Under hele COVID-19-pandemien er vigtige ansættelseslove blevet opdateret med nye regler og vigtige ændringer i personalegoder og rettigheder, der spænder over sundhed og sikkerhed til medicinske og militære orlov og ansættelse. Dette er nogle af de mest markante ændringer, som arbejdsgivere bør kende til.
Occupational Safety and Health Act (OSHA)
Det Occupational Safety and Health Act (OSHA) kræver, at arbejdsgivere holder deres arbejdspladser sikre for arbejdstagere inden for flere områder af medarbejdernes sundhed og sikkerhed. OSHA-reglerne gælder for alle virksomheder med blot én ansat.
Selvom de originale OSHA-standarder blev skrevet til sundhedspersonale og førstehjælpere, er de det gælder for alle virksomheder, der har ansatte, der er udsat for farlige patogener eller smitsomme sygdomme. For eksempel skal du sørge for personligt beskyttelsesudstyr (PPE), herunder ansigtsbeskyttelse og beskyttelsestøj, til medarbejdere, hvor de kan blive udsat for COVID-19 og andre farer på arbejdspladsen.
OSHA har en guide til at hjælpe dig forberede din arbejdsplads til COVID 19, baseret på risikoniveauet for eksponering i din virksomhed. Det "Alt om OSHA” hæftet er en generel vejledning til arbejdsgivere og lønmodtagere.
Lov om familie- og sygeorlov og sygefraværsydelser under coronavirus-pandemien
Det Lov om familie- og sygeorlov (FMLA) kræver, at større arbejdsgivere (dem med 50 eller flere ansatte) giver op til 26 ugers ulønnet orlov. Orloven skal bruges til medarbejderens alvorlige helbredstilstand, til fødslen af et barn, til at tage sig af en øjeblikkelig familiemedlem eller forælder med en alvorlig helbredstilstand, eller at yde omsorg, hvis et familiemedlem skal melde sig til aktiv militær pligt.
Arbejdsgivere er ikke forpligtet til at betale medarbejdere, der er på en FMLA-godkendt orlov (bortset fra den beskrevne betalte orlov for coronavirus nedenfor), men de skal fortsætte medarbejderens gruppesundhedsdækning, og medarbejderen skal fortsat betale deres andel af præmier. Ved afslutningen af orloven skal arbejdsgiveren bringe medarbejderen tilbage i samme eller tilsvarende stilling, hvis vedkommende vender tilbage rettidigt.
Betalt sygefraværskrav og skattefradrag
2020 Families First Coronavirus Response Act kræver, at arbejdsgivere betaler ansatte sygedagpenge og betalt orlov af COVID-19-relaterede årsager. Din virksomhed kan modtage skattefradrag at udligne disse omkostninger. Du skal betale medarbejdere i disse situationer:
Medarbejdere kan holde fri med løn i op til to uger eller 80 timers sygeorlov med deres normale lønsats, hvis de:
- Er i karantæne eller på hjemmebesøg
- Har COVID-19 symptomer og søger en diagnose
Medarbejdere kan holde fri med løn i op til to uger eller 80 timers betalt sygeorlov til to tredjedele af deres normale takst, hvis de er:
- Pasning af en person, der er i karantæne eller på hjemmebesøg
- Pasning af et barn, hvis skole eller børnepasningssted er lukket, eller hvis børnepasning ikke er tilgængelig
Mere end et dusin stater og Washington, D.C., kræver betalt sygeorlov under nogle omstændigheder, og mange af disse stater har midlertidigt udvidet tilgængeligheden af betalt sygeorlov.
Yderligere betalt orlov og skattefradrag
Ud over sygedagpenge, der er omtalt ovenfor, skal arbejdsgivere give medarbejderne 10 ugers betalt udvidet familie- og sygeorlov til to tredjedele af den almindelige lønsats af coronavirus-relaterede årsager. Medarbejderen skal have været ansat i mindst 30 kalenderdage.
For at kompensere for nogle af omkostningerne ved disse nye betalte orlov, kan din virksomhed være berettiget til en skattefradrag (forskellig fra den ovenfor nævnte). Denne skattefradrag er for små og mellemstore arbejdsgivere (op til 500 ansatte), og den gælder for omkostninger til orlov taget mellem 1. april 2020 og 31. december 2020.
Betalte orlovskreditter er blevet forlænget til september 2021 ved American Rescue Plan Act, der blev underskrevet i loven i marts 2021. Disse er dollar-for-dollar-kreditter på op til $5.000.
