Musíte pečlivě zdokumentovat přepravní opatření, která učiníte pro svého mezinárodního zákazníka. Chceš svůj exportní prodej být naprostý úspěch, a to je kritická fáze. Dokumentace pro transakci se řídí stejným vzorem jako pro domácí prodej. Když prodáváte své widgety (nebo jako v tomto případě,kartáče na vlasy’) svým zákazníkům po celém městě, fakturujete jim, že? To je místo, kde začnete se svým zahraničním zákazníkem. Někdy bude mít váš místní zákazník speciální požadavky na objednávku, jako je seznam balení nebo specifikované vnější označení na každém dodaném obalu. Vaše exportní transakce bude mít také speciální požadavky na dokumentaci. Ty se budou lišit podle země určení a typu zasílaného zboží.
Pokud jste vybrali a speditér nebo logistická společnost, která má za sebou historii přepravy vašeho typu produktu, měli by mít pravdu o aktuálních požadavcích na dokumentaci.
Například stará Exportní deklarace odesílatele (SED), nyní nazývaná Electronic Export Information (EEI), sestavuje exportní statistiky USA a prosazuje exportní zákony USA. EEI musí být podána u zásilek z USA, Portorika nebo Amerických Panenských ostrovů do zámořských destinací; mezi USA a Portorikem; a z USA nebo Portorika na Americké Panenské ostrovy. Ne všechny zásilky potřebují EEI. Proto se hodí speditér, který vám podle toho dokáže poradit.
Pokud je například zásilka zboží v hodnotě vyšší než 2 500 USD a je odeslána od stejného vývozce stejnému příjemci ve stejný den, bude vyžadovat podání EEI. Nebo pokud zásilka, bez ohledu na hodnotu, vyžaduje povolení nebo vývozní licenci, budete muset podat EEI.
Co se může pokazit při vytváření exportní dokumentace
Pokud nejste všímaví, dost. Všímavý znamená, že možná neznáte pravidla a předpisy a nejste dostatečně opatrní (např. překlepy nebo zadání informací je umístěno do nesprávných polí). Společnost Shipping Solutions přišla se šesti věcmi, které se mohou při vytváření exportních dokumentů pokazit. Zde je pohled na jejich seznam, ale doporučujeme vám navštívit web a prozkoumat každý bod hlouběji.
- Nesprávný kontakt, informace o balení a platbě.
- Špatné zařazení zboží.
- Špatná hodnota.
- Špatný popis produktu.
- Nebezpečné formuláře vyplňuje nesprávná osoba.
- Nesprávný předpoklad, že vaše zboží má nárok na zvýhodněné sazby.
Bez ohledu na to, vždy převezměte iniciativu a zeptejte se svého speditéra nebo logistické společnosti na spoustu otázek. Využijte jejich odborné znalosti ve svůj prospěch, abyste se nedopustili žádné z nákladných chyb uvedených výše.
Devětkrát z deseti budete k dokončení exportního prodeje potřebovat následující základní dokumenty:
- Obchodní faktura ("Jak připravit obchodní fakturu").
- Seznam balení.
- Osvědčení o původu (jak je uvedeno a případně – „Certifikát země původu").
- Tři (3) původní oceán nebo vzduch nákladní listy, a kopie.
- Platební nástroj ("Faktory, které je třeba zvážit při výběru způsobu platby za export"). Vaše dodací podmínky ovlivňují, jak a kdy dostanete zaplaceno. Incoterms vás provedou, když riziko přechází, a jak jsou náklady rozděleny mezi prodávajícího a kupujícího.
- Další důležité, relevantní dokumenty požadované pro některé destinace a některé komodity: kopii proforma faktury, osvědčení o kontrole, konzulární faktura, import nebo vývozní licence, osvědčení o pojištění, dokovací a skladní doklady, osvědčení o zdravotní prohlídce a certifikát IATA odesílatele pro předměty bez omezení nebo pro nebezpečné zboží.
UPS například nabízí celou řadu formuláře (např. obchodní faktura, balicí list, osvědčení o původu NAFTA, osvědčení o původu v USA a elektronické informace o vývozu) pro mezinárodní zásilky.
Každý dokument zde na tomto webu časem důkladně zkontrolujeme, abyste se s jeho přípravou cítili pohodlně. K dispozici jsou softwarové programy, které provedou vaše exportní dokumenty elektronicky. Jak vaše firma roste, můžete zvážit instalaci jednoho nebo dokonce použití sofistikovanéhologistiky společnost, která tuto funkci nabízí jako součást svých celosvětových služeb.
