Time management er en af de 10 vidensområder som projektledere skal mestre for at opnå en Project Management Professional (PMP)® certificering fra Project Management Institute. Det er en væsentlig del af styringen af et projekt, fordi det er med til at sikre, at projektet afsluttes til tiden.
Det Project Management Body of Knowledge (PMBOK)® Guide tilbyder en ramme for projekttidsstyring, som for dem, der ønsker at opnå PMP® certificering, og det kan også være nyttigt for alle projektledere. Den består af syv processer:
- Planlæg tidsplanstyring
- Definer aktiviteter
- Sekvens aktiviteter
- Estimer aktivitetsressourcer
- Estimer aktivitetsvarigheder
- Udvikle tidsplan
- Kontrolplan
Lad os tage et dybere kig på hver enkelt af dem.
Planlægningsplanstyring
Dette trin kræver, at du etablerer alle de politikker, procedurer og dokumentation, der kræves til styring af projektplanen. Formålet er at vejlede om, hvordan projektets tidsplan vil blive styret gennem hele processen.
Du vil dog sandsynligvis ikke have en separat plan for styring af din tidsplan. Meget af det, du træner her, vil ende i dit
Definer aktiviteter
Det er her, du identificerer og oplister de individuelle opgaver, der skal udføres gennem hele projektet for at sikre, at alle dets leverancer bliver opfyldt. Du kan gøre dette ved at se på hver større projektmilepæl og opdele den i mindre aktiviteter, der skal udføres for at nå denne milepæl. Du skal bruge den resulterende liste over projektopgaver for at gå videre til den næste proces.
Sekvensaktiviteter
Denne proces hjælper dig med at sætte dit projektarbejde i den rigtige rækkefølge, så du kan udnytte projektets ressourcer effektivt og levere så hurtigt som muligt. Det involverer at tage listen over projektaktiviteter, som du har oprettet tidligere, og placere hver opgave i den rigtige rækkefølge. I slutningen af denne proces har du et overblik over forholdet mellem projektopgaver.
PMBOK® Guiden taler om at producere et netværksdiagram som output af denne proces, men det er sjældent nødvendigt, og bestemt ikke noget, du skal gøre i hånden. Hvis du vil lave netværksdiagrammer, kan du bruge dit projektstyringssoftware til at gøre det. I sidste ende vil en liste over afhængigheder og potentielle start- og slutdatoer for opgaver dog være lige så god og mindre tidskrævende.
Estimer aktivitetsressourcer
Når du har lagt dine opgaver i den rigtige rækkefølge, er næste skridt at finde ud af, hvilke ressourcer du har behov for at opnå dem, herunder menneskelige ressourcer, udstyr og forsyninger, plus den mængde, du har brug for hver. Det er normalt en god idé at kontakte en specialist på dette område for at sikre, at du får et præcist estimat for projektet.
Estimer aktivitetsvarigheder
Dette trin er, hvor det hårde arbejde med at beregne, hvor lang tid hver opgave kommer til at tage, sker. I løbet af denne proces vil du finde ud af, hvor lang tid det vil tage at udføre hver aktivitet ved hjælp af de ressourcer, du har identificeret. Glem ikke at tage hensyn til ressourcetilgængelighed og helligdage. Vær også realistisk: Bare fordi du vurderer, at en opgave vil tage otte timer, betyder det ikke, at den er færdig om morgenen.
Udvikle tidsplan
Endelig kan du sammensætte din projektplan. Udvikling af tidsplanen er en af de mere komplicerede processer i PMBOK® Guiden. Der er 13 dele til det, inklusive alt ovenfor, plus risici, omfang og elementer relateret til projektkonteksten. Du kan bruge projektstyringssoftware til at oprette tidsplanen.
Kontrolplan
Denne proces giver dig de værktøjer, du har brug for til at overvåge og opdatere din projektplan. Det vil hjælpe dig med at sikre, at ændringer administreres korrekt, og at du holder styr på timingen af dit projekt.
At forberede din projektplan og spore den bagefter er meget arbejde, men det er det værd at vide, at du har en tidsplan, som du kan være sikker på.
