Hvad er den bedste hilsen at bruge, når du skriver breve og e-mails? At starte et brev med den rigtige tone er vigtigt i formel skriftlig eller e-mail korrespondance, som f.eks Job ansøning eller a takbemærkning. Det er derfor, den hilsen, du bruger i denne korrespondance, betyder noget. For uformel kommunikation kan din hilsen være mindre formel.
Gør dig bekendt med almindelige hilsener for at hjælpe dig med at formidle det rigtige niveau af fortrolighed og respekt i enhver professionel situation.
Retningslinjer for valg af hilsener
Hilsenen er en hilsen i begyndelsen af et brev eller en e-mail. Da hilsenen er det første, en rekrutterer, ansættelseschef eller en anden forretningskontakt vil se, det er vigtigt for hilsenen at sætte en tone, der tolkes som passende af modtager.
Egnethed afhænger af:
- Hvor godt kender du modtageren
- Uanset om du sender et skriftligt eller trykt brev eller en e-mail
- Den type brev, du sender
Generelt gælder det, at jo bedre du kender personen og jo mere afslappet korrespondancen er, jo mindre formel hilsen kan du bruge.
Hilsener i e-mails er typisk mindre formelle end dem i skrevne eller trykte breve.
Formelle brevhilsner
Hilsen (eller godmorgen, god eftermiddag): Betragt disse muligheder som en lidt mere formel version af "Hej" og "Hej". De passer til formelle skrevne eller trykte breve og e-mails til personer, du ikke kender (eller kun kender tilfældigt). Overvej for eksempel at bruge dem, når du sender et nyhedsbrev til en anden afdeling.
Kære: Denne hilsen er passende til de fleste former for formel skriftlig eller e-mail-korrespondance. Du kan bruge det, uanset om du kender personen eller ej, og om brevets modtager er en vejleder eller en forretningskendt. "Kære" er almindeligt brugt i følgebreve, opfølgningsbreve og opsigelsesbreve til arbejdsgivere. Arbejdsgivere bruger det også i accept- og afslagsbreve til jobansøgere.
Til hvem det måtte vedrøre: Dette bruges i formel skriftlig eller e-mail korrespondance, når du ikke har en måde at kende den specifikke person, som du skriver til. Du kan bruge "To Whom It May Concern", når du laver en forespørgsel om et job, du vil søge, eller når du søger et job, men du kender ikke navnet på den person, der leder kandidatsøgningen.
Uformelle brevhilsener
Hej: Mens en universel hilsen, "Hej" er generelt kun passende i e-mail korrespondance. Også der bør det kun bruges i tilfældig korrespondance med personer, som du allerede har etableret et professionelt forhold til (f.eks. et påskønnelsesbrev til en vejleder).
Hej: Denne uformelle variation er kun passende i den mest afslappede e-mail-korrespondance med folk, du kender godt. Overvej for eksempel at bruge det i en tak til en nær kollega.
Gør en indsats for at finde navnet på en bestemt i afdelingen, som du er interesseret i at kontakte. (Prøv at bruge en virksomheds hjemmeside eller LinkedIn for at finde en specifik kontakt.) Brug af personens navn giver beskeden et personligt præg.
Sådan følger du en hilsen
Efter åbningsudtrykket, der formidler din fortrolighed med personen (såsom "Kære"), skal du inkludere enten modtagerens æresbevisning og navn (såsom "Mrs. Hudson" eller "Doctor Zhivago"), et navn (første eller første og sidste, såsom "Abby" eller "Peter Parker") eller en generisk titel ("Sir" eller "Fru"), afhængigt af dit forhold til modtager.
Når du kender personen godt
Hvis du kender personen godt nok til at være på fornavnsbasis (f.eks. en nuværende kollega eller supervisor), følg hilsenen kun med vedkommendes fornavn ("Kære Jamison").
Når du ikke kender personen
Hvis du ikke kender personen godt, så brug Mr./Ms. Efternavn eller Mr./Ms. Fornavn efternavn. Hvis din kontakt har et kønsneutralt navn (såsom Taylor Brown), og du er usikker på, om du er det henvender sig til en kvinde eller en mand, følg åbningsudtrykket med personens fulde navn ("Kære Taylor Brun").
