Sådan reagerer du på en anmodning om et referencetjek

At svare på en anmodning om referencekontrol er en vanskelig forretning. Frygt for repressalier og retssager afholder mange arbejdsgivere fra overhovedet at reagere. Disse anbefalinger vil hjælpe dig med at reagere rimeligt på anmodninger om referencekontrol og samtidig beskytte din virksomheds og dine nuværende medarbejderes legitime interesser. Se, hvad du skal gøre.

Følg din virksomheds etablerede politik for referencetjek

For det første anmoder mange virksomheder om, at ledere sender skriftlige referenceanmodninger til Human Resources. Hvis leders reference er positiv, men du kan acceptere at få lederen til at give en mundtlig reference direkte til en arbejdsgiver.

Alt, der sendes i et skriftligt format, bør komme fra Human Resources, eller HR-personale bør gennemgå svaret for at sikre konsistens og beskytte virksomhedens bedste interesser. Et almindeligt referencekontrolformat beder dig om at give disse oplysninger om den tidligere medarbejder.

• Jobtitel og lejlighedsvis jobansvar,
• Slutløn,
• Datoer for ansættelse,
• Giver en tjekliste, der beder den tidligere arbejdsgiver om at rangere sådanne karakteristika som "teamwork" og "pålidelighed" og
• Spørger, om den tidligere medarbejder er berettiget til genansættelse af din organisation.

Numeriske vurderinger er ikke sammenlignelige baseret på nogen fælles betydning af definitionen af ​​begrebet, og betydningen af ​​tallene på en numerisk skala er heller ikke defineret på disse former. Derfor er det i bedste fald mangelfuld kommunikation. I værste fald kan det skade jobmulighederne for din tidligere medarbejder.

Sørg for, at medarbejderen har en underskrevet autorisation

For det andet skal du kontrollere, at den tidligere medarbejders underskrift, der godkender referencekontrollen, er på papirerne sendt af den anmodende virksomhed. Uden den tidligere medarbejders underskrift giver tilladelse, bør du ikke give nogen oplysninger om medarbejderen.

Lejlighedsvis vil en fratrædende medarbejder efterlade en underskrevet referencechecktilladelsesformular i deres ansættelsesmappe. Dette vil kun ske, hvis medarbejderen ikke har fundet et nyt job - usædvanligt for de fleste medarbejdere, der forlader deres nuværende ansættelse.

Besvar en anmodning om referencetjek med en positiv reference

Hvis lederen med få forbehold kan anbefale den tidligere medarbejder i samråd med HR-medarbejderne, kan lederen ringe tilbage til den forespørgende arbejdsgiver. Når lederen besvarer et telefonopkald, skal lederen sikre sig, at medarbejderens underskrift, der godkender referencetjekket, er registreret hos Human Resources, før telefonopkaldet returneres.

Når en tidligere medarbejder var en god medarbejder og forlod din virksomhed på gode vilkår (måske flyttede en ægtefælle, og afstanden var ikke omskiftelig), ønsker at give den tidligere medarbejder assistance at finde en ny stilling.

Eller måske er du blevet brugt som reference af en medarbejder, der rapporterede til dig på et tidspunkt, dog ikke senest. Hvis du har positive kommentarer at komme med om medarbejderen, kan du svare den potentielle arbejdsgiver med de positive kommentarer, du kan bidrage med.

Referencetjek spørgsmål, du ikke ønsker at røre ved

Besvar kun de spørgsmål, som du er tryg ved at besvare, hvis du modtager et telefonopkald eller et dokument med en referenceanmodning. En leder bør kun tale om de områder af medarbejderens kompetencer og erfaring, som han eller hun har direkte viden om. Der er flere spørgsmål, som en leder ikke bør besvare:

Godt svar:

Da medarbejderen arbejdede for mig, i deres stilling i min virksomhed, var han eller hun en stærk bidragyder, hvis arbejde blev værdsat.

Godt svar:

Han eller hun havde ingen nævneværdige svagheder, der påvirkede deres evne til at udføre jobbet dygtigt, når han eller hun arbejdede for mig.

Gode ​​svar:

• Han eller hun søgte øget ansvar og at afrunde deres viden om vores virksomhed og produkter, eller
• Han eller hun forlod vores organisation på grund af personlige årsager, som var vigtige for dem.

Det er den slags referencetjek spørgsmål en potentiel arbejdsgiver vil spørge, om du returnerer en reference, der tjekker telefonopkald.

Svar på en anmodning om referencetjek: Ikke positiv

Hvis medarbejderen forlod din virksomhed under en sky, om medarbejderen passede dårligt til deres job, en ikke-bidragende medarbejder af andre årsager eller uoverskuelig, henvis opkaldet eller formularen til personalet på personaleområdet for et standardsvar.

Nogle gange er der usædvanlige omstændigheder omkring en medarbejders forlader din virksomhed. Måske så en medarbejder pornografi på sin computer – ja, han bad sin HR-direktør om at tjene som en af ​​hans referencer. En anden tidligere ansat kan have truet med vold eller begået en voldelig handling, mens han var ansat i din virksomhed.

Selvom disse tidligere medarbejdere sjældent vil angive din virksomhed som reference, så vær forberedt. Disse opkald skal sendes til HR-personalet for standardsvar.

Når en tidligere medarbejder beder om et generisk referencebrev

At give tidligere ansatte et generisk referencebrev anbefales ikke som en god politik. Når først et dokument eksisterer, lever det for evigt. Potentielle medarbejdere har stillet HR-kontorer til rådighed kopier af breve der var 10 og 20 år forældede, nogle gange knap læselige fra flere fotokopieringssessioner.

Når der er gået en vis periode - du aner ikke, hvilken slags medarbejder din tidligere medarbejder er blevet - medmindre han eller hun er den sjældne undtagelse, der holder kontakten med dig. Og du ved aldrig, hvordan medarbejderen vil bruge dit brev, eller hvordan dine ord vil blive fortolket af potentielle arbejdsgivere. Vedtag en politik, der siger, at ledere aldrig må give skriftlige, generiske referencebreve.

Informer den tidligere medarbejder om, at din virksomhed med glæde vil give en ansættelsesbekræftelse fra Human Resources til specifikke arbejdsgivere, der forespørger direkte.

Afsluttende tanker om at svare på en anmodning om referencetjek

De færreste medarbejdere sætter et mål om at fejle på arbejdet. Alligevel fejler medarbejdere, og virksomheder og medarbejdere skilles. Husk, når du bliver bedt om en reference, at enhver tidligere medarbejder fortjener muligheden for at starte forfra – uanset på hvilke vilkår de skilte sig fra din organisation.

Måske var den tidligere medarbejder dårligt egnet til den stilling, han havde i din virksomhed. Din virksomhedskultur kan have været et fuldstændigt misforhold til medarbejderens behov. Medarbejderen kan have haft en anderledes vision for kravene til sit job fra hans chefs. Måske var hans personlige liv og ægteskab ved at optrevle under hans embedsperiode med dit firma.

Du kender aldrig alle detaljer og årsager hvorfor en medarbejder fejler eller går videre. Det er nemt med den højtydende medarbejder, at du fortryder at miste til et bedre job, en familieflytning på tværs af landet eller en drømmemulighed. Det er sværere med den marginale performer.

Vær ærlig eller giv minimal information. Foretag ikke krystalkugleforudsigelser om succes, og giv heller ikke numeriske vurderinger og rangeringer for udefinerede termer. Giv eventuelt minimal information, der beskriver den tidligere medarbejders præstation. Giv medarbejderen en pause, når det er muligt, og tal med den kommende arbejdsgiver.