Hvis du overvejer en karriere som en event planlægger, enten som en uafhængig enhed eller med et eventplanlægningsfirma, skal du sørge for, at du passer godt til rollen. For det meste vellykket begivenhedsplanlæggere har en imponerende færdighed. Nedenfor er fem færdigheder til at planlægge begivenheder, som du vil nå til regelmæssigt. Disse færdigheder kan gøre eller ødelægge din succes.
Eventplanlæggere er meget organiserede
I begivenhedsplanlægning ligger succes i detaljerne. Og dem er der mange af! At holde styr på adskillige opgaver, flere leverandører og konstant skiftende to-do-lister på én gang – samtidig med at du holder din klient glad – kan være udfordrende for nogle og skræmmende for andre.
Væren meget organiseret er et must for vellykket eventplanlægning. For dem, der laver og administrerer to-do-lister i deres personlige liv, kan det være naturligt at være organiseret. For andre, der har svært ved at huske deadlines eller hente renseriet, kan det kræve en større indsats at være organiseret.
Eventplanlæggere kan administrere én begivenhed ad gangen eller være i planlægningsfasen af flere begivenheder samtidigt. Nogle begivenheder, såsom årlige konferencer, tager mere end et års planlægning, så begivenhedsplanlæggere skal forblive organiseret i det lange løb.
Organisatoriske værktøjer til begivenhedsplanlæggere er i overflod, fra software, der sporer registrering til skabeloner til formularer og regneark. En event-planlægning tjekliste der er skræddersyet til hvert projekt er et af de mest værdifulde værktøjer, du kan have, uanset din naturlige organisatoriske evne.
Find ud af et organisationssystem, der fungerer bedst for dig, fordi det at være organiseret er afgørende for en eventplanlægningskarriere.
Eventplanlæggere er personable
Hvad har alle begivenheder til fælles? Mennesker. Succesfulde begivenhedsplanlæggere er personlige, engagerende, gode samtalepartnere og fremragende lyttere. Eventplanlægning er en social profession, idet resultatet – selve arrangementet – vil omfatte en gruppe mennesker, store som små. At forstå mennesker og nyde at tale med dem er en del af jobbet.
Det betyder ikke, at du som eventplanlægger vil bruge det meste af dagen på klientfrokoster og cocktails til sociale arrangementer. Eventplanlægning er hårdt arbejde, og meget af det bliver brugt ved et skrivebord med en telefon eller computer; dog er en personlig opførsel et must, når du skal tackle en af disse almindelige begivenhedsplanlægningsopgaver:
- Forhandling med hoteller
- Diskutere menuer med cateringchefer
- Møde med leverandører
- Pitching af dine eventideer til en potentiel kunde
- Netværk når som helst og hvor som helst
- Supervision af arrangementspersonale
- Arbejde med dit arrangement og interagere med gæster og medarbejdere
I dagligdagen husker de fleste af os de behagelige, hjælpsomme mennesker, som vi interagerer med, og det samspil kan gøre en oplevelse meget mere konstruktiv for begge parter. At vide, hvordan man forholder sig til forskellige personligheder, hvordan man forbinder med nogen og gør et positivt indtryk er nøglerne til succes. Ingen ønsker at arbejde med eller hjælpe nogen, der er svære at tale med, svære at forstå eller uhøflige og uprofessionelle på nogen måde, så overvej at være personlig som en vigtig evne til at planlægge begivenheder.
Lyt og kommuniker tydeligt
Fremragende kommunikationsegenskaber er afgørende i mange erhverv. I eventplanlægning kan fejlkommunikation resultere i adskillige problemer for både eventplanlæggeren og klienten, og en simpel misforståelse kan have katastrofale resultater. Derfor er evnen til at lytte afgørende, så du forstår kundens behov.
Her er et par eksempler på kommunikation, og hvordan disse færdigheder til planlægning af begivenheder bruges, når du planlægger begivenheder:
Skriftlig kommunikation:
- Skrivning forslag til arrangementer for en potentiel kunde
- Oprettelse af materialer til at markedsføre din virksomhed
- Udarbejdelse af kontrakter for kunder og leverandører
- Udarbejdelse af takkebreve til gæstetalere og VIP'er
Verbal kommunikation:
- Evnen til at forklare omfanget og formålet med en begivenhed
- Effektiv at kommunikere dine ideer til en supervisor, klient eller leverandør
- Forståelse og behandling af oplysninger, der er givet, såsom en kundes bekymringer eller spørgsmål fra en restauratør
- Dygtigt at forhandle hotelpriser, kontaktoplysninger eller ekstramateriale fra en leverandør
Eventplanlæggere er kreative
Succesfulde begivenhedsplanlæggere har ideer – mange af dem. Og med den kreativitet følger evnen til at transformere ideen til noget håndgribeligt. Eventplanlæggere kan tage en vision og føre den ud i livet. Fra at udvikle et unikt tema til en fest til at finde en overkommelig dekorationsløsning, der opfylder et lille budget, er kreativitet afgørende, når du planlægger en begivenhed.
Kreativitet spiller også en rolle i problemløsning. At være i stand til at tænke kreativt for at udvikle løsninger på problemer kan påvirke succesen af dit arrangement positivt.
Eventplanlæggere er multitaskere
På forskellige stadier af begivenhedsplanlægningsprocessen er der adskillige opgaver, der skal håndteres. Du forhandler muligvis en hotelkontrakt, mødes med en klient for at diskutere potentielle gæstetalere, booker en cateringfirma, interviewer udlejningsleverandører og udforsker underholdningsmuligheder. Og det er kun til én begivenhed. Tilføj flere begivenheder i planlægningsstadierne på én gang, og slutresultatet er en jonglering. Succesfulde begivenhedsplanlæggere har brug for at vide, hvordan man effektivt multitasker og holder mange aspekter af begivenheden i gang samtidigt uden at tabe bolden på nogen af disse opgaver.
Succes med eventplanlægning ligger i evnen til at prioritere og fokusere på hver opgave uden at blive distraheret af andre ting eller at blive overvældet af de mange detaljer, der kræver din opmærksomhed. At forblive rolig, fokuseret og fleksibel er egenskaber ved den succesrige multitasker.
