Záznam o zaměstnání, nebo ROE, je formulář, který Kanadští zaměstnavatelé je třeba vyplnit a podat u Service Canada, když má zaměstnanec s příjmem podléhajícím pojištění přerušení příjmu (viz níže).
Jaký je účel evidence zaměstnání?
Záznam o zaměstnání, říká Service Canada, „je jediným nejdůležitějším dokumentem při stanovení nároku na zaměstnanecké pojištění (EI). Servis Kanada... používá informace o ROE k určení, zda má osoba nárok na dávky EI, sazbu dávek a dobu trvání jejího nároku.“
Service Canada také používá ROE, aby zajistila, že nikdo nezneužije fondy zaměstnaneckého pojištění nebo nezíská výhody omylem.
Jako zaměstnavatel však záleží na tom, že musíte vyplnit formulář Záznam o zaměstnání pro každého zaměstnance, který dojde k přerušení výdělku i v případě, že se zaměstnanec nehodlá přihlásit k pracovnímu pojištění výhod.
Upozorňujeme, že pokud jste nekanadským zaměstnavatelem působícím v Kanadě, musíte také vydat ROE svým zaměstnancům.
Co je přerušení výdělku?
K přerušení výdělku dochází, když:
- zaměstnanec dává výpověď
- zaměstnanec je propuštěn nebo ukončen
- zaměstnanec měl nebo má mít sedm po sobě jdoucích kalendářních dnů bez práce a bez pojistitelného příjmu od zaměstnavatele. Tomu se říká sedmidenní pravidlo. Pravidlo sedmi dnů se nevztahuje na realitní kanceláře, zaměstnance, kteří mají nestandardní pracovní dobu nebo provizní prodejce.
- mzda zaměstnance klesne pod 60 % pravidelného týdenního výdělku z důvodu nemoci nebo úrazu, těhotenství, potřeby péče rodiče buď nově narozené nebo adoptované děti nebo potřeba poskytnout péči nebo podporu těžce nemocnému členovi rodiny se značným rizikem smrti.
V každém z těchto případů, jako kanadský zaměstnavatel, budete muset vyplnit ROE pro zaměstnance – ať už uvažuje o tom, že bude žádat o dávky zaměstnaneckého pojištění, nebo ne.
Jak brzy budete muset podat ROE u Service Canada, závisí na tom, zda podáváte papírové ROE nebo je posíláte elektronicky. (Viz. níže.)
Vyplňování záznamů o zaměstnání
Do formuláře Záznam o zaměstnání zadáte podrobnosti o pracovní historii zaměstnance ve vaší firmě, včetně jeho pojistitelných výdělků a pojistitelných hodin.
Evidenci zaměstnání lze provádět v papírové podobě nebo elektronicky.
Použití papírových záznamů o zaměstnání
Papírové ROE lze stále používat, pokud nejste schopni vydávat elektronické ROE.
Pokud pro ROE používáte papírový formát, musíte jej vydat do pěti kalendářních dnů od prvního dne přerušení výdělku nebo do pěti dnů od prvního dne, kdy jste se o přerušení zaměstnance dozvěděli zisk.
Jakmile formulář vyplníte, budete:
- První kopii (originál) dejte svému zaměstnanci jako doklad o pojistitelných výdělcích pro uplatnění výhod EI.
- Zašlete druhou kopii (modrou) do Service Canada, jak je uvedeno ve formuláři.
- Uchovávejte třetí kopii (bílou) ve svých souborech po dobu šesti let.
Potřebujete více papírových formulářů ROE? Pro jejich objednání kontaktujte Kontaktní centrum zaměstnavatele.
Používání elektronické evidence zaměstnání
Záznam o zaměstnání na webu (ROE Web) je bezpečná webová aplikace vytvořená a spravovaná společností kanadská vláda, kterou mohou zaměstnavatelé používat k vytváření, předkládání, úpravě a tisku 53týdenních ROE elektronicky. Data ROE můžete také importovat zpět do svých vlastních výplatní páska Systém. Na ROE Web se můžete zaregistrovat online.
Lhůta pro vystavení elektronického záznamu o zaměstnání závisí na typu výplatního období vaší firmy.
Pokud je výplatní období vaší firmy týdenní, dvoutýdenní nebo poloměsíční (dvakrát měsíčně), máte až pět kalendářních dnů po skončení výplatního období, ve kterém došlo k přerušení výdělku zaměstnance, vydat elektronickou JIKRY.
Pokud má vaše firma měsíční výplatní období nebo platí zaměstnancům každé čtyři týdny, musíte vydat ROE buď:
- pět kalendářních dnů po skončení výplatního období, ve kterém došlo k přerušení výdělku zaměstnance; nebo
- 15 kalendářních dnů po prvním dni přerušení výdělku podle toho, které datum nastane dříve.
Service Canada má tabulku shrnující lhůty ROE podle výplatního období.
Když vyplňujete a podáváte ROE elektronicky, nemusíte pro své zaměstnance tisknout papírovou kopii. Zaměstnanci, kteří se zaregistrovali u online služby My Service Canada Account, mohou prohlížet a tisknout kopie svých elektronických ROE.
Pomoc s vyplňováním a podáváním záznamů o zaměstnání
Průvodce formulářem Jak vyplnit záznam o zaměstnání Service Canada poskytuje podrobnosti o tomto a poskytuje podrobné pokyny k vyplnění záznamu o zaměstnání. Obsahuje také příklady vyplněných papírových i elektronických Evidence zaměstnání.
