdových údajů, aby mohl odpovídat na otázky auditora
Pokud vaše společnost využívá externí účetní firmu pro zpracování vašich účetních a mzdových funkcí, můžete poslat auditora do vaší účetní kanceláře? Ne! Váš účetní může poskytnout finanční záznamy, které auditor potřebuje, ale fyzický audit musí být proveden ve vašich prostorách.
Co je zahrnuto ve mzdové agendě?
Základem kompenzačních prémií pracovníka je odměna (mzdy), peněžní hodnotu služeb, které vaši zaměstnanci poskytují vaší organizaci. Váš pojistitel vypočítá vaše pojistné tak, že vynásobí sazbu a vaši odměnu a výsledek vydělí 100. NCCI a některé státní orgány pro odškodnění zaměstnanců poskytují písemnou definici odměna. I když se definice liší stát od státu, obecně zahrnuje následující:
- Hrubé platy a mzdy včetně zpětných platů a mezd
- Celkové provize obdržené pracovníkem včetně případných remíz proti nim
- Bonusy včetně plánů akciových bonusů
- Dovolená, dovolená a nemocenská
- Příplatek za přesčas. Ve většině států se odměna za přesčas vypočítává podle sazby za práci přesčas. Pokud je například hodinová sazba pracovníka 20 USD a je mu vyplaceno 600 USD za 20 hodin přesčasů, bude jako odměna zahrnuto pouze 400 USD z odměny za přesčas.
- Vámi provedené platby, které by jinak byly sraženy z platu zaměstnanců, jak to vyžaduje zákon pro sociální zabezpečení, zdravotní péči nebo penzijní plán
- Platba pracovníkům na jiném základě než na odpracované době. Příkladem je úkolová práce, sdílení zisku nebo pobídkové plány.
- Platba nebo příspěvky za ruční nářadí nebo ruční elektrické nářadí, které pracovníci používají k výkonu své práce
- Nájemní hodnota bytu nebo domu poskytnutá zaměstnanci. Také hodnota ostatního ubytování a stravy, které pracovník obdrží jako součást své mzdy
- Platby odečtené z hrubé mzdy pracovníků na důchod, kafeterii nebo plány spoření
- Mzdy pro zaměstnance nepojištěných subdodavatelů (viz komentáře níže)
Co je vyloučeno z mezd?
Význam odměna obvykle nezahrnuje určité náklady. I když se výjimky v jednotlivých státech liší, většina států vylučuje následující:
- Spropitné a další spropitné obdržené zaměstnanci
- Platby zaměstnavatele do skupinového pojištění nebo penzijních plánů
- Odstupné (jiné než za odpracovanou dobu)
- Slevy na zboží zakoupené u zaměstnavatele
- Proplacené obchodní výdaje
- Platit za aktivní vojenskou službu
- Jednotné přídavky
Klasifikace
Jedním z hlavních úkolů auditora je zajistit, aby byl váš podnik řádně klasifikován. K provedení tohoto posouzení auditor zkontroluje operace vaší společnosti a poté určí, zda jsou klasifikace ve vaší politice vhodné.
Auditor obvykle začíná tím, že vás vyhodnotí základní klasifikace. Je to klasifikace, která nejlépe popisuje vaše celkové podnikání. Často je to stejné jako řídící klasifikace, což je klasifikace přiřazená nejvíce mzdám. Předpokládejme například, že provozujete strojírnu. Někteří vaši zaměstnanci pracují se soustruhy, zatímco jiní obsluhují vrtačky nebo razicí stroje. Činnosti prováděné vašimi zaměstnanci se liší pracovník od pracovníka, ale všechny odpovídají vaší základní klasifikaci, strojírně. Vzhledem k tomu, že většina vašich mezd připadá na pracovníky strojírny, vaše hlavní klasifikace je Machine Shop.
