Výkonní asistenti jsou na tom podobně jako administrativní asistenti nebo sekretářky v tom, že všichni podporují práci někoho jiného – obvykle vedoucího – tím, že vyřizují kancelářské povinnosti nebo dohlížejí na ně. Rozdíl je v tom, že výkonný asistent je konkrétně vedoucí pracovník kanceláře přidělený vrcholovému manažerovi. To zahrnuje dohled a školení ostatních zaměstnanců kanceláře, stejně jako řešení úkolů, které by mohly mít dramatický vliv na úspěch společnosti.
Povinnosti a odpovědnosti výkonného asistenta
Tato práce obecně vyžaduje schopnost vykonávat následující práce:
- Zkontrolujte dokumenty
- Vedení účetnictví
- Správa kalendáře
- Provádět výzkum
- Vztahy s klienty
- Navrhněte a udržujte registrační systém
- Vyřizovat žádosti o informace
- Organizujte schůzky
- Uchovávejte záznamy
- Uspořádejte cestovní plány
- Psaní na stroji
- Plánování akce
- Připravte statistické výkazy
- Zpracování výkazů výdajů
- Udělejte si zápis z jednání
Povinnosti výkonného asistenta zahrnují stejné povinnosti jako administrativní asistenti: uskutečňování a přijímání telefonních hovorů; zasílání poznámek, e-mailů a dopisů jménem jednatele; přijímání návštěv; zpracování plánování; a více.
Výkonní asistenti fungují jako strážci a rozhodují o tom, kdo získá přístup k vedoucímu a jaké informace obdrží.
Často provádějí výzkum a připravují zprávy, které ovlivňují firemní politiku. Tyto povinnosti znamenají, že výkonní asistenti musí důkladně rozumět práci svého zaměstnavatele. V důsledku toho mohou tito pracovníci také působit jako prostředníci mezi vedoucím pracovníkem a zbytkem administrativního personálu.
Plat výkonného asistenta
Výkonní asistenti vydělali v roce 2020 průměrnou roční mzdu 63 110 USD, což je staví těsně mimo 10 % nejlépe vydělávajících mezi všemi sekretářkami a administrativními asistenty:
- Průměrný roční plat: 63 110 $ (30,34 $/hod.)
- Nejlepší 10% roční plat: 94 830 $ (45,59 $ za hodinu)
- Spodní 10% roční plat: 39 350 $ (18,92 $/hod.)
Vzdělávání, školení a certifikace
Existuje několik požadavků na vzdělání, abyste mohli začít jako sekretářka, ale dosažení pozice výkonného asistenta obvykle přichází až po několika letech praxe.
- Vzdělání: Středoškolský diplom stačí pro většinu pozic na základní úrovni, ale ti s přidruženým nebo bakalářským titulem v oborech souvisejících s podnikáním budou prodejnější.
- Osvědčení: Nikdo nemusí být certifikován jako výkonný asistent, ale pro většinu softwarových programů, které vyžadují odbornost, jsou k dispozici certifikace prostřednictvím online kurzů. Takové certifikace mohou učinit uchazeče o zaměstnání atraktivnějším.
- Výcvik: Zkušenosti a důvěra se získává vykonáváním práce, výkonní asistenti se obecně osvědčili po delší dobu.
Dovednosti a kompetence výkonného asistenta
Psaní, ukládání a další úřednické dovednosti jsou důležité, ale nejlepší výkonní asistenti mají často silné osobnosti, které se projevují prostřednictvím několika užitečných měkkých dovedností:
- Komunikační dovednosti: Výkonní asistenti často slouží jako strážce brány, rozhodují o tom, jaké zprávy a kteří návštěvníci resp volající musí jít přímo ke svému zaměstnavateli a kteří potřebují být přesměrováni nebo vyřízeni v jiném cesta. To zahrnuje schopnost rychle získat informace od svého šéfa z těch, kteří potřebují čas.
- Organizace času: Každý, kdo řídí čas jiné osoby, jako to často dělají výkonní asistenti pro své šéfy, musí také umět dobře řídit svůj vlastní čas.
- Důvěryhodnost: Výkonní asistenti mají často přístup k citlivým informacím a vedoucí pracovníci, pro které pracují, jim musí plně důvěřovat, aby byli ve své práci co nejefektivnější.
- Multitasking: Výkonní asistenti pravidelně vyřizují více než jeden úkol najednou, přičemž sledují plány svých šéfů a udržují je na správné cestě.
Výhled práce
Očekává se, že pracovní příležitosti pro výkonné sekretářky a administrativní asistenty se za desetiletí končící v roce 2029 sníží přibližně o 20 %, uvádí americký úřad pro statistiku práce. To je mnohem horší než 4% růst předpokládaný pro všechna povolání a výrazně horší než 9% pokles předpokládaný pro všechny sekretářky a asistenty.
Pokles je přičítán nárůstu počtu manažerů v organizaci, kteří sdílejí jednoho asistenta. To je více možné, protože mobilní a další elektronická komunikace to umožnila, takže vedoucí pracovníci si s větší pravděpodobností vyřizují vlastní korespondenci a plánování.
Pracovní prostředí
Výkonní asistenti obvykle pracují v kancelářském prostředí a kromě svých vlastních šéfů komunikují s návštěvníky, volajícími a dalšími vedoucími pracovníky. Práce může být rychlá a náročná a role vrátného někdy vyžaduje, aby výkonní asistenti řekli ne lidem, kteří nechtějí brát ne jako odpověď.
Pracovní rozvrh
Pracovní doba často následuje po typickém pracovním týdnu. Vedoucí pracovníci, kteří pracují pozdě, však někdy očekávají, že jejich výkonní asistenti budou k dispozici i mimo pracovní dobu.
Jak získat práci
APLIKOVAT Požádejte přímo u firem nebo recenzujte na stránkách jako Indeed, Monster a Glassdoor.
ZÍSKEJTE REFERENCE Buďte připraveni s lidmi, kteří mohou potvrdit vaši důvěryhodnost a spolehlivost – což jsou důležité vlastnosti pro asistenta.
Porovnání podobných pracovních míst
Lidé se zájmem o práci výkonného asistenta by také mohli zvážit jednu z následujících kariérních drah uvedených s průměrnými ročními platy:
- úřední asistent: $40,990
- Soudní zpravodaj: $61,660
- Finanční úředník: $41,520
