Mange små virksomhedsejere giver frynsegoder til deres ansatte ved at etablere en Section 125 Plan. Også kaldet en cafeteriaplan giver en § 125-plan skattefordele til virksomheder og deres ansatte. Skattebesparelserne gør det muligt for arbejdsgiverne at yde ydelser til en reduceret omkostning.
§ 125 Plan
En Section 125 Plan er en skriftlig plan, der giver deltagerne mulighed for at modtage visse fordele, kaldet kvalificerede fordele, før skat. Dens navn stammer fra afsnit 26, afsnit 125 i USAs skattelovgivning, som fastlægger de regler, arbejdsgivere skal følge, når de driver en cafeteriaplan.
En arbejdsgiver kan sponsorere en cafeteriaplan, hvis den beskæftiger arbejdere, der er underlagt føderale indkomstskatter. Arbejdsgiveren kan være en enkeltmandsvirksomhed, selskab, partnerskab, LLC eller en statslig enhed, så længe den i gennemsnit beskæftiger 100 ansatte eller derunder i mindst to år. Kun medarbejdere, deres ægtefæller og deres pårørende kan deltage i en plan. Uafhængige entreprenører, partnere, medlemmer (af en LLC) og enkeltpersoner, der ejer mere end 2% af et S-selskab, er ikke berettigede.
Sådan fungerer planerne
I henhold til en § 125-plan betaler medarbejdere for ydelser via et lønfradrag. Fordi de penge, der trækkes fra arbejdernes løn, ikke er underlagt skat (føderal, statslig, lokal, Medicare eller Social Security), beholder medarbejderne en større del af deres indtjening. Arbejdsgivere sparer penge, da de bidrag, de giver til at betale præmier, også er fritaget for skat.
For at en plan kan kvalificere sig som en cafeteriaplan, skal den give medarbejderne mulighed for at vælge mellem to eller flere fordele, hvoraf den ene skal være skattepligtig (såsom kontanter). Den anden ydelse skal være en kvalificeret ydelse.
Medarbejdere, der er tilmeldt cafeteriaplaner, kan foretage valg en gang om året. Midtårsvalg kan være tilladt, hvis arbejdere oplever en livsbegivenhed såsom ægteskab, skilsmisse eller en ændring i beskæftigelse. Den 12. maj 2020 annoncerede IRS dog midlertidige ændringer af sektion 125 cafeteriaplaner for at give folk mulighed for at lave midt på året ændringer i deres planer for at imødekomme deres skiftende finanser som følge af folkesundhedskrisen og økonomiske nedtur.
Når en arbejdsgiver har oprettet en fordelsordning, kan den selv administrere planen eller hyre en tredjepartsadministrator til at føre tilsyn med den. De skattefordele, som arbejdsgiverne modtager fra planen, vil sandsynligvis opveje nogle (eller alle) administrationsomkostningerne.
Kvalificerede fordele
I henhold til paragraf 125 i den amerikanske skattelovgivning må medarbejdere bruge før skat-dollar til kun at betale for kvalificerede fordele. Kvalificerede fordele omfatter følgende:
- Gruppesundhedsmæssige fordele
- Tand- og synsfordele
- Invaliditet og livsforsikring
- Fleksible forbrugskonti
- Hjælpeprogrammer for afhængig pleje
- Sundhedsopsparingskonti
Eksempler på fordele, der ikke betragtes som kvalificerede fordele, omfatter uddannelseshjælp, mobiltelefoner leveret af arbejdsgiveren, medarbejderrabatter, måltider og pensionsplanlægningstjenester.
IRS-reglerne vedrørende § 125-ydelsesordninger er forklaret detaljeret i Publikation 15-B, Arbejdsgiverskattevejledningen til frynsegoder.
Typer af planer
Når der etableres en cafeteriaplan, har arbejdsgiverne fire muligheder.
- Premium betalingsplan: Medarbejdere betaler deres del af præmien for kvalificerede ydelser med dollars før skat. Nogle planer giver arbejdstagere, der fravælger planen, mulighed for at modtage ekstra løn på et skattepligtigt grundlag.
- Fleksibel sundheds- eller afhængig plejeudgiftsplan: Medarbejdere bruger dollars før skat til at betale for sundhedsudgifter (op til 2.750 USD i 2021) eller udgifter til pasning af en pårørende (op til 10.000 USD i 2021).
- Fuld cafeteriaplan: Arbejdsgiveren yder et bidrag, som medarbejderne kan bruge til at købe kvalificerede ydelser. Hvis bidraget ikke dækker alle præmierne, kan medarbejderne bruge et skattefrit lønfradrag til at betale saldoen.
- Simpel plan: Designet til små virksomheder med 100 ansatte eller mindre. Har mere lempelige krav til ikke-diskrimination end andre planer.
Krav
For at modtage skattefordele ved en cafeteriaplan skal arbejdsgivere overholde føderale krav. For eksempel skal ydelsesordningen være skriftlig. Planen skal beskrive de tilgængelige ydelser, berettigelsesreglerne, ydelsesvalgprocessen, proceduren for indbetaling af bidrag og særlige regler, der gælder for fleksible forbrugskonti.
De fleste personaleydelsesordninger er underlagt Employee Retirement Income Security Act (ERISA). Denne lov kræver, at arbejdsgivere giver plandeltagere og -modtagere en sammenfattende planbeskrivelse (SPD). Som navnet antyder, giver et SPD et overblik over planen. Dokumentet skal være skrevet på et sprog, som medarbejdere kan forstå. Det skal forklare, hvilken type plan arbejdsgiveren tilbyder, hvilke fordele der er tilgængelige, hvem der er berettiget og andre relevante detaljer. Nye medarbejdere skal modtage en kopi af SPD'en inden for 90 dage efter den dato, hvor deres dækning begynder.
Højtlønnede og nøglemedarbejdere
Sektion 125-planer bør oprettes, så de ikke diskriminerer til fordel for højt kompenserede arbejdere eller nøglemedarbejdere. Hvis en plan fejler visse ikke-diskrimineringstests, vil enhver højtlønnet arbejdstager eller nøglemedarbejder, der deltager i planen, miste det skattefradrag, de ellers ville have modtaget. Når den enkelte indgiver deres selvangivelse, skal de medregne værdien af den skattepligtige ydelse (baseret på den største værdi, medarbejderen kunne have valgt) i deres bruttoindkomst.
