Forveksles ofte med en sekretær el administrativ assistent, opererer kontorchefer i mange virksomheder på et højt niveau med et af de mest udfordrende jobs i virksomheden. Kontorledere leder typisk og arbejder tæt sammen med andre afdelingschefer for at opbygge et sundt arbejdsmiljø.
Dem, der ønsker at ansætte en kontorchef, vil være selektive. Hvis du ønsker denne type arbejde, kan du forbedre dine chancer for at blive ansat ved at vide, hvilke af dine kompetencer og erfaringer du skal fremhæve under ansøgnings- og samtaleprocessen.
Hvilke færdigheder har du brug for for at være kontorchef?
Kontorledere tager ansvar for at sikre, at hele kontoret eller komplekset af kontorer kører problemfrit. Dette kunne omfatte opgaver såsom ledelse og tilsyn med en eller flere administrative assistenter.
Kontorledere har normalt ikke brug for specialiseret uddannelse, men de har brug for masser af relevant erfaring og veludviklede kompetencer i både administrative og ledelsesmæssige roller.
Ikke alle kontorchefstillinger kræver nøjagtig det samme kvalifikationssæt. Meget afhænger af, hvor mange kontorassistenter du skal føre tilsyn med, hvor mange personer, der bruger det kontor, du vil administrere, og hvilken slags software og andre systemer din arbejdsgiver bruger.
Typer af kontorlederfærdigheder
Administrativ
Som kontorchef får du ansvaret for at løse flere administrative opgaver. Disse omfatter ansættelse og fyring af medarbejdere, gennemførelse af præstationsevalueringer, uddannelse af nye medarbejdere og supervision af andre.
Godkendelse af formelle rekvisitioner, udførelse af generel forretningsdrift og vedligeholdelse af papirarbejde og personaleregistreringer kan også falde ind under din jurisdiktion.
- Multitasking
- Informationsstyring
- Mail behandling
- Planlægning
- Konfliktløsning
- Delegation
- Beslutningstagning
Analytisk
En del af din rolle vil være at finde måder at gøre dit arbejde bedre på. Hvis du kan identificere ineffektivitet i, hvordan dit kontor kører og levere løsninger, kan du muligvis spare din arbejdsgiver for mange penge og spare dine kolleger for en masse forværring.
En stor kontorchef vil konstant spørge sig selv, angående alle processer, praksisser og procedurer: "Gir det her mening? Er det det bedste, vi kan gøre?" Det anbefales at inkludere en liste over analytiske færdigheder på dit CV.
- Kreativitet
- Optimering
- Problemløsning
- Kritisk tænkning
- Procesledelse
- Deduktiv ræsonnement
- Induktiv begrundelse
Detaljeorienteret
Som kontorchef stopper pengene hos dig. Du vil være ansvarlig for at bestille de korrekte kontorartikler rettidigt, for at vedligeholde optegnelser præcist og på en organiseret måde og for at holde styr på alle andres behov og problemer kontor.
Hvis du gør dit arbejde godt, ser kontoret ud til at køre sig selv. Hvis du får nogle detaljer forkerte, kan andre mennesker muligvis ikke udføre deres arbejde fuldt ud.
- Journalføring
- Detalje orienteret
- Intuition
- Proaktivitet
- Nøjagtighed
- Identifikation af systemiske problemer
Meddelelse
Ligesom kontorassistenter vil du ofte være en af de første, besøgende ser, og du kan til tider være den eneste, de ser, hvis en af de professionelle, der arbejder på dit kontor, tilfældigvis er ude. Du skal fungere som en effektiv receptionist og samtidig varetage dine øvrige opgaver.
Du kan også være det primære kontaktpunkt blandt forskellige personer, der bruger kontoret og eventuelt mellem dit kontor og andre inden for samme organisation.
Du skal muligvis øve dig i konfliktløsning og uddelegere arbejde. Alt dette giver en masse kommunikation, både skriftlig og mundtlig, som alle skal være nøjagtige, effektive, venlige og professionelle til enhver tid.
- Skriftlig kommunikation
- Mundtlig kommunikation
- Reception
- Telefonetikette
- Tilgængelig
- Aktiv lytning
Computer
Det er vigtigt, at kontorchefer har en bred vifte af computerfærdigheder. De nærmere detaljer vil afhænge af din arbejdsgiver, men involverer normalt dataindtastning, regneark og generelle it-opgaver.
Ledelse af kontorer kan indebære et enormt ansvar. Kontorledere arbejder generelt i toppen af en organisation, med deres hænder i alle aspekter af virksomheden. Hvis denne centrale rolle appellerer til dig, fortsæt med at gennemgå færdighedslisten for at se, om dette kunne være en karriere for dig.
- Microsoft Office Suite
- Operativsystemer
- Indtastning af data
- Digitale kalendere
- E-mail Management
- KPI software
- Software fejlfinding
- Fildeling
Finansiere
Dine ansvarsområder kan omfatte bogføring, fakturering, budgettering og regnskab. Du kan også blive bedt om at håndtere løn, småpenge og QuickBooks poster. Kvartals- og halvårsrapporter kan også falde ind under dine opgaver. I det mindste, hvis dit kontor overhovedet håndterer penge, vil du i sidste ende være ansvarlig for at sikre, at de bliver håndteret godt.
- Bogføring
- Budgettering
- Regnskabssoftware
- Regnskaber
- Fakturaer
- Overholdelse
- Integritet
Ledelse
Som supervisor for, hvad der kan være en stor gruppe af kontorassistenter, bliver du nødt til at holde alle motiverede og koordinerede. Du bliver nødt til at få teamwork til at ske.
Dit job vil omfatte at sætte en standard for alle andres arbejde og sørge for, at disse standarder overholdes.
At lede betyder ofte at hjælpe andre mennesker med at vokse i deres karriere og at hjælpe folk med at starte selv og kommunikere godt med hinanden.
- Samordning
- Opstilling og styring af forventninger
- Samarbejde
- Samarbejde
- Motivering
- Vejledning
- Ledelse
- Interpersonelle færdigheder
Flere Office Manager færdigheder
- Revision
- Benchmarking
- Integration
- Fakturering
- Desktop Publishing
- Transskription
- Formalitet
- Leje
- Proces med emballering og afsendelse af juridiske dokumenter
- Tage noter
- Hukommelse
- Problemfølsomhed
- Tidsadministration
- Prioritering
- Stresstolerance
- Fejlfinding
- Social Media Management
- Korrekturlæsning
- Revision
- Udarbejdelse
- Korrekt brug af søgemaskiner
- Rapportskrivning
- Udvikle og vedligeholde standarddriftsprocedurer (SOP'er)
- Deadlines
- Flersproget
- Faglighed
- Kunde service
- Modstandsdygtighed
Sådan får du dine færdigheder til at skille sig ud
Tilføj relevante færdigheder til dit CV: Brug navnene på dine relevante kompetencer som nøgleord i dit CV, så ansættelseslederen tydeligt kan se, at du har det, de leder efter.
Fremhæv færdigheder i dit følgebrev: Sørg for, at dit brev identificerer dine kernekompetencer ved at bruge nogle af de færdigheder, der er anført ovenfor.
Brug færdighedsord i din jobsamtale: Når du forbereder dig på din interview, kom med mindst ét specifikt eksempel på en gang, hvor du bruger dine mest relevante færdigheder.
