Alle stater kræver, at virksomheder tager og distribuerer referater af møder, og alle stater kræver, at bestyrelser fører mødereferater. Men der er ingen specifikke regler for, hvad der skal medtages i bestyrelsesmødereferatet, og hvordan disse referater skal tages. Her er nogle tips til at gøre livet for din virksomhedsbestyrelse sværere, herunder tips om virtuelle møder.
Hvorfor holde referater fra bestyrelsesmøder
Der er faktisk flere grunde til at tage og optage referater af dine virksomhedsmøder.
Til juridiske formål. Den første og vigtigste grund til at tage referater af møder er at have en fortegnelse over, hvad du har besluttet, hvis referatet bliver indkaldt af en domstol under en retssag.
Til ansvarsformål. Bestyrelsesmedlemmer er i en tillidshverv. Beskyttelsen af bestyrelsesmedlemmer mod ansvar kaldes et selskabsslør, fordi det holder en juridisk barriere mellem bestyrelsen og virksomheden. Bestyrelsesmedlemmerne træffer beslutninger om penge investeret af virksomhedernes aktionærer, og det skal de være kunne bevise, at de handlede klogt, i selskabets bedste interesse og uden konflikter interesse. Referater hjælper bestyrelsesmedlemmer med at undgå personligt ansvar for deres handlinger.
Hvad en bestyrelse gør – og ikke – gør
En virksomhedsbestyrelse træffer beslutninger om overordnet politik for virksomheden eller organisationen. De daglige beslutninger træffes af selskabets ledere baseret på denne politik. Nogle gange overrækker bestyrelser sig og forsøger at træffe beslutninger, der bedst overlades til ledelsen.
Vedtag en dagsorden inden mødet
En mødedagsorden viser de emner, der skal drøftes og godkendes under mødet. At have en specifik dagsorden gør ikke kun mødet mere gnidningsløst, men det lader bestyrelsen (og enhver, der læser referatet senere) kender den relative betydning af hvert punkt på dagsordenen. Formanden fremlægger normalt et forslag til dagsorden ved mødets begyndelse, og bestyrelsen vedtager den efter ændringer.
Din bestyrelsesdagsorden bør indeholde detaljer om hvert af disse områder, der skal diskuteres, stemt om af bestyrelsesmedlemmerne:
- Dagsorden til godkendelse (bestyrelsen kan godkende en tilføjelse)
- Referat fra sidste møde til godkendelse
- Beretninger fra direktioner og udvalg
- Gammel forretning (overført fra et tidligere møde)
- Ny forretning
- Kommentarer og meddelelser
- Udsættelse (med tid)
- Næste mødedato fastsat.
For at få dit møde til at gå hurtigere og sikre, at du har tid til at diskutere alt, skal du ikke tillade diskussion om noget, der ikke er inkluderet i dagsordenen. Tilføj emnet til næste mødes dagsorden.
Vigtige dele af bestyrelsesmødereferatet
Skabelonen til bestyrelsesmødereferat bør indeholde:
Hvilken type bestyrelsesmøde - regelmæssigt, særligt eller årligt (alle stater kræver, at virksomheder holder et årligt møde). Hvis oplæg afholdes af udvalg eller andre, medtages navne og titler på oplægsholdere.
Hvem var til stede, noterede direktører, gæster og medarbejdere, og hvilke bestyrelsesmedlemmer der ikke var til stede. Navnene på alle, der kommer for sent eller går tidligt, skal noteres.
Om et beslutningsdygtigt antal er til stede. Et beslutningsdygtigt kræves normalt af selskabets vedtægter, for at der kan foretages afstemninger. Kravet om beslutningsdygtighed er normalt mere end halvdelen af medlemmerne. (For en bestyrelse på f.eks. ni medlemmer skal fem medlemmer være til stede for at være beslutningsdygtig).
Skabeloner til bestyrelsesmødereferat
Microsoft har en række forskellige tavleprotokoller skabeloner for forskellige typer virksomheder og organisationer.
BoardEffect, som betjener non-profit og uddannelsesinstitutioner, har en skabelon til mødereferater du kan bruge.
Hvad skal optages og hvad IKKE skal optages
Sandsynligvis den største fejl, bestyrelser begår, er at kræve detaljerede oplysninger om diskussioner (nogle gange argumenter) og processer. Møderne skal afspejle, hvad der blev gjort og besluttet på mødet, ikke hvem der sagde hvad i diskussionen.
Lad os sige, at din bestyrelse stemmer om et forslag om at sælge en ny produktlinje. Mødereferatet skal sige: "Bevægelse om at tilføje en ny linje med krydderier. Forslag udsendt og godkendt, med sådan og så afvigende." Hvis gruppen havde en diskussion, behøver du ikke sige noget om det.
Referater er en officiel registrering, hvilket betyder, at de kan blive genstand for en stævning i en retssag. Medtag kun det, der kræves.
Brug af en samtykkedagsorden for at holde møder korte
Ingen kan lide lange møder, men der er nogle måder at forkorte mødet og referatet på. Du vil måske spare bestyrelsesmødetid ved at oprette en samtykke dagsorden. Grundlæggende er denne dagsorden en liste over emner, der kan behandles hurtigt uden diskussion. Listen kan indeholde referater fra det foregående møde, økonomi og rapporter fra udvalg eller den administrerende direktør.
Muligheder for virtuelle bestyrelsesmøder
Du kan holde virtuelle bestyrelsesmøder i en af flere forskellige typer:
- På telefonen eller en højttalertelefon, med eller uden internetunderstøttelse
- En kombination af medlemmer online og personligt
- Et "fuldt udvalgt" møde med internet-, telefon-, lyd-, video-, tekst- og stemmemuligheder
Nogle overvejelser og spørgsmål at besvare:
- Hvordan kan medlemmer stemme? Vil du tillade anonym afstemning via telefon eller sms? Hvordan vil det fungere? Vil log-in være tilstrækkeligt?
- Hvordan vil medlemmer se dagsordenen og vigtige dokumenter? Hvad med ændringer af et dokument før afstemning? Skal forslag indgives skriftligt?
- Vil nogen være klar til at hjælpe medlemmer med tekniske problemer og fejlfinding?
- Hvordan vil du beslutte, hvem der har ordet til diskussion?
Du ønsker måske at inkludere dine beslutninger om at afholde virtuelle bestyrelsesmøder i din virksomheds vedtægter. Roberts Ordensregler har nogle eksempler på regler for elektroniske møder som kan hjælpe dig med at træffe beslutninger og dokumentere dem i dine vedtægter.
Før optegnelser over mødereferater
Efter alt det besvær, du går til for at holde gode referater for din virksomhed, så glem ikke at opbevare dine forretningsmødereferat et sikkert og tilgængeligt sted. Konfigurer en proces til at opbevare referater i en virksomhedsbog eller "i skyen" i en adgangskodebeskyttet fil.
Tilføj en advokat til din bestyrelse
Uanset om din virksomhed er privat eller offentlig eller non-profit, bør du have en advokat til at rådgive dig om, hvordan du tager virksomhedsreferat, og at være til stede ved vigtige bestyrelsesmøder for at sikre, at du og din bestyrelse er beskyttet.
