Et af de definerende kendetegn ved et projekt er, at det varer i en fast periode. Det kan være alt fra et par uger til flere år, og i nogle tilfælde for store byggeprojekter eller offentlige arbejder, årtier.
For at spore fremskridt undervejs og sikre, at de vigtigste leverancer opnås i henhold til tidslinjen, bruger projektledere milepæle.
En projektmilepæl er en opgave med en varighed på nul, hvilket betyder præstation i projektet. De bruges som en måde at vise fremadrettet bevægelse og fremskridt og vise folk, hvad der foregår, selvom de ikke har detaljeret viden om de opgaver, der er involveret for at nå dertil. I den henseende er de meget nyttige til interessentkommunikation og forventningsafstemning.
Hvornår skal man bruge projektmilepæle
Milepæle i projektledelse bruges til at markere:
- Starten på væsentlige faser af arbejdet
- Afslutningen på væsentlige faser af arbejdet
- Deadlines
- Når der træffes en vigtig beslutning
- Andre faste tidspunkter, der skal ringes specifikt ud
Hvor ofte skal du sætte milepæle i din plan
Et træningskursus kan anbefale at sætte milepæle i din plan cirka en gang om måneden. Det er fint og en god tommelfingerregel, men du skal bruge din professionelle dømmekraft. Nogle måneder kan have en masse aktivitet med vigtige møder, der markeres som milepæle, beslutninger, der tages og lukning af en fase og starten på en anden.
I andre måneder kan du være fokuseret på eksekvering, med meget lidt, hvis noget, du kan hænge en milepæl på.
Til rapporteringsformål er det nyttigt at skabe en grund til at have en milepæl mindst én gang i hver rapporteringscyklus.
Hvordan milepæle er repræsenteret på dit Gantt-diagram
Milepæle er en af de komponenter i et Gantt-diagram og vises på diagrammet som en diamant. De vises ikke som en normal opgave, fordi de har en varighed på nul: med andre ord, de fylder ikke nogen tid. Med henblik på planlægning på et Gantt-diagram sker de bare.
Hvis du ikke bruger Gantt-diagrammer, kan du stadig bruge milepæle. Her er 5 alternativer til Gantt-diagrammer: du kan stadig inkorporere milepæle i din plan ved at bruge disse.
Hvis du ønsker at forblive personligt organiseret, og din projektstyringssoftware ikke er fuldt integreret i din kalender, kan du kopiere og indsætte nøgledatoerne i din dagbog. Afhængigt af hvordan du kan lide at arbejde, kan dette minde dig om, hvad der skulle komme.
Sådan navngives milepæle
Milepæle bør have en klar beskrivelse på din projektplan, men ikke en, der antyder, at de er en opgave. Så de skal ikke hedde 'Få aftale om at gå ind i fase 2' men 'Fase 2 starter'. Hvis du vil afspejle indsatsen for at få enighed om at gå ind i fase 2, så tilføj en opgave lige før milepælen for at dække den.
Milepæle skal beskrive det tidspunkt, de repræsenterer på denne måde:
- Testfasen afsluttet
- PID godkendt
- Kontrakt underskrevet
Mange projektledere vælger også at nummerere deres milepæle for at lette referencen. Hvis du bruger en arbejdsopdelingsstruktur, kan du bruge nummereringen fra den. Ellers er det fint at bruge M1, M2 og så videre for at gøre det klart, hvad du henviser til. En klar navnestruktur bliver vigtigere i takt med at antallet af milepæle stiger, så tænk over, hvordan du vil gøre dette, hvis dit projekt løber over flere måneder.
Sådan får du milepæle underskrevet
Milepæle er en del af din projektplan, så når din tidsplan er baselinet, bør du betragte dine milepæle som underskrevet.
Hvis du har brug for at ændre datoerne for dine milepæle, skal du bruge din standard ændre kontrolproceduren for at foretage justeringer af din plan. Dette kan være lige så nemt som at chatte med din projektsponsor og fortælle dem, hvorfor datoerne skal ændres, eller så formelt som at sammensætte en ny anbefalet tidsplan og tage den til et planlægningsudvalg for at have ratificeret.
Det er bedst at finde ud af, hvad din milepælssign-off-proces vil være, hvis nogen, før du skal bruge den, så du ikke spilder nogen tid, når du skal foretage en ændring.
Brug af milepæle til kommunikation
Milepæle er nyttige til kommunikation og rapportering, fordi de repræsenterer minimumskontrolpunkterne i planen. Med andre ord, hvis du tog alle de andre opgaver ud, kunne du stadig se, hvad der skete, og holde projektet fremad ved blot at bruge milepælene.
Du bør være i stand til at trække milepælene ud og sætte dem på et dashboard eller projektrapport. De bør fortælle historien om projektet tilstrækkeligt detaljeret til at tilfredsstille de personer, du rapporterer til, normalt din projektsponsor eller en anden ledergruppe som f.eks. styregruppen (eller projekt bestyrelse). Hver måned, eller med den rapporteringsfrekvens, du bruger, kan du vise, hvilke milepæle der er opnået.
Rapportering mod milepæle er ret ligetil og udføres ofte som en tabel. Du angiver milepælsbeskrivelsen, datoen den var forfalden og derefter den nye prognosedato. Når milepælen er nået og kan markeres som fuldført, tilføjer du også denne dato. Forhåbentlig vil det være det samme som den forventede dato, men projekter fungerer ikke altid sådan.
Et bord som dette gør det tydeligt, hvad der er blevet gennemført, og hvad der er udestående. Du vil være i stand til at planlægge svaret på spørgsmålet "Hvorfor nåede vi ikke den milepæl?" før du går og mødes med din sponsor eller sender rapporten.
Når din projektplan er meget lang, og du har masser af milepæle, vil du finde det nemmere at aflevere gennemførte milepæle hver rapporteringscyklus. Rapporter kun de kommende eller afsluttede milepæle i den måned: Næste måned skal du fjerne alt, hvad der blev afsluttet sidst måned, så du ikke konstant øger længden af rapporten ved at fortælle folk om arbejde, som de allerede ved er færdig.
Milepæle er et virkelig nyttigt projektstyringsværktøj til planlægning, planlægning og rapportering, og de er nemme at bruge. Sæt nogle i din næste projektplan, hold øje med dem, og du vil finde dig selv at lære, hvilken frekvens der fungerer bedst for dig.
Som med alt inden for projektledelse skal du bruge dem fleksibelt til at levere det ønskede resultat, ved at bruge disse tips og retningslinjer til at informere dine egne beslutninger.