Někteří zaměstnanci mohou vykonávat úkoly, které vyžadují samostatnou klasifikaci. Předpokládejme například, že vaše strojírna zaměstnává administrativního pracovníka, který vykonává svou práci v uzavřené kanceláři daleko od ostatních pracovníků. Tomuto zaměstnanci bude pravděpodobně přidělena klasifikace Zaměstnanec administrativního úřadu spíše než Strojovna.
Systémy klasifikace odměňování pracovníků jsou založeny na složitých pravidlech, která mohou být pro pojistníky obtížné pochopit. Pokud váš auditor překlasifikuje vaši firmu nebo vám vypočítá pojistné způsobem, kterému nerozumíte, požádejte ho o jednoduché vysvětlení. Pokud jste stále zmatení, požádejte o pomoc svého agenta nebo makléře.
Subdodavatelé
Mnoho států má zákony, které ukládají odpovědnost dodavatelům, kteří najímají nepojištěné subdodavatele. Tyto zákony se na vás budou vztahovat, pokud vaše firma působí jako dodavatel a zadává práci jiným subdodavatelům.
Předpokládejme například, že vaše společnost ABC Construction si najme subdodavatele s názvem P&J Plumbing, aby provedl potrubní práce v budově, kterou rekonstruujete. Zaměstnanec společnosti P&J je v práci zraněn a pokouší se získat od svého zaměstnavatele kompenzační výhody. Pracovník je neúspěšný, protože společnost P&J nezakoupila kompenzační krytí zaměstnanců. Ve většině států může zraněný pracovník žádat o dávky v rámci politiky odškodnění vašeho pracovníka.
Pojistitelé jsou ze zákona povinni poskytovat výhody zraněným zaměstnancům nepojištěných subdodavatelů najatých jejich pojistníky. Váš auditor tak zkontroluje vaše daňové doklady, včetně všech 1099 formulářů, které jste vystavili subdodavatelům. Ověří, že jste získali potvrzení o pojištění od každého subdodavatele, kterého jste si najali. Pokud některý ze subdodavatelů nepředloží důkaz o pojištění náhrad zaměstnanců, auditor vám naúčtuje dodatečné pojistné za pojistné krytí tohoto dodavatele.
Sazba účtovaná za nepojištěného subdodavatele závisí na druhu práce, kterou subdodavatel prováděl. Pokud například subdodavatel provedl pokrývačské práce, použije se sazba pro příslušnou klasifikaci střechy. Sazba bude aplikována na všechny nebo část nákladů na subdodavatelské práce. Pokud byly peníze, které jste zaplatili subdodavateli, pouze za práci, pak se jako základ pojistného použijí celé náklady (vydělené 100).
Dodavatel versus subdodavatel
Pokud vaše firma není dodavatelem, odpovídáte za zranění, která utrpí zaměstnanci nezávislých dodavatelů, které si najmete? Odpověď je obecně ne. Dodavatel provozuje nezávislou firmu a je odpovědný za poskytování zaměstnaneckých kompenzačních výhod svým poškozeným zaměstnancům.
Předpokládejme například, že vlastníte maloobchodní prodejnu. Najmete si firmu Fabulous Flooring, dodavatele podlah, aby ve vašem obchodě vytrhl starou podlahu a nahradil ji novou. Nastíníte požadovaný výsledek (nová podlaha) a Fabulous to udělá. Skvělý nadřízený dohlíží na práci, nastavuje pracovní plány a diktuje, jak zaměstnanci vykonávají svou práci. Pokud se při instalaci vaší nové podlahy zraní zaměstnanec společnosti Fabulous, společnost Fabulous (nikoli vaše firma) bude povinna poskytnout výhody.
Existují určité situace, kdy by společnost mohla nést odpovědnost za zranění zaměstnanců nezávislého dodavatele. Proto byste měli trvat na tom, aby všichni nezávislí dodavatelé poskytli potvrzení o pojištění, které uvádí, že si zakoupili pojištění pro odškodnění pracovníků.
