E -mail je emocionální.
Na kolika e -mailech právě sedíte? Čekají trpělivě a sladce ve vaší doručené poště na vaše další promyšleně naplánované odbavení? Nebo volají vaše jméno - připomínají vám, co jste dnes ještě neudělali?
Moje e -maily mají tendenci „volat mé jméno a připomínat mi mé vnímané nedostatky“, ale online komunikace je také nezbytnou součástí mého pracovního toku. Navíc díky tomu zůstávám ve spojení s některými nejživějšími lidmi, se kterými jsem kdy měl tu čest spolupracovat. Musel jsem se tedy naučit spravovat svou schránku podobně jako své emoční já v práci: opatrně a se zaměřením na hranice.
Existuje mnoho knih a článků o efektivním řízení času v práci, zejména v okolí e -mailů. Někteří tvrdí, že odstraníme co nejvíce e -mailů, ne -li všechny. Nesouhlasím s myšlenkou, že e -mail je nesmyslná, povrchní práce; některé firmy jsou postaveny na spolupráci a spoléhají se na to, že se vpred posune e -mailová komunikace. Mnoho pracovníků má za úkol tuto „mělkou práci“, která umožňuje plynulý tok věcí a slouží jako neviditelná, ale nezbytná páteř.
V dnešní době se ocitám před novou propastí: jak mohu efektivně komunikovat, aniž bych se vyčerpal drahocenným časem a energií? A jak mohu odstranit některé emoce a stres kolem mé doručené pošty? (Nebo jsem jediný, kdo má pocit, že emaily mají emocionální váhu?)
Zde je návod, jak fyzicky a emočně spravuji svůj e-mail, kvůli své práci-a kvůli svému post-work self.
Operace Doručená pošta nula
Moje strategie go-to je doručená pošta nula, ale posledních několik týdnů se mi nepodařilo prorazit práh těchto posledních 100 e-mailů. („Dnes je ten den!“ Říkám každý den; ale) A tváří v tvář těmto posledním 100 e -mailům vidím, jak moc si e -maily vybírají daň za víc než jen za můj čas v práci; vybírá to daň na mé energii.
Už jsem psal o tom, jak jsem snížilo mé vykřičníky v mé komunikaci, což pomohlo zbavit se přebytečných vrstev domněnky a emocí. Dokonce jsem zjistil, že se přenáší do skutečného světa prostřednictvím přímější komunikace - cítil jsem menší strach z odmítnutí a sebevědomější žádost o to, co jsem potřeboval.
Zde jsou tři strategie, které mi pomohly opravit mé doručené mustangy:
Nastavte hranice jako šampión.
E -mail není chatovací místnost. Pokud jste se mnou v kontaktu, možná už to víte: Nejsem pohotový respondent, pokud není něco naléhavé (ahoj, Eisenhowerova matice). Také se snažím jít příkladem a vytvářet stručné, ale důkladné e -maily. Pokud na vašem pracovišti existuje očekávání (skutečné nebo domnělé) okamžité reakce, zpochybněte to tak, že odpovíte, až budete připraveni.
Také se již neomlouvám za opožděnou reakci po objevení nějaké laskavé alternativy. Omezil jsem více než kdy jindy další „drobnosti“, protože je na čem pracovat a nikdo nepotřebuje číst chmýří.
A pokud nepracujete v naléhavém cyklu, vřele doporučuji odstranit oznámení push, která vám zobrazí každý nový e-mail v reálném čase. Změní vám to život.
Vytvořte nové metody správy úkolů.
Kdo jiný je vinný z používání jejich doručené pošty jako seznamu úkolů? 🙋 I když existují určité projekty, které mohu stále provozovat ze své doručené pošty, přecházím k efektivnějšímu (a méně stresově navozujícímu) řízení úkolů.
Například každé pondělí vytáhnu své týdenní priority na poznámku na ploše. Poté každé ráno prohlížím seznam projektů a do plánovače napíšu své nejlepší úkoly pro daný den. Rovněž si zapisuji úkoly ze své doručené pošty-pak podám e-mail a odtamtud to nechám spravovat své milující já. (To mi také pomáhá sledovat mé projekty pro mé pracovní deník.)