COBRA-forsikring for fortsatte sundhedsydelser
Det Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act af 1974 (COBRA) giver medarbejdere mulighed for at fortsætte helbredsydelser hos deres arbejdsgiver, når de afskediges eller opsiges. Hvis din virksomhed har 20 eller flere ansatte, og du har sundhedsplandækning, skal du tilbyde COBRA til medarbejdere, hvis de bliver sluppet (bortset fra grov forseelse), eller hvis en reduktion i deres timer gjorde dem ude af stand til at modtage din sundhedspleje plan. Du skal fortsætte deres dækning i en begrænset periode, men du skal ikke betale deres præmieomkostninger.
Mens medarbejdere normalt har 60 dage til at vælge dækning og 45 dage efter at have valgt den til at foretage deres første betaling, er disse frister blevet forlænget under COVID-19-udbruddet.
Når du opsiger medarbejdere eller reducerer deres arbejdstid, skal du give dem besked om denne COBRA-dækning. IRS har en model almindelig meddelelse du kan bruge. Arbejdsministeriet tilbyder også en arbejdsgivervejledning til COBRA.
ERISA sundheds- og pensionsydelser
ERISA er Employee Retirement and Income Security Act (1974). Hvis din virksomhed har en sundhedsordning eller en pensions-/pensionsordning for medarbejdere, skal du overholde ERISA-standarderne for at beskytte planens deltagere og deres begunstigede, selv under COVID-19. Dette kræver, at planadministratorer:
- Giv deltagerne vigtige oplysninger om planens fordele
- Indstil krav om tillidsansvar for planadministratorer og arbejdsgivere
- Opsæt klage- og klageprocesser
- Giv deltagerne ret til at sagsøge for fordele og tillidsbrud
Hvis du har brug for at ændre eller skære ned i din sundhedsplan
Arbejdsgivere tilbyder sundhedsfordele på frivillig basis, og føderal lov forhindrer ikke arbejdsgivere i at skære eller reducere fordelene. Hvis du har brug for at ændre den sundhedsplan, du tilbyder medarbejderne som følge af, at din virksomhed bliver påvirket ved COVID-19, skal du give medarbejderne forhåndsvarsel og information om COBRA-dækning, hvis de kvalificere. Spørg din planadministrator for at se, om der er begrænsninger for at foretage planændringer.
Arbejdsministeriet har udstedt vejledning til arbejdsgivere under EBSA Disaster Relief Notice 2020-01 for nogle ERISA-bestemmelser for sundheds- og pensionsordninger under hele coronavirus-pandemien. Retningslinjerne udvider tidsrammerne for deltagere og begunstigede til træffe beslutninger om fordele, og sundhedsplanens embedsmænd har mere tid til at give meddelelser og afsløringer, hvis de gør en god tro indsats for at levere dokumenterne så snart muligt.
Meddelelsen er detaljeret og indeholder mere vejledning om andre emner. Spørg din planadministrator for at sikre, at din virksomhed overholder disse krav.
Du kan bruge Department of Labor's Health Benefits Advisor-websted for at se, om du overholder føderale love, der gælder for din virksomheds sundhedsplan.
USERRA-fordele for servicemedlemmer
Det Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA) garanterer ansættelses- og genansættelsesrettigheder til militærmedlemmer, herunder nationalgarden og reserveenheder, der er indkaldt til tjeneste under pandemien.
Når din virksomhed modtager skriftlig meddelelse om tilkald, skal du frigive medarbejderen for denne ydelse. Når servicemedlemmet vender tilbage fra aktiv tjeneste, skal du genansætte denne person, hvis de:
- Returnering inden for fem år (kumulativ service)
- Vend tilbage rettidigt efter endt tjeneste
- Har ikke en diskvalificerende decharge
Personen skal vende tilbage inden for et nærmere angivet antal dage, afhængigt af deres dages militærtjeneste.
Hvis et servicemedlem vender tilbage fra aktiv tjeneste, behøver du ikke at genansætte dem, hvis de ville være blevet afskediget eller deres job ikke længere var ledigt. Hvis personen kan have været udsat for COVID-19, skal du stadig gøre alt for at kvalificere vedkommende til deres korrekte genansættelse. Du skal muligvis give denne person betalt orlov, fjernarbejde eller en anden stilling.
Se Arbejdsministeriet COVID-19 USERRA Impact faktaark for flere detaljer om ansættelse af tilbagevendende servicemedlemmer.
Bundlinjen
Gennem COVID-19 er mange ansættelseslove blevet påvirket og ændret for at hjælpe både arbejdsgivere og ansatte med at klare pandemien sikkert. Sundheds- og sikkerhedsretningslinjer som OSHA og Family and Medical Leave Act, samt pensionering og uniformerede tjenester fordele, er alle blevet påvirket under coronavirus og vil helt sikkert ændre sig løbende i denne hidtil usete tid. Hold øje med mere information fra Department of Labor, IRS og andre føderale agenturer, og overvej at arbejde med en beskæftigelsesadvokat for at få yderligere hjælp med din virksomheds specifikke situation.
