Kontorarbejde sikrer, at et kontor kører problemfrit og effektivt. Det involverer de daglige administrative opgaver på et kontor, såsom besvarelse af telefoner, planlægning af aftaler, afsendelse af faxer og arkivering af dokumenter.
Clerical og administrative færdigheder er nyttige for næsten alle, der arbejder på et kontor. De fleste medarbejdere skal i det mindste udføre noget kontorarbejde. Derfor er disse færdigheder vigtige uanset din officielle jobtitel. Kontorfunktionærer og sekretærer skal have særligt stærke præsteevner. Medarbejdere i disse stillinger udfører størstedelen af et kontors daglige opgaver.
Typer af kontorjob
Mens nogle mennesker bruger disse jobtitler i flæng, adskiller kontorassistenter og sekretærer sig fra administrative assistenter. Administrative assistenter har ofte brug for en universitetsgrad og får flere ansvarsområder, herunder at stå i spidsen for projekter og nogle gange lede teams.
I modsætning hertil har fuldmægtige og sekretærer typisk ikke brug for omfattende uddannelse ud over en gymnasieuddannelse (selvom der er videregående uddannelser, der fokuserer på kontor- og sekretærarbejde). Ekspedienter og sekretærer administrerer den daglige drift af et kontor, men har generelt ikke ledelsesansvar.
Kontoriste og sekretærer arbejder i en række forskellige brancher, herunder finans, forretning, medicin, regering og jura.Nogle af disse stillinger kræver specifikke færdigheder. Der er dog grundlæggende færdigheder, der er nødvendige for næsten enhver kontor- og administrativ assistentstilling.
Top gejstlige færdigheder
Listen nedenfor beskriver gejstlige færdigheder, som arbejdsgivere søger hos kandidater til beskæftigelse. Inkluderet er en detaljeret liste over de fem vigtigste gejstlige færdigheder, samt supplerende lister over relaterede administrative færdigheder.
Detaljeorienteret
Gejstligt arbejde involverer at være opmærksom på de daglige detaljer på et kontor - ting andre mennesker kan overse – såsom at besvare og holde styr på e-mails, spore aftaler og gennemgå Dokumenter. Som kontorist eller sekretær er det vigtigt at fokusere på disse detaljer og ikke lade noget glide igennem sprækkerne. For eksempel forventes ekspedienter at gennemgå dokumenter for eventuelle tastefejl eller fejl, før de går ud til interessenter.
- Aktiv lytning
- Analytisk
- Diligence
- Identifikation af risiko
- At lave rejsearrangementer
- Observation
- Organisation
- Planlægning
- Prioritering
- Problemløsning
- Ræsonnement
- Journalføring
- Planlægning af aftaler
- Tidsadministration
- Skrivning
Meddelelse
Funktionærer skal have stærke skriftlige og mundtlige kommunikationsevner med overordnede, kolleger og kunder. De vil typisk besvare telefoner, skrive notater, sende e-mails og hilse på kunder og kunder.De skal kunne tale og skrive klart og effektivt og på en måde, der er let at forstå. Ekspedienter og sekretærer kommunikerer med mange forskellige personligheder på daglig basis, så de ved, hvordan effektivt at kommunikere med kolleger vil betyde forskellen mellem en langsigtet karriere og kortsigtet en.
- Besvarelse af telefoner
- Meddelelse
- Korrespondance
- Kunde service
- Uddelegere
- Faxning
- Receptionen
- Sprogfærdigheder
- Hører efter
- Mundtlig kommunikation
- Korrekturlæsning
- Samarbejde
- Skriftlig kommunikation
Computerfærdigheder
I denne tid er computerfærdigheder afgørende for ethvert kontorarbejde. Ekspedienter og sekretærer skal være hurtige og nøjagtige maskinskrivere. De er også typisk forpligtet til at foretage nogle dataindtastninger, så de bør være fortrolige med Microsoft Excel og anden dataindtastningssoftware. De bør også være fortrolige med anden Microsoft Office-software, såsom Word og PowerPoint. Eventuelle yderligere computerfærdigheder, såsom evnen til at designe eller redigere websider, vil blive betragtet som et stort plus.
- Kreditorer/tilgodehavender
- Indtastning af data
- Datastyring
- Datavisualisering
- Database flydende
- Desktop publishing
- Digitale kalendere (Google, Outlook osv.)
- E-mail kommunikation
- Microsoft Office
- Kontormaskiner
- Regneark
- Skrivning
- Tekstbehandling
Talefærdighed
Præstearbejde involverer regnefærdighed, som kræver grundlæggende matematiske færdigheder for at forstå numerisk information. Nogle funktionærer er i en vis grad ansvarlige for bogføring og/eller regnskab for en virksomhed, blandt andre numeriske opgaver. Ekspedienter, der er i stand til at udføre disse funktioner hurtigt og effektivt, vil trives i disse roller. Hvis du ikke er en stor matematiker, så fortvivl ikke. Bare sørg for at have grundlæggende matematiske færdigheder og analytisk tænkning.
