Ikke at forveksle med advokatfuldmægtige, juridiske sekretærer udfylde vitale roller i advokatfirmaer over hele landet. Mens advokatfuldmægtige ofte udfører advokatopgaver under tilsyn fra en advokat, skal juridiske sekretærer holde styr på alle detaljer, der kredser om advokatfirmaet.
Jura har været og vil altid være en verden af bureaukrati og semantik. Advokater skal være fuldt forberedt på hver eneste retssag. Som sådan er både advokater og advokatfuldmægtige stærkt afhængige af deres juridiske sekretærer.
Hvilken slags færdigheder har du brug for for at være juridisk sekretær?
Rollen af juridiske sekretærer, også kendt som advokat administrative assistenter eller juridiske assistenter, har udviklet sig i de sidste to årtier. Som med alt andet, fortsætter teknologien med at transformere det traditionelle advokatkontor.
Juridiske sekretærer skal overskride de traditionelle roller med at skrive og besvare telefoner til at føre tilsyn med aktiviteter af høj værdi mellem advokater og klienter og med hensyn til retssager.
Juridiske sekretærer gør hvad som helst administrativ assistent kan gøre, bortset fra at den juridiske verden er lidt mere kompliceret. De udfører sekretæropgaver ved hjælp af juridisk terminologi, procedurer og dokumenter. Juridiske sekretærer udarbejder også juridiske papirer og korrespondance, herunder stævninger, klager, forslag og stævninger. De kan også hjælpe med juridisk forskning.
Typer af juridiske sekretærfærdigheder
Juridisk sekretærroller har udviklet sig over tid. Disse færdigheder vil hjælpe dig med at få succes på enkelt advokatkontorer og i større advokatfirmaer.
Teknologiske færdigheder
Mange advokater har hverken tid eller ekspertise til at drive advokatkontorteknologi godt. De er afhængige af teknologikyndige juridiske sekretærer til at udføre en række computerbaserede opgaver såsom at bygge regneark, forberede præsentationer, revision af timesedler, håndtering af fakturaer, oprettelse/indtastning af dokumenter, vedligeholdelse af kalendere og sporing af deadlines.
Derfor vil juridiske sekretærer, der er dygtige i en række forskellige computersoftwareapplikationer, have mest karrieremuligheder. Nogle af de mest almindelige teknologier, som juridiske sekretærer skal mestre, omfatter:
- Tekstbehandlingssoftware
- Microsoft Office Suite
- Præsentation
- Informationsstyring
- Digital filorganisation
- Software til sikkerhedskopiering af data
- Fakturering
- Fakturering
- Transskription
- Desktop Publishing
- Videokonference
- E-mail Management
Interpersonelle færdigheder
Juridiske sekretærer interagerer dagligt med advokater, advokatfuldmægtige, personale, klienter, modstridende advokater, retspersonale, sælgere og mere.
Top-notch interpersonelle og kommunikationsevner er afgørende. Ud over ansigt-til-ansigt kontakt kommunikerer sekretærer via e-mail, telefon og videokonferencesystemer.
- Reception
- Telefonetikette
- Mundtlig kommunikation
- Følelsesmæssig intelligens
- Initiativ
- Formalitet
- Leje
Skriftlig kommunikation
Tror du, at advokater sammensætter deres egen skriftlige korrespondance? Tænk igen. Juridiske sekretærer er ofte ansvarlige for at udarbejde rutinekorrespondance og arkivmemoer, i Ud over korrekturlæsning af juridiske dokumenter til processkrifter, briefer, opdagelse og transaktioner formål.
At skrive er en integreret del af advokatsekretærens arbejde; dem, der udvikler sig stærke skrivefærdigheder vil blive uundværlig for de advokater, de bistår.
- E-mail sammensætning
- Følger strenge dokumentformater
- Detaljeorienteret
- Følgebreve
- Stærke grammatiske færdigheder
- Transskription
Organisationsfærdigheder
Da advokatsekretærer er advokatens "højre hånd" person, er organisatoriske færdigheder afgørende for effektivt at styre en advokatpraksis eller juridisk afdeling.
Juridiske sekretærer skal vedligeholde papir- og elektroniske filer, administrere projekter, spore flere deadlines, vedligeholde kalendere, planlægge møder, organisere begivenheder og holde alting i orden og tilgængelig.
- Detaljeorienteret
- Kalenderstyring
- Filhåndtering
- Fortrolig informationshåndtering
- Transskription
- Proces med emballering og afsendelse af juridiske dokumenter
- Modtagelse og organisering af affidavits
- Tage noter
Transskriptionsfærdigheder
Transskriptionsfærdigheder er grundlæggende for sekretærpraksis. Ud over en hurtig skrivehastighed (arbejdsgiverens krav varierer fra 50 til 100 ord i minuttet), kræves aktive lyttefærdigheder for at forstå stemmedikteringsfiler.
Stærk grammatik, stavning, ordforråd og sprogfærdigheder er nødvendige, samt en forståelse af juridisk terminologi. Som nævnt ovenfor skal sekretærer være dygtige til tekstbehandlingsapplikationer og transskriptionsudstyr.
