Er din canadiske virksomhed klar til at foretage sine første ansættelser? Denne vejledning forklarer ansættelse proces i Canada, herunder registrering af løn hos Canada Revenue Agency (CRA), fremsættelse af et jobtilbud og opsætning af medarbejderfradrag.
Før du kan ansætte medarbejdere i Canada
Som en arbejdsgiver, skal du åbne en Lønfradragskonto. For at gøre dette skal du have en virksomhedsnummer (BN). Hvis du ikke allerede har et virksomhedsnummer, skal du få et fra CRA. Du kan gøre dette på en af tre måder:
- Tilmeld dig et BN online.
- Udfyld formular RC1, anmodning om et virksomhedsnummer, og send eller fax det til dit nærmeste skattekontor (TSO) eller skattecenter (TC).
- Kontakt CRA direkte på telefon på 1-800-959-5525 i åbningstiden.
Hvis du tilmelder dig et virksomhedsnummer, kan du samtidig anmode om en lønprogramkonto. Hvis du allerede har et virksomhedsnummer, tilføjer du bare en ny konto til dine eksisterende. (Bemærk, at du kan administrere alle dine virksomhedskonti, inklusive løn, ved at bruge CRA's My Business Account-onlineportal.)
Du kan tilføje en lønkonto ved at bruge en af følgende metoder:
- Brug din My Business-konto.
- Udfyld formularen RC1, del C, og send eller fax den til din nærmeste TSO eller TC.
- Ring til CRA på 1-800-959-5525 og bed om en lønprogramkonto.
Bemærk, at en virksomhed kan have mere end én lønprogramkonto. Hvis du for eksempel har forskellige kontorer i forskellige byer, har du måske også separate lønkonti for hvert kontor.
Ansættelsesprocessen i Canada
Når du har tilmeldt din lønkonto, og du har gennemgået trinene til at oprette eller forfine job beskrivelser, annoncering af stillingerne og interview af potentielle kandidater, er du klar til at ansætter. Lad os se på de trin, du skal tage for at sikre, at du har dækket alle dine juridiske grundlag, før de nye ansatte begynder at arbejde.
Få medarbejderen til at acceptere og underskrive jobtilbuddet
Det kræver regeringen ikke, men det er en glimrende idé at have arbejdsvilkårene på skrift. Det tydeliggør detaljer som jobopgaver, arbejdstider, goder, løn, prøvetid (hvis der er en), og undgår fremtidige misforståelser. Når du ansætter medarbejdere, skal dit jobtilbud naturligvis opfylde ansættelsesstandarderne i din provins eller territorium.
- Føderale arbejdsstandarder
- Alberta beskæftigelsesstandarder
- BC beskæftigelsesstandarder
- Manitoba beskæftigelsesstandarder
- Ontario beskæftigelsesstandarder
- Nova Scotia beskæftigelsesstandarder
- Newfoundlands og Labradors arbejdsstandarder
Undersøg den ansattes CPR-nummer
Social Insurance Number (SIN) bruges til at administrere offentlige ydelser. Som arbejdsgiver skal du se hver ny medarbejders SIN-kort senest tre dage efter, at medarbejderen påbegynder arbejdet og notere medarbejderens navn og SIN nøjagtigt, som de står på kortet.
Hold øje med SIN'er, der begynder med tallet "9". En SIN, der starter med dette nummer, signalerer en person, der ikke er canadisk statsborger eller permanent bosiddende, og som er det autoriseret til kun at arbejde i en bestemt arbejdsgiver og tidsperiode under en gyldig ansættelsestilladelse udstedt af immigration, flygtninge og statsborgerskab Canada.
Hvis en potentiel ny medarbejder er kvalificeret til at arbejde i Canada og ikke har en SIN, skal du bede dem om at ansøge om en på et Service Canada Office.
Få medarbejderen til at udfylde de nødvendige formularer
Skema TD1, Personlig Skattegodtgørelse, bestemmer, hvor meget skat der skal trækkes fra en persons arbejdsindkomst. En ny medarbejder skal udfylde den føderale TD1 og den provinsielle TD1, hvis der kræves mere end det personlige grundbeløb.
I Quebec skal medarbejdere bruge den føderale TD1 og provinsformular TP1015.3-V, Source Deductions Return. Se Indleveringsformular TD1 for flere detaljer om, hvem der skal udfylde denne formular, og hvilken formular de kan eller bør bruge.
Sørg for at gennemgå oplysninger om lønfradrag inklusive indkomstskat, Canada Pension Plan (CPP), Arbejdsforsikring og skattepligtige ydelser.
Kommuniker starttid og info til din medarbejder
Skal den nyansattes dag starte med et møde med en supervisor eller en rundvisning på anlægget? Er der noget særligt udstyr, de skal medbringe, eller en dresscode, som de skal overholde? Er der en ny medarbejderorienteringssession eller intern mentoring? At udfylde den nye medarbejder om de detaljer, der vedrører deres første dag på jobbet, vil lindre deres angst og få jer begge godt i gang.
Start en fil til den nye medarbejder
Det er en god idé at starte en medarbejderkartotek lige når din nyansættelse starter. Som arbejdsgiver skal du indsamle medarbejderregistreringer, såsom timesedler og præstationsevalueringer, og administrere formularer relateret til løbende løn, såsom T4-sedler. At få dine medarbejderregistreringer organiseret i gang vil spare tid senere.