Také jsem se dozvěděl, že pokud musím poslat e -mail, je produktivnější napsat jej jako samostatný konkrétní úkol. Promyšlené zasílání e-mailů může být pro mě únavné, takže dát každému e-mailu vlastní prostor v mém seznamu úkolů je praxe v sebeúctě.
Odchozí e -maily spravujte promyšleně.
Osobní odchozí e -maily jsou více zastrašující než nekonečná doručená pošta. Potenciál chyby, potenciál odmítnutí: to je to, o čem mluvím, když říkám, že e -mail je emocionální. Tady si tedy na chvilku odpočinu od stolu, abych si užil sluníčka a čerstvého vzduchu, a pak se usadím s šálkem kávy a pustím uklidňující hudbu ve sluchátkách.
Někdy se uklidňuji pečlivým prohlížením konceptů a před odesláním se ujistím, že každý e -mail je mistrovské dílo. Ale jindy si věřím natolik, že si každý koncept před odesláním milionkrát znovu nepřečtu. Někdy stisknu odeslat, než můj mozek ještěrek řekne: „Ale co se stane, když to nebude dokonalé? a sledujte, jak se zpráva přibližuje k digitálnímu etheru.
Správa emocí vyvolaných e-mailem
Ze všech článků o svépomoci, které jsem četl, jich tak málo nabídlo pomoc pro velmi specifický typ únavy, kterou pociťujete, když se musíte denně brodit oceány e-mailů.
Nikdo nemluví o tíži ve vašich střevech po odeslání obzvlášť odvážného e -mailu ani o panice, když si myslíte, že jste špatně napsali jméno. Nebo opět ten strach z odmítnutí. (Hodně z toho pochází z mých chladných e-mailových dnů, kdy jsem se snažil předávat věci jako cloud computing technologickým bloggerům-v tomto prostoru je hodně ne.)
Kromě své metody odesílání e-mailů „Obklopte se útulností“ jsem vyvinul také několik taktik, které mi pomohou zmírnit úzkost z e-mailových dnů.
Před otevřením e -mailové aplikace se zhluboka nadechněte.
Nedělám si srandu, když říkám, že mi fungují e -maily, a proto se každý den několikrát zhluboka nadechnu, než otevřu schránku. V nonstop dnech to udělám také mezi odesláním. Je to užitečný způsob, jak se cítit přítomnější a dostat mě z mé míle minutové hlavy.
Jít ven.
Pokud můžete, plížte se na desetiminutovou procházku. To mi obvykle dává dostatek duševního a fyzického prostoru, abych se vrátil svěží a sebevědomý k tomu, abych mohl ovládat zbytek své doručené pošty.
Konzumujte jinou formu médií.
Pokud máte pochybnosti, klikněte na. Pokud se mi začne dostávat do hlavy příliš mnoho e -mailů, najdu se do složky se svými zpravodaji a přečtu si některé z nejnovějších informací o společnostech se sociálním dopadem nebo novinkách v médiích. Nacházím prostor, který má malá očekávání, ale přesto je relevantní pro práci, kterou dělám. Než se vrhnu zpět do své schránky, naplním svůj pohár slovy od lídrů v oboru a možná nějakým veselým obsahem.
Smazat, uložit, odstranit, opakovat.
Nemilosrdně mazat. Bezohledně se odhlásit. Pokud to nepřináší přidanou hodnotu do vaší doručené pošty (nebo „jiskření radosti“, pokud vám to více vyhovuje), zrušte to. Pokud se pro něj můžete vrátit později (nebudete), uložte jej do složky. Li doručená pošta nekonečno je spíše váš styl, jděte do toho - najděte si, co vám vyhovuje. Cílem je necítit vlny stresu nebo úzkosti, když každé ráno otevřete svůj e -mail.
Doručená pošta zaměřená na sebeobsluhu je taková, která vás neotravuje, nedrží vás v noci ani vám neubírá na vaší nejdůležitější práci. Je to doručená pošta, která vás posiluje, slouží vám a posouvá vás vpřed.
Na zdraví, kolegové e -maily. Máme to.