- Aktiv lytning
- Skrivning
- Tekstbehandlingssoftware
- Enheder til lydoptagelse
- Hukommelse
- Skriftlig kommunikation
Detaljeorienteret
Opmærksomhed på detaljer er afgørende i advokatbranchen. For eksempel kan det koste dit firma en kunde at skrive 600.000 USD i et forligstilbud i stedet for 60.000 USD. Juridiske sekretærer håndterer detaljerne i den daglige advokatpraksis, og opmærksomhed på detaljer er vigtig i næsten alle sekretæropgaver fra udarbejdelse og korrekturlæsning af dokumenter til planlægning af møder og kalender deadlines.
- Tage noter
- Opmærksom
- Revision
- Induktiv begrundelse
- Deduktiv ræsonnement
- Indtastning af data
- Nøjagtighed
- Proaktiv
Kendskab til juridiske dokumenter og terminologi
Hvad er forskellen mellem en sekretær og en gyldige sekretær? Juridiske sekretærer er bekendt med alle ting, der vedrører lov og retssager. Udtryk som "stævning", "pro se" og "voir dire" forvirrer ikke advokatsekretærer.
De forstår nuancerne i juridisk procedure og har evnen til at oprette og formatere processkrifter, opdagelses- og transaktionsdokumenter.
- Retssag
- Amicus kort
- Appelbrev
- Svar kort
- Forhør
- Ankeproces
- Testamenter og testamenter
- Juridiske klager, appeller og svar
- Afslut skødet
- Garantiskøde
- Anmoder om stævninger
Samarbejde
Teamwork er afgørende for juridiske sekretærers rolle i at levere juridiske tjenester. I alle praksismiljøer – fra store juridiske afdelinger til solo-praktiserende læger – skal juridiske sekretærer samarbejde med advokater, advokatfuldmægtige, sekretærer, arkivassistenter, leverandører og andre for at levere juridiske tjenester effektivt.
De mest effektive advokatsekretærer ved, hvordan man kommer ud af det med kolleger og samarbejder med tredjeparter for at få arbejdet gjort.
- Aktiv lytning
- Mundtlig kommunikation
- Skriftlig kommunikation
- Problemfølsomhed
- Samarbejde
Multitasking færdigheder
De fleste juridiske sekretærer arbejder for mere end én person på mere end én sag.
At udføre flere opgaver samtidigt bør være en anden natur for en kompetent juridisk sekretær.
De ved, hvordan man jonglerer med flere opgaver og konkurrerende prioriteter, og hvordan man håndterer voksende arbejdsbyrder i nutidens travle advokatkontor, hvor én person ofte udfører jobbet som tre.
- Detaljeorienteret
- Tidsadministration
- Prioritering
- Delegation
- Planlægning
- Stresstolerance
Forskningsfærdigheder
Juridiske sekretærer udfører internetundersøgelser til en lang række opgaver, såsom at finde vejvisninger, indsamle kundeoplysninger, undersøge konkurrencen og finde ekspertvidner.
Mange juridiske sekretærer, især dem i små advokatkontorer, optræder også advokatfuldmægtig opgaver, herunder juridisk forskning, citatkontrol og sporing af retspraksis. At lære juridiske forskningsplatforme såsom Westlaw eller Lexis/Nexis kan give dig en konkurrencefordel.
- Læseforståelse
- Interview
- Tage noter
- Læg mærke til tendenser
- Dataanalyse
- Induktiv begrundelse
- Deduktiv ræsonnement
- Research Law Software
Flere juridiske sekretærfærdigheder
- Fejlfinding
- Social Media Management
- Korrekturlæsning
- Revision
- Udarbejdelse
- Stavning
- Korrekt brug af søgemaskiner
- Rapportskrivning
- Endelig manuskriptproduktion
- Mark-ups
- Udvikle og vedligeholde standarddriftsprocedurer (SOP'er)
- Deadlines
- Flersproget
- Venlighed
- Tilpasningsevne
- Effektivitet
- Kritisk tænkning
- Overholdelse
- Bogføring
- Faglighed
- Kunde service
- Modstandsdygtighed
- Forundersøgelsesaftaler
- Faxmaskiner
- Vedligeholde juridiske biblioteker
- Administrer sagsfiler
- LexisNexis
- PACER
Sådan får du dine færdigheder til at skille sig ud
Tilføj relevante færdigheder til dit CV: Sørg for at fremhæve ovenstående færdigheder i din oversigt og arbejdshistorie. Advokatfirmaer bekymrer sig om din erfaring og opmærksomhed på detaljer, især i hvordan du opbygger dit CV.
Fremhæv færdigheder i dit følgebrev: Spild ikke ord i dit brev. Da oprettelse af følgebreve er en væsentlig del af dit job som juridisk assistent, skal du holde dig til sagen og demonstrere din evne til at være klar og direkte.
Brug færdighedsord i din jobsamtale: Vær forberedt på at diskutere typer af projekter, du har styret i andre roller uden at krænke en klients fortrolighed hos andre advokatfirmaer. Vær ikke bange for at beskrive, hvordan du brugte ovenstående færdigheder i andre roller uden for den juridiske verden, hvis erfaringen er relevant for den rolle, du søger.
