De fleste professionelle bruger en god del af deres dag på at sende e-mail. Hvad du skriver, og hvordan du formaterer og sender din besked, kan gøre forskellen mellem, om din e-mail bliver læst og besvaret eller smidt i papirkurven. Mens nogle mennesker har brug for en opfriskning grundlæggende e-mail etikette, andre laver fejl, simpelthen fordi de er overvældet af mængden af kommunikation.
Under din jobsøgning vil du sandsynligvis sende mange e-mails, herunder følgebreve, takkebreve og beskeder til jobsøgningsrelaterede forbindelser.
Tag dig tid til at undgå at lave pinlige fejl, såsom at stave en persons navn forkert, og sørg for at skrive noter, der får et svar.
Gennemgå eksempler på hilsner, du kan bruge til at starte dine e-mails, hvordan du starter dine meddelelser og fejl, du skal undgå, når du sender professionelle e-mails.
Brug en klar emnelinje
Stræb efter klarhed i din emnelinje. Vælg noget direkte, der identificerer formålet med din e-mail, såsom "ændret mødetid" eller "hurtig forespørgsel om dit forslag".
Undgå at dingle en gulerod med en teaser som "jeg skal informere dig...", der forsøger at lokke læseren til at åbne e-mailen for at komme til din hensigt. Folk beslutter ofte, om de vil åbne en e-mail baseret på emnelinjen, så vælg en, der klart angiver dit formål.
Brug en professionel hilsen
Inkluder en passende hilsen for omstændighederne og modtageren. Visse hilsner fungerer i en e-mail, men bruges ikke i et almindeligt brev, mens nogle hilsner fungerer for begge.
Vælg en hilsen baseret på, hvor godt du kender den person, du skriver til, og hvilken type besked du sender. For eksempel, hvis du skriver til en, du kender, er "Hej Jim" passende. "Kære hr./fru Smith" ville være passende, når du søger job eller skriver et forretningsbrev.
Undgå at åbne en e-mail med "hey", som lyder meget uformelt og generelt ikke bruges på arbejdspladsen. Vig også tilbage fra "Hej folkens" eller "Hej gutter", selvom karakteren af din e-mail er afslappet.
E-mail hilsen eksempler
Her er nogle eksempler på en hilsen, du kan bruge, når du skriver professionelle e-mails.
- Kære Fornavn Efternavn (dette fungerer godt, hvis du ikke kender kønnet på den person, du skriver til)
- Kære fornavn (når du sender en e-mail til en du kender)
- Hej fornavn (Når du sender en e-mail til en du kender)
- Kære Hr./Ms. Efternavn
- Kære Hr./Ms. Fornavn efternavn
- Kære Dr. Efternavn
- Kære personalechef
- Kære ansættelseschef
- Til hvem det måtte vedrøre
Brug den rigtige tegnsætning efter din hilsen. For mere formelle e-mails, brug et semikolon efter navnet. For personer, du kender eller mere afslappet korrespondance, skal du bruge et komma efter hilsenens navn.
Undgå almindelige fejl
Når du skriver en e-mail, sker der nogle gange følgende fejl, når folk skynder sig at skyde en besked hurtigt af sted. Tag dig tid til at gennemgå din besked og udfør følgende trin, før du klikker på send for at undgå fejl, der er nemme at lave.
- Tilføj e-mailadressen sidst. Hvis du ikke har mulighed for at annullere afsendelsen af en e-mail, skal du tilføje adressen sidst, hvis du har tendens til at have en hurtig triggerfinger. Indsæt først modtagerens navn, når du er sikker på, at din e-mail er klar til at gå.
- Undgå "svar alle"-fejlen. Hold øje med din aftrækker, når du trykker på "Svar alle". Overvej, om alle på listen virkelig har brug for at læse, hvad du har at sige. Vær også opmærksom på ældre e-mails i kæden, som du måske ikke ønsker, at nogen på listen Svar alle skal se.
- Slap af med humoren. Humor kan være svær at gennemskue i en e-mail, da din tone ikke nødvendigvis skinner igennem. Uden kropssprog, ansigtsudtryk eller kadence kan humor falde pladask eller endda utilsigtet fornærme en læser. Spil det sikkert og udelad det.
-
Korrekturlæst. Begå ikke den fejl at tro, at folk vil tilgive stavefejl i uformelle e-mails, eller at fejl vil blive tolereret, hvis du skriver på din telefon. Du kan blive bedømt hårdt af fejl i din e-mail, især hvis de er udbredt. Stol ikke på en stavekontrol, som ofte kan vælge det forkerte ord for dig.
Læs korrektur på dine e-mails ligesom du ville gøre ethvert vigtigt dokument. Især skal du altid tjekke og dobbelttjekke, at du har stavet folks navne korrekt.
- Brug ikke emojis eller humørikoner. Mere og mere er e-mail-beskeder begyndt at ligne tekstbeskeder. Beskeder på arbejdspladsen inkluderer nu nogle gange "thumbs-up"-emojis eller smiley-ansigter. Selvom de bliver mere almindelige, skal du undgå emojis og humørikoner i formel korrespondance. Hvis din e-mail-hilsen indeholder en persons efternavn, er det et sikkert tegn på, at du bør udelade emojis og humørikoner.
- Husk at e-mail varer evigt. Tænk dig om to gange, før du sender en e-mail til noget personligt eller fortroligt, fyrer nogen via e-mail, nedgør nogen eller svarer med vrede. Selv slettede e-mails kan genopstå fra sikkerhedskopier af data. Den slags interaktioner kan bedre udføres personligt. En god tommelfingerregel: Skriv ikke noget i en e-mail, som du ikke ville være villig til at have delt offentligt, som for eksempel i en aflevering eller på sociale medier.
Anvend 24-timers reglen. Hvis du ikke er sikker på, om du skal sende beskeden, skal du vente til næste dag med at beslutte dig.
