Erfarne projektledere og dem, der arbejder i store virksomheder, vil have software og revisorer til at hjælpe dem med at sammensætte projektbudgetter. Men hvad hvis du ikke gør det? Hvis du stirrer på et tomt regneark eller en e-mail fra din projektsponsor, der beder dig om at sammensætte økonomien for projektet, så er denne artikel noget for dig.
Vi ser på de fem ting, du skal gøre for at oprette et grundlæggende projektbudget.
Brug din opgaveliste
Tag først din projektopgaveliste. Du har måske også en arbejdsnedbrydningsstruktur, og hvis du har en, er det bedst at bruge den. Men en opgaveliste duer, så længe den dækker alt, hvad du skal gøre på projektet.
Hvis du ikke har en opgaveliste, er det tid til at oprette en. Skriv alt ned, du skal lave, og de ting, du skal bygge, lave eller færdiggøre, før projektet kan afsluttes. Det behøver ikke at være i nogen bestemt rækkefølge, men det skal inkludere alt.
Til sidst i dette trin, brainstorm ideer med dit projektteam, da der helt sikkert er noget, du har glemt. Mange hoveder er bedre end ét!
Estimer hver komponent
Gå nu din liste igennem og regn ud prisen på hver vare. For eksempel kan en opgave, der siger "opret møder for at diskutere krav", involvere indkøb og ansættelse, reservation af mødelokaler eller køb af ressourcer, du har brug for, såsom en projektor eller flipover-penne. Der er en omkostning forbundet med det, så indhent tilbud på din leje af værelse og det øvrige udstyr og noter det.
Gør dette for alt på opgavelisten, så du ender med en pris for hver vare. Nogle projektopgaver har muligvis ikke en pris knyttet, og det er OK.
Tilføj estimater sammen
Læg derefter alle dine estimater sammen. Det er nemmest at gøre dette, hvis du laver en liste over elementer i et regneark, tilføjer omkostningerne i næste kolonne og derefter summerer kolonnen i bunden. Lad regnearket regne ud for dig! Det bliver dit budgetregneark.
Det er en god idé også at gruppere dine omkostninger i kategorier, så du nemt kan se, hvor hovedparten af pengene går hen. Brug kategorier som 'Projekt Opstart', 'Infrastruktur' eller 'Træning' – vælg grupperinger, der betyder noget i forbindelse med projektet.
Tilføj beredskab og afgifter
Det ville være fantastisk, hvis du havde en krystalkugle og kunne forudsige disse omkostninger med 100 % nøjagtighed, men du føler dig sandsynligvis ikke sikker på din evne til at gøre det! Det er her, beredskabet kommer ind. Det er en fond af penge baseret på, hvor sikker du føler dig på, at du fik de rigtige skøn. Det vedrører ikke nogen bestemt opgave. Det er en samlet 'nødpot', hvis du skulle have fejlet noget eller udeladt noget ved en fejl.
Hvis du ikke ved, hvor meget kontingent du skal tilføje, skal du gå efter 10 % af det samlede beløb, du oprettede i trin tre. Det er et ikke-videnskabeligt gæt, som mange projektledere bruger og giver dig en lille smule dæmpning i dit budget, hvis du skulle få brug for det.
Tilføj en linje på dit budgetregneark nederst, der siger 'Beredskab' og angiver den procentdel, du har brugt.
Glem ikke at tilføje moms eller andre afgifter, der ikke eksplicit allerede er inkluderet i dine individuelle linjepostestimater.
Læg det hele sammen, og det er dit endelige budgetbeløb.
Få godkendelse
Den sidste ting at gøre er at få din leder eller projektsponsor til at godkende dit budget. Tal med dem om, hvordan du sætter det sammen, og hvilke elementer, der udgør dit samlede budget.
Det er det! Projektbudgettering er en væsentlig projektledelseskompetence, og denne guide vil få dig i gang med at oprette et projektbudget.
