Je vaše nezisková organizace připravena být dnešními novinkami?
Spokojenost se zranitelností vaší organizace může být vaším nejhorším nepřítelem. V dnešním sporném světě a bleskově rychlých médiích byste mohli být do dnešní večeře katapultováni do krize.
Během mé neziskové kariéry zažily organizace, pro které jsem pracoval, smrt klienta; manipulace s produktem, která ohrožovala primární fundraiser; atletický skandál; a hromadná střelba v kampusu.
Naučili jsme se tvrdě být připraveni nebo se připravit na to, že budeme trpět víc, než je nutné.
Zde je šest návrhů pro lepší krizové řízení vaší neziskové organizace.
Nečekej
Mnoho organizací zahájí své krizové plány až poté, co dojde ke katastrofě.
Místo toho promyslete možné scénáře nebo typy katastrof, které by se mohly stát, a začněte je plánovat.
Vzdělávejte se o krizích neziskových organizací a promluvte si s těmi, kteří je přečkali. Pozvěte veterána katastrof, aby si promluvil s vašimi zaměstnanci a vaší správní radou. Pověřte své pracovníky pro styk s veřejností, aby vypracovali krizový plán a dejte jim termín.
Obhájce konkrétní havarijní připravenosti. Mnoho lidí v neziskových organizacích, zejména malých organizacích, si nemyslí, že se někdy stane něco špatného. Nechtějí na to myslet. Nevěří, že mají čas se připravit.
A možná by i zanevřeli na personál, který toto téma tlačí. Každopádně mluvte. Pokud tato krize nastane, lidé vaši prozíravost ocení.
Uvědomte si, že krize má mnoho podob.
Krize přicházejí ve všech příchutích. Některé jsou vysoce profilované. Jiné mohou být spíše nízké. Ale v době nepřetržitého zpravodajství je představa, že můžete situaci udržet mimo zraky veřejnosti, fantazií. Když nic jiného, místní média, stejně jako sociální média, budou pravděpodobně všude kolem. Máš vybudoval dobré vztahy s místními médii? Pokud ne, začněte hned.
Vaší krizí může být nehoda s dobrovolníkem, smrt klienta, zpronevěra ze strany finančního ředitele, soudní spor bývalého zaměstnance nebo hackerský útok, který ohrožuje soukromí vašich dárců a klientů.
Všechny vyžadují různé reakce. Připravte se na tolik, kolik si dokážete představit, a udělejte vše pro to, abyste zavedli plány, které minimalizují poškození pověsti vaší neziskové organizace.
I když se stane něco, na co jste nepomysleli, pomůže vám vaše příprava na jiné druhy mimořádných událostí. Plánování může odhalit mezery v zabezpečení, pojistném krytí, neadekvátní politiku lidských zdrojů nebo nedostatek lidí se zvláštními dovednostmi.
Procvičování jakékoli nouzové reakce pravděpodobně vaši organizaci lépe připraví na ostatní.
Vypracujte logistický plán a komunikační plán.
Logistický plán má co do činění s tím, aby se všichni dostali z budovy v případě zemětřesení, zasílání SMS zaměstnancům a klientům, že byl v budově spatřen ozbrojenec, nebo manipulace se zdravotníky nouzový.
Vytvořte program řízení rizik, který bude řešit ztráty na životech, majetku a pojištění. Identifikujte bodové lidi, kteří mohou rychle vyrazit do akce, upozornit na vhodnou pomoc a řídit evakuační plány.
Komunikační plán zahrnuje identifikaci mluvčích, přidělení někoho, kdo shromáždí fakta, jakmile se objeví, a bude psát tiskové zprávy, a nalezení místa, kde mít a tisková konference.
Udělejte si pořádek ve svých sociálních sítích
Sociální média mohou být během krize požehnáním, POKUD je dobře zvládnete.
Téměř všechny neziskové organizace používat nějakou úroveň sociálních médií. Rozhodněte nyní, kdo bude tato média spravovat v případě nouze. Nastavte si řídicí panel (zde devět ke zvážení), kde můžete sledovat všechny platformy sociálních médií a rychle reagovat.
Kvůli sociálním sítím je malá šance kontrolovat informace. Bez ohledu na to, jak moc se snažíte zacpat úniky informací, dojde k nim. Chcete-li čelit nesprávným informacím, můžete poskytnout přesné a užitečné informace. Bojujte proti fámám fakty a vyjadřujte obavy o všechny zúčastněné.
Nenechte své stránky na sociálních sítích jen tak sedět. Zefektivněte svůj přístup k sociálním sítím. Neziskové organizace často nereagují na dotazy, komentáře nebo stížnosti, které se objevují na jejich stránkách na sociálních sítích.
Ujistěte se, že máte někoho, kdo tyto stránky neustále sleduje a odpovídá na cokoli, co tam čtenáři zveřejní. Tímto způsobem se můžete dostat k mizerným informacím a vybudovat si důvěryhodnost u svých sledujících.
Sociální média mohou být navíc tím nejlepším způsobem, jak ukázat lidskou tvář vaší organizace a posílit její pověst laskavé, sympatické, zdvořilé, přesné a zdroje nezaujatých informací.
Připravte se mluvit.
Po krizi se počítá každá minuta. Žádný z nich nepromarněte. Ticho je smrtící. Okamžitě vystupte s vhodnými prohlášeními a zprávami, i kdyby to mělo být pouze tím, že o situaci víte, že na ní pracujete a že v tuto chvíli je známo jen málo faktů.
Pak pokračujte s aktualizacemi, jak se události vyvíjejí. Pro mnoho situací jste již mohli mít připravená prohlášení.
Při veškeré komunikaci buďte znepokojeni, projevujte obavy, mluvte znepokojeně a vždy říkejte pravdu. Nebojte se říct: "Nevíme." To je lepší než hádat. Dodejte, že pracujete co nejrychleji, abyste získali všechna fakta.
Odmítnutím mluvit s médii se ztratí mnohem více, než se tím riskuje. Vakuum informací plodí nepřátelství médií a ztrátu důvěry veřejnosti.
Poskytněte mediální školení
Mediální trénink bude vaším nejlepším přítelem během krize. Neriskujte zhroucení médií.
Sestavte mediální tréninkový program, než dojde ke katastrofě. Vyškolte každého, kdo by mohl potřebovat být mluvčím. Může to být váš předseda představenstva, váš generální ředitel a další klíčoví zaměstnanci, jako je osoba pro styk s médii. Zvažte také svého hlavního fundraisera, koordinátora dobrovolníků a případně svého bezpečnostního pracovníka nebo správce zařízení.
Mediální školení nemusí stát mnoho, pokud máte ve své radě někoho, kdo pracuje v oblasti public relations nebo někoho, kdo je členem médií. Klíčem je dělat to pravidelně, aby se noví lidé proškolili a ostatní nezatuchli.
