Når du skriver et forretningsbrev, er det vigtigt at inkludere en passende hilsen i begyndelsen af dit brev. Dette gælder uanset om du sender din besked via e-mail eller via mail. Brug af en passende hilsen sætter tonen for dit brev og viser modtageren, at du forstår de grundlæggende regler for forretningsetikette.
Mens et simpelt "Hej", "Hej" eller endda "Hej" er passende i tilfældig korrespondance, er en mere formel hilsen passende, når du sender e-mails om en forretningsrelateret sag, som f.eks. Job ansøning, anbefalingsbrev eller forespørgselsbrev.
Det følgende er en liste over eksempler på brevhilsen, der er passende til forretnings- og beskæftigelsesrelateret korrespondance. Senere vil vi forklare, hvordan man vælger og formaterer en hilsen, samt hvordan man adresserer et brev til en person, hvis navn du ikke kender.
Eksempler på hilsner på forretningsbreve
- Kære hr. Smith
- Kære hr. og fru. Smith
- Kære hr. White og fru Smith
- Kære Dr. Smith
- Kære dommer Smith
- Kære fru Jones
- Kære Jane Doe
- Kære Dr. Haven
- Kære Dr. og Mrs. Haven
- Kære fornavn (hvis du kender personen godt)
Alle disse hilsener begynder med ordet "kære". Selvom du blot kan starte et bogstav med personens navn, kan det fejlfortolkes som brat eller endda uhøfligt. Det er altid sikkert at begynde din hilsen med ordet "kære" i et forretningsbrev.
En undtagelse er, når du bruger den generelle hilsen "To Whom It May Concern", men mere om det om et øjeblik.
Prøv at finde en kontaktperson
Inden du bruger en generel hilsen (eller afslutter en hilsen), skal du gøre dit bedste for at finde ud af navnet på den person, du kontakter. Hvis du søger eller forespørger om et job, og ansættelseschefens navn ikke er inkluderet på stillingsopslaget, kan du slå titlen på arbejdsgiveren eller ansættelseschefen op på virksomhedens hjemmeside. Hvis der er et kontaktnummer, kan du også ringe og bede en administrativ assistent om navnet på den ansættelsesansvarlige.
Hvis du sender en anden type brev, kan du stadig slå personens navn op på virksomhedens hjemmeside eller tale med en administrativ assistent eller kontakt i virksomheden for at bede om navnet på den person, du forsøger at nå.
Når du ikke har en kontaktperson
Hvis du ikke har en kontaktperson i organisationen, kan du enten undlade at hilse på og starte med første afsnit af dit brev eller bruge en generel hilsen såsom "Hvem det måtte vedrøre". "To Whom It May Concern" betragtes som forældet, så tjek efter andre muligheder, før du bruger det.
Almindelige hilsener til forretningsbreve
- Kære kundeservicechef
- Kære kundeserviceteam
- Kære ansættelseschef
- Kære ansættelsesteam
- Kære personalechef
- Kære Herre eller frue
- Kære Team
- Til hvem det måtte vedrøre
Retningslinjer for navne og titler
Brug hr. eller frk.
Hilsenen skal typisk bruge personens efternavn sammen med en "Mr." eller "Ms." Generelt undgå at bruge "Fru." eller "frøken" medmindre du er sikker på, hvordan en kvindelig modtager ønsker at blive adresseret. Når du er i tvivl, skal du som standard bruge "Ms."
- Kære fru Smith
- Kære hr. Jones
Hvad skal man liste for en person med en doktorgrad eller medicinsk grad
Hvis du skriver til en person, der har en doktorgrad eller medicinsk grad, skal du bruge den forkortede form: "Dr." For andre titler (såsom "professor", "dommer", "rabbiner" osv.), skal du dog skrive den fulde titel og kapitalisere det. For eksempel vil din hilsen i et brev til en dommer være: "Kære dommer Barnard." Eller, hvis din korrespondance var med en rabbiner, kan du skrive: "Kære rabbiner Williams."
- Kære Dr. Hancock
- Kære dommer Simona
Hvad skal listes for flere modtagere
Når dit brev er til mere end én person, skal du skrive alle deres navne separat og adskille dem med kommaer. For eksempel "Kære hr. Hobbes, fru Luxe og hr. Hopman." For ægtepar gælder det, at hvis én person i parret har skiftet navn, skal man kun bruge efternavnet én gang. For eksempel, "Kære hr. og fru. Smith."
- Kære fru Cicana, dr. Liberman og fru danskere
- Kære hr. og fru. Foyle
Når du ikke kender kønnet
Nogle gange er en persons køn uklart fra et navn - navne som "Corey" eller "Blake" er både almindelige kvinde- og mænds navne. Hvis det er tilfældet, så gør nogle undersøgelser for at bestemme køn ved at søge på LinkedIn eller en virksomheds hjemmeside. Men hvis det forbliver tvetydigt, skal du blot skrive personens fulde navn ud og slippe titlen. For eksempel "Kære Corey Meyer."
- Kære Bailey Timmons
- Kære Rowan McDaniels
Sådan formateres en brevhilsen
Følg hilsenen med et kolon eller komma, et mellemrum, og start derefter det første afsnit af dit brev. Brug af et kolon er den mere formelle mulighed. For eksempel:
Kære hr. Smith:
[Første afsnit i brevet.]
Tjek stavningen, før du sender
Inden du sender et forretningsbrev, skal du endelig sikre dig, at du har stavet personens navn korrekt. Dobbelttjek stavningen på virksomhedens hjemmeside eller på LinkedIn.
Overvej at bede en betroet ven om at læse korrektur på din besked, før du sender den, og vær særlig opmærksom på stavningen af navne.
Nøgle takeaways
- Når du skriver forretningskorrespondance, skal du altid begynde din besked med en formel snarere end en tilfældig hilsen: "Kære hr. Jones" i modsætning til "Hej". "Kære" skal altid stå foran modtagerens navn, undtagen i tilfælde, hvor du ikke kan finde kontaktoplysninger og skal bruge "To Whom It May Bekymring."
- Hvis du er i tvivl om din modtagers navn, køn eller faglige titel, kan du undersøge disse oplysninger ved at se på deres LinkedIn-konto eller deres virksomheds hjemmeside. Alternativt er det også fint at ringe til deres arbejdsgivers HR-afdeling eller reception og bede om disse oplysninger.
- Bekræft, at du har brugt den korrekte stavning af din korrespondents navn ved at dobbelttjekke stavningen på sociale medier eller firmawebsider.
