Uanset om du leder efter arbejde, skaber nye netværksforbindelser eller blot prøver at udmærke dig i dit nuværende job, er det vigtigt at vide, hvordan man skriver og sender professionelle e-mail-beskeder.
Dette kan være sværere end det lyder. Mange fagfolk har vænnet sig til en meget afslappet tilgang til e-mail i deres personlige liv. Mens slang, humørikoner og tekstspeak normalt er acceptable, når du sender e-mail til nære venner, flyver de ikke i arbejdskorrespondance. Det er vigtigt at vide, hvordan du rydder op i din kommunikation, når du har brug for det.
Hvornår skal du muligvis sende en professionel e-mail? Der er en række muligheder. Du skal muligvis sende dit følgebrev til en potentiel arbejdsgiver, en takkebrev til en kollega, der sagde ja til at være reference, et opsigelsesbrev til din nuværende chef eller en anmodning om et anbefalingsbrev.
Du kan have andre grunde til at sende ikke-personlige e-mails, og faktisk er det en god idé at sørge for, at al din e-mail er organiseret og professionel.
Når du sender professionelle e-mail-beskeder, er det virkelig vigtigt at sikre, at meddelelsen er perfekt. Du ønsker ikke at sprænge en mulighed ved at begå fejl – hverken i, hvordan du sender e-mails, eller hvordan du holder styr på dem.
Lær, hvad du skal inkludere i dine meddelelser, hvad du ikke skal inkludere, og hvordan du lukker, underskriver og sender dine e-mails.
Professionelle e-mail retningslinjer
Gennemgå disse trin for at skrive en professionel e-mail af høj kvalitet, og du vil altid gøre et godt indtryk på modtageren.
Hvad skal du inkludere i din e-mail
- Emnelinje: Emnelinjen skal kortfattet formidle dit formål med at skrive. Din emnelinje kan være så simpel som "Tak" eller "Anmodning om anbefaling".
- Hilsen: Selvom du skriver en meget kort e-mail, inkludere en hilsen. Hvis du kender navnet på personen, skal du inkludere det. Medmindre du er på fornavnsbasis med personen, skal du kalde dem ved deres titel.
- Længde: Hold din e-mail så kortfattet som muligt. Folk har en tendens til at skimme lange e-mails, så medtag kun vigtige oplysninger.
- Lukning: Meld dig af med et kort "tak", "bedst" eller en anden simpel afsendelse og derefter dit navn. De fleste e-mail-konti giver dig mulighed for at indlejre en signatur med dit navn, titel og kontaktoplysninger i hver e-mail. Det er en fantastisk måde at gøre hver korrespondance mere professionel på.
Hvad skal du ikke inkludere i din e-mail
- Skrifttype: Undgå udsmykkede, legende eller farvede skrifttyper; disse distraherer blot modtageren fra din faktiske besked. Undgå også at overbruge fed og kursiv, som får en e-mail til at se rodet ud.
- Store bogstaver: Skriv heller ikke med store bogstaver; dette fremstår som surt eller overspændt i en e-mail.
- Humørikoner: Medtag ikke humørikoner i en professionel e-mail; gem disse til personlig korrespondance.
Tips til at sikre perfekte professionelle e-mail-beskeder
Når du har skrevet din e-mail, skal du gennemgå alle disse trin, før du klikker på "send"-knappen:
- Sørg for, at din besked er komplet: Dobbelttjek for at sikre, at emnelinjen i din e-mail er udfyldt, du har inkluderet en signatur, sender du beskeden til den rigtige kontaktperson, og du har udfyldt Bcc felt for at sende en kopi til dig selv, så du har en registrering af e-mail-beskeden.
- Bevis din e-mail-besked: Før du trykker på send, skal du også sørge for at stavekontrollere og kontrollere din grammatik og store bogstaver. De er lige så vigtige i e-mail-korrespondance, som de er i et papirbrev.
- Send en test-e-mailbesked: Før du rent faktisk sender din e-mail, skal du først sende beskeden til dig selv for at kontrollere, at formateringen fungerer, og at intet ser malplaceret ud. Hvis alt ser godt ud, skal du gå videre og sende e-mailen til den virksomhed eller person, du kontakter.
- Send en kopi af e-mail-beskeden til dig selv: Brug Bcc felt for at sende en kopi af e-mailen til dig selv, så du har en registrering af, hvornår du har sendt beskeden, og hvem du har sendt den til. Du kan også finde disse oplysninger i din sendte mappe.
- Arkiver dine kopier: Med mange e-mail-programmer kan du oprette mapper for at gøre det nemmere at finde vigtige tidligere e-mails. Opsæt mapper til alle dine jobsøgning e-mails og andre professionelle e-mails og arkiver dine kopier, efter du har sendt dine beskeder.
Gennemgå professionelle e-mail-eksempler
Eksempel på e-mailbesked #1: Opsigelsesbrev
Emnelinje: Resignation – Bob Smith
Kære fru Jones,
Jeg skriver for at indsende min opsigelse fra min stilling som enhedskoordinator på Town Hospital med virkning fra den 10. juni.
Jeg er mere taknemmelig, end jeg kan sige, for al din støtte og hjælp gennem de sidste fem år. At arbejde her har været en førsteklasses uddannelse i teamwork, sundhedsadministration og at få arbejdet gjort. Jeg kommer til at savne at arbejde sammen med jer alle, og håber, at I vil holde kontakten.
Fortæl mig venligst, hvis jeg kan være behjælpelig under overgangen.
Med venlig hilsen
Bob Smith
[email protected]
555-123-4567
Eksempel på e-mailbesked #2: Henvisningsanmodning
Emne: Cynthia Dailey—anmodning om henvisning
Kære Barbara Cho,
For nylig på LinkedIn så jeg en jobannonce for stillingen som marketingassistent hos XYZ Corp. Da jeg ved, at du har været der i flere år nu, tænkte jeg på, om du kunne være villig til at give mig en henvisning til jobbet.
Jeg var især begejstret for at se, at jobbet involverer at arbejde tungt med dit team på e-mail marketing og sociale medier kampagner. Siden vi sidst arbejdede sammen hos ABC LLC, har jeg fået stor erfaring med HubSpot, Google Analytics og SurveyMonkey. Jeg ville elske at sætte disse færdigheder i arbejde for XYZ.
Jeg har vedhæftet en kopi af mit CV og et link til min portfolio, så du kan se min seneste oplevelse. Sig endelig til, hvis du har spørgsmål, eller hvis du gerne vil se flere eksempler på mit arbejde.
Bedst,
Cynthia Dailey
[email protected]
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865
Nøgle takeaways
Hold det professionelt: Forretningskorrespondance bør være poleret, selv når du sender den via e-mail.
Vær kortfattet: Kom til dit punkt og vær så klar som muligt om, hvad du har brug for eller har at tilbyde.
Rediger, korrektur, test: Sørg for, at din besked er fri for fejl og tastefejl. Send en testbesked til dig selv, før du trykker på "send".
Registrere: Bcc dig selv om vigtig korrespondance og arkiver hver besked i den relevante e-mail-mappe til fremtidig reference.