- Regnskab
- Nøjagtighed
- Aritmetik
- Beregning
- Fakturering
- Bogføring
- Budgettering
- Dataanalyse
- Skøn
- Bekostning
- Logisk tænkning
- Organisering af information
- Regneark
- Teknologi
- Forståelse af tendenser
- Afvej forskellige muligheder
Organisation
Ekspedienter og sekretærer skal organiseres, fordi de er ansvarlige for at sikre, at kontoret kører problemfrit. Deres opgaver vil involvere at holde styr på arbejdsgiverens tidsplan, besvare e-mails og telefonopkald og vedligeholde filer.
At have stærke organisatoriske færdigheder vil give dig mulighed for at udføre disse opgaver effektivt. Det vil være nyttigt at gøre status over de områder, hvor du er organiseret, og hvad du bør arbejde med. For eksempel er det at skrive opgaver og ting, der skal huskes, ned på klisterlapper en måde at sikre, at intet bliver overset.
- Vurdering
- Samarbejde
- Beslutningstagning
- Delegation
- Udbringning af post
- Dokumentere
- Effektiv
- Arkivering
- Ledelse
- Multitasking
- Kontorledelse
- Tilsyn
- Fotokopiering og sammenstilling
- Fysisk organisering
- Planlægning
- Prioritering
- Journalføring
- Sortering
- Tidsadministration
Problemløsning
At være en stærk problemløser er nøglen til effektivt at udføre gejstlige funktioner og problemer, efterhånden som de opstår. Afhængigt af omfanget af din rolle, bliver du nødt til at løse problemer med kunder, blandt kolleger, eller tekniske fejl. At gøre det rettidigt, mens du forbliver rolig under pres, vil sikre det bedste resultat hver gang.
- Aktiv lytning
- Tilpasningsevne
- Analyserer
- Meddelelse
- Kreativ tænkning
- Kritisk tænkning
- Kundeklager
- Beslutningstagning
- Uddelegere
- Følelsesmæssige færdigheder
- Interpersonel
- Overlegenhed
- Modstandsdygtighed
- Risikostyring
- Teknisk fejlfinding
Opfindsomhed
Som ekspedient vil det at være i stand til at tilpasse dig hjælpe dig til at trives i et tempofyldt miljø. Du forventes at klare opgaven i forandringstider og være en pålidelig ressource for dine kollegaer. At gøre det effektivt vil kræve en række færdigheder, fra multitasking og kritisk tænkning til åbenhed. Der kan være nogle tilfælde, hvor din chef eller en overordnet ikke er i stand til at hjælpe dig med fejlfinding. Har du evnen til at arbejde selvstændigt under pres, vil du være en fremtrædende medarbejder.
- Administrativ sans
- Kreativ tænkning
- Fleksibilitet
- Håndtering af henvendelser
- Uafhængighed
- Overvågning af kontorbeholdning
- Multitasking
- Åbent sind
- Udholdenhed
- Fotokopiering/scanning
- Proaktiv
- Problemløsning
- Forskning
- Selvdisciplin
Vigtige bløde færdigheder
Ud over disse top fem gejstlige færdigheder besidder de bedste kontormedarbejdere også bløde færdigheder, der ofte er medfødte personlighedstræk frem for tillærte kompetencer.
Disse omfatter stærke interpersonelle færdigheder, teamwork, fleksibilitet, pålidelighed, tilpasningsevne og kreativitet. De er væsentlige egenskaber for kontorchefer, receptionister, personlige assistenter, kontorassistenter og eksekutivassistenter.
Nøgle takeaways
LÆS ARBEJDSBESKRIVELSEN OMHYGGELIGT: Hvert job vil kræve forskellige færdigheder og erfaring, så fokuser på de færdigheder, som arbejdsgiveren har angivet. Du kan gennemgå vores andre lister over færdigheder opført efter job og efter type af færdighed.
BRUG SØGEORD I DIT CV: Arbejdsgivere bruger ansøgersporingssystemer til at søge efter specifikke søgeord, så CV'er, der inkorporerer dem, vil være mere tilbøjelige til at blive udvalgt til yderligere gennemgang.
TILFØJ SØGEORD TIL DIT HØJEBREV: I selve dit følgebrev, prøv at nævne en eller to af disse færdigheder, og giv et specifikt eksempel på en gang, hvor du demonstrerede dem på arbejdet.
NÆVN FÆRDIGHEDSORD I INTERVIEWET: Sørg for, at du har mindst ét eksempel på en gang, hvor du demonstrerede hver af de fem bedste færdigheder, der er anført her til dit interview.
