Arbejdsgiverydelsesadministratorer administrerer typisk en blanding af påkrævede og ikke-påkrævede personalegoder. Fra medicinsk og receptpligtig forsikring til pensionsopsparing og frivillige ydelser har virksomheder ofte mange valgmuligheder at tilbyde i løbet af hvert år. Slutningen af året er et passende tidspunkt at samle alle nødvendige og ikke-nødvendige data om fordele for at evaluere, hvordan alle disse fordele forbedrer medarbejdernes liv, hvis de stadig er omkostningseffektive, og hvilke nye fordele kan tilføjes for at forbedre totalen kompensation. Det er bedst at sortere de nødvendige personalegoder først og derefter arbejde på ikke-påkrævede fordele.
Nødvendige personalegoder
Uanset om du driver en lille virksomhed eller en stor multistatsvirksomhed, er der love på arbejdspladsen til at beskytte medarbejdernes sundhed og økonomisk velvære. En af disse love siger, at arbejdsgivere skal bære mindst de minimumskrævede personalegoder. Disse falder ind under flere mandater, herunder Affordable Care Act (ACA), Employee Retirement Income Security Act (ERISA) og mere. Det er vigtigt at skelne mellem påkrævede fordele og dem, der er industristandarder.
Invalideforsikring
I flere stater er kortsigtede og langsigtede invaliditetsforsikringsordninger påkrævet personalegoder betalt delvist af arbejdsgiveren og medarbejderne. Yderligere ordninger er generelt dækket af medarbejderlønfradrag. Small Business Administration oplyser, at følgende stater nu kræver invalideforsikring til yde delvis lønafløsning til berettigede medarbejdere, hvis de har oplevet ikke-arbejdsrelaterede ulykker eller sygdom:
- Californien
- Hawaii
- New Jersey
- New York
- Puerto Rico
- Rhode Island
Familie- og sygeorlov
I alle stater tillader Family Medical Leave Act (FMLA) medarbejdere op til 12 ugers jobbeskyttet ulønnet orlov, hvis de opfylder visse krav. Under orloven videreføres alle koncernmedarbejdergoder. Hvis medarbejderen vælger ikke at vende tilbage til arbejdet ved afslutningen af FMLA-orloven, kan han eller hun stadig være berettiget til dækning og fortsatte sundhedsydelser i henhold til COBRA-vedtægterne. Virksomheden skal beskæftige mindst 50 personer eller være en offentlig organisation. Kvalifikationskrav omfatter:
- Medarbejderen skal være forpligtet til at tage sig af fødslen, plejeanbringelsen eller adoptionen af et barn.
- Medarbejderen skal passe et nærmeste familiemedlem, der lider af alvorlig sygdom eller tilskadekomst.
- Medarbejderen skal have behov for omsorg for sin egen alvorlige helbredstilstand.
- Medarbejderen skal passe et tilskadekommen eller syg aktiv militærmedlem.
I de fleste tilfælde er medarbejdere forpligtet til at underrette deres arbejdsgiver på forhånd, før de tager en godkendt FMLA-orlov, selvom nødsituationer kan og vil dukke op. Både mænd og kvinder er berettiget til den fulde FMLA-orlov.
Betalt afspadsering og andre orlovsydelser
Uden for FMLA-orloven er arbejdsgivere faktisk ikke forpligtet af føderale love til at give betalt eller ulønnet orlov til ansatte. Det er dog en standardpraksis for de fleste arbejdsgivere at tilbyde mindst nogle få betalte og ulønnede feriedage til medarbejdere. Det meste af tiden er betalt afspadsering begrænset til ferie- og ferietid, sygetid, personlig orlov, begravelses- eller sorgorlov og nævningeorlov.
Mange virksomheder tilbyder medarbejderne chancen for at optjene betalt fri baseret på, hvor mange timer de har arbejdet over en bestemt periode, og disse timer optjener. Andre virksomheder kan vælge at tilbyde et begrænset antal afspadsering om året, hvor efterfølgende fridage er ulønnede. En standard betalt afspadsering vil omfatte 5 feriedage, 3 sygedage og 1 personlig dag.
Social sikring og Medicare skatter
Selvom de fleste ansatte ikke automatisk tænker på Social Security og Medicare som fordele, men snarere noget, de har tjent, er alle arbejdsgivere forpligtet til at betale socialsikring og Medicare-skat. Amerikanske arbejdsgivere skal matche den samme sats, som medarbejderne indbetaler til socialsikringssystemet, som varierer efter den enkelte medarbejders alder og hvor meget medarbejderne tjener.
Hver medarbejder udfylder visse skatteskemaer ved ansættelsesstart, og dette danner grundlaget for den W-2-blanket, som skal indsendes af arbejdsgivere for at indberette løn. Derudover skal arbejdsgivere bekræfte identiteten og navnene på alle ansatte ved hjælp af det (gratis) CPR-nummerbekræftelsessystem eller den (betalte) samtykkebaserede SSN-verifikationstjeneste. Dette forhindrer arbejdsgivernes brug af forkert identifikation og sikrer, at den korrekte medarbejder krediteres for deres fremtidige ydelser.
Arbejdsløshedsforsikring
Alle virksomheder skal betale a-kasseskat for hver medarbejder, uanset om de er på fuld tid eller deltid. Dette sikrer, at der er midler til rådighed til at dække ledighedsperioder, hvis en eller flere bliver ufrivilligt separeret fra virksomheden. Hvert selskab vil blive gjort opmærksom på dette af den stat, hvor det opererer, og hvor meget forsikring selskabet må bære. Virksomheder registrerer sig hos et statsligt arbejdsstyrkeagentur, og betalinger administreres der. Hvis en medarbejder opsiges, og der ikke er fastlagt nogen retfærdig grund, kan han eller hun modtage dagpenge i en kort periode. I modsat fald har medarbejderne ikke direkte fordel af denne påkrævede forsikring.
Ikke-nødvendige fordele
Alle andre personalegoder anses for at være ikke-påkrævede fordele, med undtagelse af de minimumskrævede sundhedsydelser i henhold til ACA. Dette rammer kun virksomheder, der har 50 eller flere fuldtidsansatte eller tilsvarende deltidsansatte. Sygesikringen skal yde grundlæggende forebyggende pleje, men kan have høje egenkapitalmaksimum.
Andre ikke-nødvendige fordele omfatter alle andre former for tillægsforsikring, pensionsopsparing, livsforsikring, syn og tandpleje, wellness programmer, lønninger, virksomhedsgoder, faglig udvikling og uddannelsesfordele, medarbejderassistanceprogrammer, læge- og sygeplejerskehotlines, telemedicin, og mere. Ingen af disse ydelser er lovpligtige, men er efter den enkelte arbejdsgivers skøn. I de fleste tilfælde hjælper ikke-påkrævede fordele virksomheder med at blive mere konkurrencedygtige og er ofte dikteret af regions- og industrinormer.