For en potentiel arbejdsgiver
For en potentiel arbejdsgiver eller supervisor, brug altid Mr. eller Frk. medmindre du specifikt er blevet bedt om at bruge personens fornavn.
Generiske hilsener
Hilsenerne "Dear Sir or Madam" eller "To Whom It May Concern" kan af nogle opfattes som forældede, men det er bedre at tage fejl af konservatismen, når du adresserer korrespondance inden for erhvervslivet relationer. Det skader generelt ikke at være alt for formel, hvorimod der kan sættes spørgsmålstegn ved din professionalisme, hvis du vælger en afslappet hilsen.
Henvendelse til køn
Du kan bruge den passende kønstitel (såsom "Herre" eller "Fru"), hvis du kender personens køn, men ikke vedkommendes navn. Selvom du altid bør adressere dine breve så specifikt som muligt, hvis du ikke kan få personens køn, kan du bruge deres for- og efternavn: Kære Rory Smythe. Brug "Dear Sir or Madam" som en sidste udvej.
Henvendelse til flere personer
Når man henvender sig til flere personer, er hilsnerne og hilsnerne ovenfor stadig passende. Du bør dog inkludere navnene på alle modtagerne, hvis der er tre eller færre navne.
Du kan skrive "Hej, Rick og Jen" eller "Kære Mary, Bob og Sue." Men hvis der er mere end tre navne, eller du foretrækker en gruppehilsen, så brug "Alle" eller "Team" efter navnet ("Hej alle sammen" eller "Kære team").
Punkterende hilsener
I slutningen af hilsenen skal du sætte på enten et komma eller et kolon. For eksempel er alle følgende acceptable:
- Kære fru Brown:
- Kære fru Brown,
- Kære Sarah:
- Kære Sarah,
Når det er sagt, er kolon den mere formelle mulighed, hvilket gør den velegnet til både skriftlig og e-mail-korrespondance. I modsætning hertil er kommaet et lidt mere uformelt valg, hvilket gør det mere velegnet til e-mails eller afslappede skrevne eller trykte breve.
Hvornår skal du skifte til mindre formelle hilsener
Husk, at visse åbningsbegreber, der kommunikerer en professionel tone i din første korrespondance kan formidle en stiv tone, hvis den bruges i efterfølgende beskeder, på hvilket tidspunkt du vil kende person bedre.
Overvej at reservere formelle udtryk som "Kære" eller "Hilsen" til det første kontaktpunkt og derefter skifte til mere velkendte hilsner og hilsener (såsom "Hej igen") i efterfølgende e-mails.
På samme måde skal du ændre hilsener, efterhånden som dit forhold til en forretningskontakt bliver uddybet. For eksempel, når en potentiel arbejdsgiver bliver supervisor, kan du skifte fra "Kære" til "Hej". Og hvis din kontakt melder sig ud med deres fornavn og tiltaler dig med dit fornavn, kan du det gengælde.
At skrive effektive breve
En hilsen er en vigtig komponent i den formelle korrespondance, der tiltrækker modtageren og sætter en professionel tone. Der er dog mere at lære om at skrive forretningsbreve ud over hvilken hilsen man skal bruge.
Forbedring af din helhed færdigheder i at skrive forretningsbreve vil hjælpe dig med at lave en overbevisende del af brevet, så du kan få det interview, sende et passende takkebrev og i sidste ende vinde forretningskontakter. Henvisning til eksempler på forretningsbreve kan hjælpe dig med at evaluere og perfektionere dine brevskrivningsevner.
Nøgle takeaways
- Hilsenen sætter tonen. Vælg en passende baseret på kommunikationsmåden, hvor godt du kender modtageren, og hvilken type brev du sender.
- Når det er muligt, skal du bruge personens navn. Hvis du ikke kan finde ud af, hvad det er, er "To Whom It May Concern" eller "Dear Sir or Madam" passende.
- Med tiden kan hilsener blive mindre formelle. Når du korresponderer med nogen, kan "Kære hr. Smith" skifte til "Hej igen, Bob." Følg ledelsen af den person, du kommunikerer med. Når du er i tvivl, er det bedre at tage fejl af at være for formel i stedet for for uformel.
